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Automatizza il lavoro dell'elenco di ripetizione

L’automazione degli elenchi riduce gli aggiornamenti manuali per i processi di attività ripetibili. Usalo quando lo stesso trigger e le stesse condizioni dovrebbero causare la stessa azione ogni volta.

Per l’automazione a livello di elenco, concentrati su come:

  1. Decidere se un’azione Elenco ripetuta deve essere automatizzata.
  2. Pianifica una regola sicura prima di costruirla.
  3. Metti alla prova la regola con un compito sicuro.
  4. Risolvere i problemi relativi alle regole che non vengono eseguite o che incidono troppo sul lavoro.

Guida correlata all’automazione

Termini da sapere

  • Trigger è l’evento dell’attività che avvia la regola.
  • La Condizione limita il momento in cui deve essere applicata la regola.
  • Azione è l’aggiornamento, la notifica, l’assegnazione, il promemoria o un’altra operazione eseguita.
  • Ambito controlla quale elenco o gruppo di attività può influenzare la regola.
  • Attività sicura è un’attività a basso rischio utilizzata solo per testare il comportamento.

Prima di iniziare

  • È necessario avere accesso alla Lista.
  • Il tuo ruolo deve consentire l’accesso all’automazione.
  • Il piano attuale deve includere l’accesso all’automazione.
  • L’app deve essere online.
  • Prova con compiti sicuri prima di fare affidamento sulla regola per lavori importanti.

Decidi se automatizzare

Utilizza l’automazione quando:

  1. La regola è prevedibile.
  2. La stessa condizione dovrebbe causare sempre la stessa azione.
  3. L’azione è a basso rischio.
  4. Il risultato è facile da verificare.

Conservare il manuale delle azioni quando:

  1. La decisione necessita di giudizio.
  2. L’azione potrebbe influire in modo imprevisto su molte attività.
  3. Le condizioni non sono chiare.
  4. Il cambiamento sarebbe difficile da invertire.

Pianifica un’automazione dell’elenco

Scrivi la regola prima di costruirla:

Quando si verifica [l’attivazione dell’attività], se [condizione] è vera, allora [azione].

Esempi

  • Quando un’attività viene spostata in Revisione, assegna il revisore.
  • Quando un’attività viene contrassegnata come bloccata, avvisa il team.
  • Quando viene impostata una data di follow-up, crea un promemoria.

Creare e testare la regola

  1. Apri le automazioni dalla navigazione dell’app o da un punto di ingresso dell’automazione dell’elenco supportato.
  2. Crea una nuova regola.
  3. Scegli il grilletto.
  4. Aggiungi condizioni.
  5. Scegli l’azione.
  6. Confermare che l’ambito includa solo l’elenco o le attività previste.
  7. Salva.
  8. Prova con un compito sicuro.
  9. Esamina l’attività interessata e conferma che si è verificata solo l’azione prevista.

Risoluzione dei problemi

L’automazione dell’elenco non viene eseguita

  • Sintomo: un’attività cambia, ma l’azione automatica prevista non viene eseguita.
  • Causa: la regola potrebbe essere inattiva, l’attivatore potrebbe non corrispondere, le condizioni potrebbero non corrispondere, l’accesso potrebbe mancare o l’automazione potrebbe non essere disponibile.
  • Risoluzione:
    1. Conferma i caricamenti delle automazioni.
    2. Conferma che la regola è attiva.
    3. Conferma che l’attività rientra nell’ambito.
    4. Controlla ogni condizione.
    5. Prova con un compito sicuro che corrisponde chiaramente.

L’automazione delle liste influisce sulle attività sbagliate

  • Sintomo: vengono aggiornate più attività del previsto.
  • Causa: l’ambito, l’attivatore o le condizioni sono troppo ampi.
  • Risoluzione:
    1. Metti in pausa o disabilita la regola, se disponibile.
    2. Restringere il campo di applicazione.
    3. Aggiungi condizioni più rigorose.
    4. Testare con un’attività corrispondente e una non corrispondente.

FAQ

Devo prima automatizzare la creazione o l’aggiornamento delle attività?

Inizia con aggiornamenti a basso rischio come compiti, promemoria o notifiche. Evitare regole generali di creazione o eliminazione automatica finché non viene dimostrato il fattore scatenante.

L’automazione può sostituire un processo di elenco chiaro?

No. Definire prima il processo, quindi automatizzare le parti ripetibili.