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Gestisci le impostazioni, l'accesso e le impostazioni predefinite dell'elenco

Le impostazioni dell’elenco controllano il contenitore che contiene le attività. Le impostazioni di visualizzazione controllano un layout salvato all’interno dell’elenco. Mantieni chiara la differenza prima di modificare la privacy, i campi o le visualizzazioni salvate.

Utilizza le impostazioni dell’elenco quando è necessario:

  1. Rinominare un elenco.
  2. Controlla o modifica la privacy dell’elenco.
  3. Condividi la lista con membri specifici.
  4. Gestire l’accesso a livello di elenco e i diritti di impostazione.
  5. Scopri perché le azioni di impostazione, importazione, esportazione, archiviazione o eliminazione sono nascoste o disabilitate.
  6. Decidi se una modifica appartiene all’Elenco o ad una vista salvata.

Utilizza le impostazioni di visualizzazione quando è necessario:

  1. Rinomina, duplica, condividi, rendi privata o elimina una vista salvata.
  2. Salva filtri, ordinamento, raggruppamento, gruppi nascosti o preferenze di visualizzazione.
  3. Modifica le colonne della tabella per una vista tabella.
  4. Modifica le impostazioni di visualizzazione del calendario per una vista del calendario.

Prima di iniziare

  • È necessario avere accesso alla Lista.
  • Le impostazioni dell’elenco richiedono l’accesso alle impostazioni per l’elenco.
  • Le opzioni di privacy e condivisione possono dipendere dal tuo ruolo, dal proprietario dell’elenco e dalle impostazioni dello spazio.
  • Alcuni campi, sezioni, stati, priorità, tag, collegamenti CRM, commenti, allegati e opzioni di monitoraggio del tempo dipendono dalle Impostazioni dell’app.
  • La disponibilità del piano e i limiti di utilizzo possono nascondere o disabilitare le azioni di creazione e configurazione.
  • L’app deve essere online per la maggior parte delle modifiche alle impostazioni.

Come si applicano le impostazioni dell’elenco

  1. Apri l’elenco.
  2. Decidi se la modifica influisce sull’intero elenco o solo sulla visualizzazione corrente.
  3. Apri più azioni breadcrumb per le azioni a livello di elenco o visualizza più azioni per le azioni con visualizzazione salvata.
  4. Controlla la privacy, l’accesso e gli effetti collaterali prima di salvare.
  5. Conferma che l’elenco funziona ancora correttamente per gli utenti interessati.

Risultato previsto: la struttura dell’elenco, l’accesso e le visualizzazioni salvate corrispondono al modo in cui lavora il team senza nascondere accidentalmente il lavoro o rimuovere impostazioni importanti.

Rinominare un elenco

  1. Apri l’elenco.
  2. Apri breadcrumb più azioni.
  3. Scegli l’opzione di ridenominazione o impostazione.
  4. Immettere il nuovo nome dell’elenco.
  5. Salva la modifica.
  6. Conferma che il nuovo nome venga visualizzato in Raccolte, breadcrumb e ricerca.

Crea una lista privata in tutta sicurezza

  1. Apri l’elenco.
  2. Apri l’impostazione Privacy o condivisione dell’elenco.
  3. Esamina i membri attuali che fanno affidamento sulla Lista.
  4. Attiva l’accesso privato solo quando la Lista dovrebbe essere limitata.
  5. Aggiungi tutti i membri che necessitano ancora dell’accesso.
  6. Salva la modifica.
  7. Chiedi a un membro interessato di aggiornare e confermare l’accesso.

Condividi un elenco privato

  1. Apri il controllo di condivisione dell’elenco.
  2. Cerca il membro.
  3. Scegli il livello di accesso appropriato.
  4. Salva o conferma la modifica.
  5. Di’ al membro di aprire l’elenco dalle raccolte, dalla ricerca o dal collegamento condiviso.

Aggiorna le impostazioni di visualizzazione salvate

  1. Apri la visualizzazione elenco che desideri modificare.
  2. Regola i filtri, l’ordinamento, il raggruppamento, le colonne o la visualizzazione della data.
  3. Scegli Salva quando la vista mostra modifiche non salvate.
  4. Utilizzare Reimposta se la modifica non deve essere mantenuta.
  5. Utilizza Visualizza più azioni per rinominare, duplicare, privacy, condividere o eliminare.

