Tự động lặp lại công việc Danh sách

Tự động hóa danh sách giúp giảm cập nhật thủ công cho các quy trình tác vụ lặp lại. Sử dụng nó khi cùng một trình kích hoạt và các điều kiện sẽ gây ra cùng một hành động mọi lúc.

Để tự động hóa cấp Danh sách, hãy tập trung vào cách:

1. Quyết định xem có nên tự động hóa tác vụ Danh sách lặp lại hay không.
2. Lập kế hoạch một quy tắc an toàn trước khi xây dựng nó.
3. Kiểm tra quy tắc bằng một nhiệm vụ an toàn.
4. Khắc phục sự cố các quy tắc không chạy hoặc ảnh hưởng quá nhiều đến công việc.

Trợ giúp tự động hóa liên quan

• Xây dựng và quản lý tự động hóa
• Chạy tự động khắc phục sự cố

Điều khoản cần biết

• Kích hoạt là sự kiện nhiệm vụ bắt đầu quy tắc.
• Điều kiện giới hạn thời điểm áp dụng quy tắc.
• Hành động là cập nhật, thông báo, phân công, nhắc nhở hoặc thao tác khác được thực hiện.
• Phạm vi kiểm soát Danh sách hoặc nhóm nhiệm vụ mà quy tắc có thể ảnh hưởng.
• Nhiệm vụ an toàn là nhiệm vụ có mức độ rủi ro thấp chỉ được sử dụng để kiểm tra hành vi.

Trước khi bạn bắt đầu

• Bạn phải có quyền truy cập vào Danh sách.
• Vai trò của bạn phải cho phép truy cập tự động hóa.
• Kế hoạch hiện tại phải bao gồm quyền truy cập tự động hóa.
• Ứng dụng phải trực tuyến.
• Kiểm tra các nhiệm vụ an toàn trước khi dựa vào quy tắc cho công việc quan trọng.

Quyết định có nên tự động hóa hay không

Sử dụng tự động hóa khi:

1. Quy luật có thể đoán trước được.
2. Điều kiện giống nhau sẽ luôn gây ra cùng một hành động.
3. Hành động này có rủi ro thấp.
4. Kết quả rất dễ dàng để xác minh.

Giữ lại sổ tay hướng dẫn hành động khi:

1. Quyết định cần có sự phán xét.
2. Hành động này có thể ảnh hưởng đến nhiều nhiệm vụ một cách bất ngờ.
3. Các điều kiện không rõ ràng.
4. Sự thay đổi sẽ khó có thể đảo ngược.

Lập kế hoạch tự động hóa danh sách

Viết quy tắc trước khi xây dựng nó:

Khi [kích hoạt tác vụ] xảy ra, nếu [điều kiện] đúng thì [hành động].

Ví dụ

• Khi công việc chuyển sang Review thì phân công người review.
• Khi một nhiệm vụ được đánh dấu là bị chặn, hãy thông báo cho nhóm.
• Khi đã đặt ngày theo dõi, hãy tạo lời nhắc.

Tạo và kiểm tra quy tắc

1. Mở Tự động hóa từ điều hướng ứng dụng hoặc điểm nhập Tự động hóa danh sách được hỗ trợ.
2. Tạo một quy tắc mới.
3. Chọn trình kích hoạt.
4. Thêm điều kiện.
5. Chọn hành động.
6. Xác nhận phạm vi chỉ bao gồm Danh sách hoặc nhiệm vụ dự kiến.
7. Lưu.
8. Kiểm tra với một nhiệm vụ an toàn.
9. Xem lại nhiệm vụ bị ảnh hưởng và chỉ xác nhận hành động dự kiến đã xảy ra.

Khắc phục sự cố

Tự động hóa danh sách không chạy

• Triệu chứng: Nhiệm vụ thay đổi nhưng hành động tự động dự kiến không xảy ra.
• Lý do: Quy tắc có thể không hoạt động, trình kích hoạt có thể không khớp, điều kiện có thể không khớp, quyền truy cập có thể bị thiếu hoặc tính năng tự động hóa có thể không khả dụng.
• Giải pháp:
  1. Xác nhận tải Tự động hóa.
  2. Xác nhận quy tắc đang hoạt động.
  3. Xác nhận nhiệm vụ nằm trong phạm vi.
  4. Kiểm tra mọi điều kiện.
  5. Kiểm tra với một nhiệm vụ an toàn phù hợp rõ ràng.

Tự động hóa danh sách ảnh hưởng đến các nhiệm vụ sai

• Triệu chứng: Nhiều nhiệm vụ hơn dự kiến được cập nhật.
• Nguyên nhân: Phạm vi, trình kích hoạt hoặc điều kiện quá rộng.
• Giải pháp:
  1. Tạm dừng hoặc vô hiệu hóa quy tắc nếu có.
  2. Thu hẹp phạm vi.
  3. Thêm điều kiện chặt chẽ hơn.
  4. Kiểm tra với một nhiệm vụ phù hợp và một nhiệm vụ không phù hợp.

FAQ

Tôi có nên tự động tạo tác vụ hoặc cập nhật tác vụ trước không?

Bắt đầu với các cập nhật có rủi ro thấp như bài tập, lời nhắc hoặc thông báo. Tránh các quy tắc tạo hoặc xóa tự động rộng rãi cho đến khi trình kích hoạt được chứng minh.

Tự động hóa có thể thay thế quy trình Danh sách rõ ràng không?

Không. Trước tiên, hãy xác định quy trình, sau đó tự động hóa các phần có thể lặp lại.