Importa ed esporta i dati delle attività dell'elenco

Importa ed esporta sposta i dati delle attività tra un elenco e file di fogli di calcolo. L’importazione crea attività da un foglio di calcolo. Esporta i dati delle attività di download dall’elenco corrente per reporting, revisione, backup o analisi offline.

Prima di iniziare

• È necessario avere accesso alla Lista.
• L’importazione richiede l’accesso alla creazione dell’attività.
• L’esportazione richiede l’accesso ai dati dell’elenco.
• L’app deve essere online.
• L’importazione supporta file di fogli di calcolo accettati dal controllo di caricamento, con una dimensione massima del file di circa 51 MB.
• Per un’importazione affidabile è necessaria una colonna del nome dell’attività.

Importa ed esporta punti di ingresso

Dispositivo	Dove trovarlo
Desktop	Apri il menu Altre azioni della barra degli strumenti Elenco, quindi scegli Importa o Esporta.
Cellulare	Apri il pannello Ottimizza/Altri strumenti, quindi scegli Importa o Esporta.
Visualizzazione del calendario	Le impostazioni del calendario possono anche essere visualizzate nello stesso menu prima di Importa ed Esporta.

Importa riferimento campo

Campo di importazione	Obbligatorio	Cosa mappare
Nome dell’attività	Sì	La colonna del foglio di calcolo contenente il titolo dell’attività.
Descrizione	No	Contesto dell’attività di lunga durata.
Sezione	No	L’etichetta della sezione o della categoria all’interno dell’elenco.
Dovuto	No	La data di scadenza dell’attività.
Ripeti	No	Ripeti lo schema quando supportato.
Seleziona gli utenti	No	Utenti o collaboratori assegnati.
Stato	No	Valori dello stato dell’attività.
Priorità	No	Valori di priorità dell’attività.
Tag	No	Nomi o valori dei tag.

La finestra di dialogo di importazione mostra un valore di anteprima per le colonne mappate. Utilizza l’anteprima per confermare che la riga iniziale e la mappatura siano corrette prima dell’invio.

Come funzionano l’importazione e l’esportazione

1. Apri l’elenco.
2. Apri la barra degli strumenti per altre azioni.
3. Scegli Importa o Esporta.
4. Per Importa, carica il foglio di calcolo, scegli Riga iniziale, mappa i campi e seleziona ** Invia**.
5. Per Esporta, scegli l’azione del file del foglio di calcolo nella finestra di dialogo Esporta.

Risultato previsto: L’importazione crea attività nell’elenco corrente. L’esportazione scarica una copia in stile foglio di calcolo dei dati dell’attività.

Prepara un foglio di calcolo

1. Metti un’attività per riga.
2. Includere una colonna del nome dell’attività.
3. Inserisci le intestazioni sopra la prima riga di attività.
4. Rimuovi note, righe di installazione vuote e righe di intestazione duplicate.
5. Mantieni lo stato, la priorità, i tag e gli utenti coerenti con i valori utilizzati nello spazio.
6. Salvare il file in un formato di foglio di calcolo accettato.

Importa attività

1. Apri l’elenco degli obiettivi.
2. Apri la barra degli strumenti per altre azioni.
3. Scegli Importa.
4. Seleziona il riquadro del file del foglio di calcolo.
5. Scegli la Riga iniziale da 1 a 10.
6. Associa ciascun campo dell’attività alla colonna corretta del foglio di calcolo.
7. Esaminare i valori di anteprima.
8. Seleziona Invia.
9. Cancella i filtri se le nuove attività non vengono visualizzate.

Esporta attività

1. Apri l’elenco.
2. Apri la barra degli strumenti per altre azioni.
3. Scegli Esporta.
4. Seleziona il riquadro del file del foglio di calcolo.
5. Salva il file scaricato.

È meglio trattare le esportazioni come istantanee. Se le attività cambiano in seguito, esporta nuovamente.

Elenco di controllo per l’importazione sicura

Prima di inviare un’importazione di grandi dimensioni:

1. Prova con un piccolo file.
2. Conferma la mappatura del nome dell’attività.
3. Conferma che la riga iniziale punta alla prima riga di attività reale.
4. Le colonne della data di conferma utilizzano un formato coerente.
5. Conferma che i valori di stato e priorità corrispondano alla configurazione dello spazio.
6. Verifica che gli utenti e i tag siano scritti in modo coerente.
7. Importa nell’elenco corretto.

Risoluzione dei problemi

Le attività importate hanno nomi mancanti

• Sintomo: le righe vengono saltate oppure le attività non hanno il nome previsto.
• Causa: Il nome dell’attività non è mappato correttamente oppure la riga iniziale punta alla riga sbagliata.
• Risoluzione:
  1. Riapri l’importazione.
  2. Conferma che Riga iniziale è la prima riga di attività reale.
  3. Associa Nome attività alla colonna corretta.
  4. Esaminare i valori di anteprima prima dell’invio.

Stato, priorità, utenti o tag non corrispondono

• Sintomo: i campi importati sono vuoti, incoerenti o non assegnati come previsto.
• Causa: i valori del foglio di calcolo potrebbero non corrispondere ai valori dello spazio o ai nomi dei membri configurati.
• Risoluzione:
  1. Standardizzare i valori nel foglio di calcolo.
  2. Conferma che stati, priorità, tag e utenti esistono nello spazio.
  3. Prova con un piccolo file.
  4. Correggere la mappatura e importare nuovamente se necessario.

L’importazione è disabilitata o non riesce

• Sintomo: Impossibile aprire l’importazione, il file viene rifiutato oppure l’invio non viene completato.
• Causa: accesso alla creazione mancante, stato offline, tipo di file non supportato, limite di dimensione del file o dati non validi.
• Risoluzione:
  1. Conferma la tua connessione.
  2. Conferma la creazione dell’accesso all’elenco.
  3. Controlla il tipo e la dimensione del file.
  4. Prova un file più piccolo.
  5. Segnala un problema relativo al tipo di file, al conteggio approssimativo delle righe e ai dettagli dell’errore.

L’esportazione non viene scaricata

• Sintomo: l’esportazione si apre ma non viene scaricato alcun file.
• Causa: le impostazioni di download del browser, lo stato offline o i limiti di accesso potrebbero bloccare il download.
• Risoluzione:
  1. Conferma la tua connessione.
  2. Controlla le autorizzazioni di download del browser.
  3. Riprova dal desktop se la gestione dei download da dispositivo mobile è limitata.
  4. Chiedi a un amministratore di confermare l’accesso all’esportazione.

FAQ

L’importazione aggiorna le attività esistenti?

Tratta l’importazione come creazione di attività a meno che la finestra di dialogo di importazione non indichi chiaramente il contrario. Non fare affidamento su di esso per aggiornare le attività esistenti.

Posso annullare un’importazione?

Non dare per scontato che ci sia una singola azione di annullamento. Testare con file di piccole dimensioni e utilizzare con attenzione i filtri o le azioni collettive se è necessaria la pulizia.

L’esportazione rispetta i filtri attuali?

Il comportamento dell’esportazione può dipendere dall’elenco e dall’implementazione correnti. Se hai bisogno di un’esportazione filtrata, applica prima la vista e verifica il file esportato.