Comprendere le regole di accesso agli elenchi e alle attività

L’accesso all’elenco e all’attività è deciso da diversi controlli. Un collegamento copiato è solo una scorciatoia; non rende il lavoro privato disponibile a qualcuno che non può accedervi.

Usa questo riferimento quando hai bisogno di capire:

1. Perché un utente può visualizzare un elenco ma non può modificare le attività.
2. Perché un elenco, un’attività, una visualizzazione salvata, un pulsante o un’azione di menu è nascosta.
3. Perché un elenco o un’attività privata è visibile ad alcune persone e non ad altre.
4. Perché un’attività appare in una vista ma non in un’altra.
5. Quale livello di accesso verificare prima di segnalare un problema.

Prima di iniziare

• Devi essere nello spazio corretto.
• Lo spazio deve avere la funzionalità pertinente abilitata nelle Impostazioni dell’app.
• Il proprietario o l’amministratore di uno spazio potrebbe dover confermare le autorizzazioni del ruolo, la condivisione privata e pianificare la disponibilità.

Accedi ai livelli

Strato	Cosa decide	Sintomo comune quando blocca l’accesso
Conto	Se hai effettuato l’accesso come persona giusta.	Un collegamento apre l’accesso o mostra nessun accesso.
Appartenenza allo spazio	Se puoi entrare nello Spazio.	Manca lo spazio o l’elemento.
Autorizzazioni del ruolo	Quali azioni puoi eseguire.	I pulsanti sono nascosti o disabilitati.
Accesso alla cartella/elenco principale	Se riesci a raggiungere il contenitore.	Un articolo figlio non è disponibile.
Accesso agli elementi privati	Indica se un elenco, un’attività, una cartella o una vista salvata specifica viene condivisa con te.	Gli altri utenti possono vedere l’elemento ma tu no.
Impostazioni dell’app	Se una funzionalità, un campo o una sezione è abilitata.	Per molti utenti mancano schede, campi o azioni.
Piano e limiti di utilizzo	Indica se l’account può utilizzare la funzionalità o creare più elementi.	Vengono visualizzati messaggi di aggiornamento o limite di utilizzo.
Stato online/sincronizzazione	Se una modifica può essere salvata adesso.	Le azioni falliscono, riprovano o rimangono disabilitate.

Matrice di autorizzazione

Azione	Accesso richiesto per controllare
Visualizza un elenco	Appartenenza allo spazio, accesso alla visualizzazione dei ruoli, accesso alla cartella principale, privacy dell’elenco e disponibilità del piano.
Crea una lista	Accesso alla creazione del ruolo, impostazioni dell’app, disponibilità del piano, limiti di utilizzo e stato online.
Rinominare un elenco	Accesso alle impostazioni dell’elenco e stato online.
Modifica la privacy o la condivisione dell’elenco	Impostazioni elenco o accesso proprietario/amministratore.
Archivia o elimina un elenco	Accesso all’eliminazione/archiviazione, regole del proprietario, conferma e policy di ripristino.
Apri una vista salvata	Accesso all’elenco e privacy delle visualizzazioni salvate.
Modifica i filtri/ordina/raggruppa la visualizzazione salvata	Visualizza l’accesso per uso temporaneo; accesso alle impostazioni per salvare.
Elimina una vista salvata	Accesso alle impostazioni e almeno una vista rimanente.
Crea un’attività	L’attività crea l’accesso all’elenco, alle impostazioni dell’app, ai limiti di utilizzo e allo stato online.
Modifica un’attività	Accesso in modifica alle attività, disponibilità dei campi, accesso alle attività private e stato online.
Modifica lo stato dell’attività	Accesso alla modifica dello stato e disponibilità dei campi di stato.
Assegna utenti o proprietario	Accesso in modifica e scelte disponibili per i membri.
Commenta un’attività	Accesso ai commenti e commenti abilitati.
Aggiungi allegati	Accesso agli allegati e allegati abilitati.
Copia un collegamento a un’attività	Visualizza l’accesso all’attività. Il destinatario necessita comunque del proprio accesso.
Archivia o elimina un’attività	Politica di accesso, conferma e ripristino per eliminazione/archiviazione.
Importa attività	L’attività crea accesso, stato online e supporto file.
Esporta i dati dell’attività	Elenca l’accesso ai dati e il supporto online/download.

Come funziona l’accesso alla lista

Quando apri o modifichi un elenco o un’attività, l’app controlla l’accesso concettualmente in questo ordine:

1. Hai effettuato l’accesso e puoi accedere allo Spazio attivo.
2. Il tuo ruolo consente l’area di funzionalità e l’azione.
3. La funzione o il campo è abilitato nelle Impostazioni dell’app.
4. La funzionalità è disponibile per il piano e il livello di utilizzo attuali.
5. La vista Elenco, Attività, cartella o salvata non è privata per qualcun altro.
6. L’elemento non è stato archiviato, eliminato, filtrato o spostato altrove.
7. L’app è online quando l’azione deve salvare le modifiche.

Risultato previsto: puoi identificare se un’azione mancante è causata da account, ruolo, privacy, impostazioni, piano, sincronizzazione o stato di visualizzazione.

Diagnosticare un problema di accesso all’elenco

1. Conferma che l’utente ha effettuato l’accesso con l’account previsto.
2. Verifica che l’utente sia nello spazio corretto.
3. Cerca l’elenco per nome.
4. Controlla se l’elenco si trova in una cartella privata o è esso stesso privato.
5. Seleziona Archiviati ed eliminati di recente se l’elenco esisteva.
6. Chiedi a un amministratore dello spazio di esaminare le autorizzazioni dei ruoli e pianificare la disponibilità.