Configura le colonne della tabella

  1. Apri una vista tabella.
  2. Apri la vista più azioni o la barra degli strumenti più azioni.
  3. Scegli Impostazioni tabella.
  4. Attiva o disattiva i campi e riordina i campi visibili.
  5. Mantieni il nome dell’attività visibile come identificatore principale.
  6. Salva o chiudi dopo l’aggiornamento della tabella.

Configura la visualizzazione del calendario

  1. Apri una vista Calendario.
  2. Apri la barra degli strumenti per altre azioni.
  3. Scegli Impostazioni calendario quando disponibile.
  4. Aggiorna le scelte di visualizzazione del calendario.
  5. Conferma che le attività verranno ancora visualizzate nelle date previste.

Archivia o elimina un elenco

  1. Apri breadcrumb più azioni.
  2. Scegli archivia o elimina solo dopo aver confermato che l’elenco non è più necessario nel lavoro attivo.
  3. Leggi il messaggio di conferma.
  4. Conferma l’azione.
  5. Utilizza le impostazioni Archiviate o Eliminate di recente se è necessario il ripristino.

Risoluzione dei problemi

Un controllo delle impostazioni è disabilitato

  • Sintomo: è possibile visualizzare un’impostazione, ma non è possibile modificarla.
  • Causa: potresti non avere accesso alle impostazioni, l’app potrebbe essere offline, l’elemento potrebbe essere di sola lettura o la funzionalità potrebbe non essere disponibile per il piano corrente.
  • Risoluzione:
    1. Conferma di essere online.
    2. Chiedi al proprietario dell’elenco o all’amministratore dello spazio di confermare il tuo ruolo.
    3. Controlla se la funzione è abilitata nelle Impostazioni dell’app.
    4. Chiedi al proprietario di un account di verificare la disponibilità del piano quando viene visualizzato un messaggio di aggiornamento o limite.

Gli utenti perdono l’accesso dopo una modifica della privacy

  • Sintomo: i compagni di squadra segnalano che l’elenco è scomparso o non mostra alcun accesso.
  • Causa: l’elenco o la visualizzazione salvata potrebbero essere stati resi privati senza aggiungere gli utenti richiesti.
  • Risoluzione:
    1. Apri l’elenco o visualizza le impostazioni di condivisione.
    2. Aggiungi gli utenti interessati.
    3. Conferma se l’accesso deve essere applicato all’intero elenco o solo a una vista salvata.
    4. Chiedi agli utenti di aggiornare e riaprire l’elenco.

Le modifiche ai campi creano confusione nelle attività esistenti

  • Sintomo: le attività mostrano stati precedenti, priorità mancanti o sezioni impreviste.
  • Causa: le attività esistenti possono ancora contenere valori che sono stati rinominati, rimossi, nascosti o non più utilizzati.
  • Risoluzione:
    1. Filtra le attività in base al vecchio valore.
    2. Attività di aggiornamento collettivo quando appropriato.
    3. Mantieni visibili i vecchi valori fino al completamento della migrazione.
    4. Documentare i nuovi valori per il team.

Le impostazioni di visualizzazione non persistono

  • Sintomo: filtri, ordinamento, raggruppamento o colonne vengono reimpostati dopo aver abbandonato l’elenco.
  • Causa: la vista potrebbe contenere modifiche non salvate oppure potresti non avere accesso alle impostazioni.
  • Risoluzione:
    1. Cerca Salva dopo aver modificato la visualizzazione.
    2. Seleziona Salva per persistere.
    3. Utilizzare Reimposta se la modifica deve essere annullata.
    4. Richiedi l’accesso alle impostazioni se Salva non è disponibile.

FAQ

Le impostazioni dell’elenco e le impostazioni della visualizzazione salvata sono le stesse?

No. Le impostazioni dell’elenco influiscono sull’intero elenco. Le impostazioni della visualizzazione salvata influiscono su un layout all’interno dell’elenco.

Devo rendere privata una lista o rendere privata una visualizzazione?

Rendi privata la Lista quando il lavoro stesso dovrebbe essere limitato. Rendi privata una visualizzazione quando il lavoro può rimanere visibile ma un particolare layout salvato dovrebbe essere limitato.

Chi dovrebbe gestire le impostazioni dell’elenco?

Concedi l’accesso alle impostazioni solo alle persone che comprendono il processo dell’elenco, l’impatto dell’accesso e le opzioni di ripristino.

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