Diagnosticare un problema di accesso alle attività

1. Conferma che l’utente può aprire l’elenco che lo contiene.
2. Controlla se l’attività è privata o in un elenco privato.
3. Chiedi se l’attività è stata archiviata o eliminata.
4. Cancella i filtri di visualizzazione e mostra le attività completate.
5. Apri l’attività dalla ricerca o da un collegamento diretto, se disponibile.
6. Esamina le autorizzazioni dei ruoli per modifica, stato, commenti e allegati.

Controlla perché un pulsante è nascosto o disabilitato

1. Verifica che l’app sia online.
2. Controlla se l’elemento corrente è di sola lettura, archiviato, eliminato o di sola lettura pubblica.
3. Controlla le autorizzazioni del ruolo per l’azione esatta.
4. Controlla le Impostazioni dell’app per la funzione o il campo pertinente.
5. Controlla la disponibilità del piano o i limiti di utilizzo.
6. Chiedi a un proprietario/amministratore di confermare l’accesso all’elemento privato.

Condividi l’accesso in sicurezza

1. Decidi se l’utente ha bisogno dell’intero elenco, di una visualizzazione salvata o di un’attività.
2. Apri l’impostazione di condivisione o privacy corretta.
3. Aggiungi l’utente con l’accesso minimo di cui ha bisogno.
4. Salva e chiedi all’utente di aggiornare.
5. Evitare di inviare solo una copia URL quando l’utente non è ancora condiviso.

Risoluzione dei problemi

Un utente può aprire l’elenco ma non può modificare le attività

• Sintomo: l’elenco si apre, ma i campi, le righe o le azioni delle attività sono disabilitati.
• Causa: l’accesso in visualizzazione e l’accesso in modifica sono separati. L’utente potrebbe anche essere offline oppure il relativo campo potrebbe essere disabilitato.
• Risoluzione:
  1. Conferma che l’utente è online.
  2. Chiedi a un amministratore di verificare l’accesso alla modifica/stato/commento del ruolo.
  3. Controlla le Impostazioni dell’app se manca un campo o una scheda specifica.
  4. Conferma che l’attività non è privata per l’utente.

Un collegamento Attività non apre alcun accesso

• Sintomo: un’attività URL copiata non si apre per il destinatario.
• Causa: URL punta all’attività, ma l’accesso dipende ancora dall’account, dallo spazio, dall’elenco, dalla condivisione privata e dalle autorizzazioni del ruolo.
• Risoluzione:
  1. Conferma che il destinatario abbia effettuato l’accesso con l’account desiderato.
  2. Conferma che il destinatario appartiene allo spazio corretto.
  3. Conferma che l’elenco o l’attività non siano privati del destinatario.
  4. Aggiungi il destinatario tramite il controllo di condivisione corretto o chiedi a un amministratore di modificare l’accesso.

Un’attività appare in una vista ma non in un’altra

• Sintomo: l’attività è visibile in una vista salvata e manca in un’altra.
• Causa: filtri, raggruppamenti, elementi completati nascosti, intervallo di date, impostazioni di visualizzazione privata o gruppi nascosti possono modificare la visibilità.
• Risoluzione:
  1. Cancella filtri.
  2. Disattiva il mio.
  3. Mostra le attività completate.
  4. Controlla i gruppi nascosti.
  5. Passa a una visione più ampia.

Una lista privata è scomparsa per un compagno di squadra

• Sintomo: un membro in precedenza poteva visualizzare un elenco ma non riesce a trovarlo ora.
• Causa: l’elenco potrebbe essere stato reso privato, spostato in una cartella riservata, archiviato, eliminato o nascosto da filtri.
• Risoluzione:
  1. Cerca l’elenco per nome.
  2. Controlla l’accesso privato e l’accesso alle cartelle.
  3. Seleziona Archiviati ed Eliminati di recente se hai accesso.
  4. Chiedi al proprietario/amministratore di ripristinare o condividere l’elenco, se necessario.

Un pulsante di creazione è nascosto o disabilitato

• Sintomo: l’utente non riesce a creare un elenco, un’attività o un elemento correlato.
• Causa: la creazione può essere bloccata dalle autorizzazioni del ruolo, dalle impostazioni dell’app, dalla disponibilità del piano, dai limiti di utilizzo o dallo stato offline.
• Risoluzione:
  1. Verifica che l’app sia online.
  2. Controlla se la funzione è abilitata nelle Impostazioni dell’app.
  3. Chiedi a un amministratore di verificare l’accesso alla creazione del ruolo.
  4. Chiedi al proprietario di un account di verificare la disponibilità del piano o i limiti di utilizzo quando viene visualizzato un messaggio di aggiornamento o limite.

FAQ

Un’attività URL rende pubblica l’attività?

No. Un’attività URL è solo una scorciatoia. Il destinatario deve comunque disporre dell’account, dell’iscrizione allo spazio, dell’accesso agli elementi e delle autorizzazioni corretti.

L’accesso al ruolo può sovrascrivere un elenco privato?

Non sempre. Un elemento privato può limitare la visibilità anche quando un ruolo normalmente consente l’area delle funzionalità. Aggiungi il membro all’elenco di accesso privato dell’elemento quando ha bisogno dell’accesso.

Perché posso modificare lo stato ma non gli altri campi?

Le modifiche allo stato possono essere controllate separatamente dall’accesso di modifica generale. Il tuo ruolo può consentire un’azione e bloccarne un’altra.

Dove devo cercare prima i campi mancanti?

Controlla prima le Impostazioni dell’app quando manca un campo o una scheda per molti utenti. Controlla le autorizzazioni del ruolo o l’accesso agli elementi privati ​​quando è interessato un solo utente.

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