Costruisci e gestisci automazioni

Le regole di automazione dovrebbero essere specifiche, testabili e facili da spiegare. Una regola forte utilizza un trigger chiaro, condizioni ristrette, un’azione sicura e un ambito controllato.

Una configurazione di automazione sicura dovrebbe aiutarti a:

1. Pianifica una nuova regola di automazione.
2. Crea una regola nel generatore di automazione.
3. Rivedi e modifica una regola esistente.
4. Conferma l’accesso, il piano e i requisiti di rete.
5. Testare il comportamento prima di fare affidamento su di esso.

Riferimento allo stato del costruttore

Stato	Cosa fare
Caricamento	Attendi l’inizializzazione del builder.
Riprova	Seleziona Riprova. Se si ripete, aggiorna l’app e conferma l’accesso alla rete.
Niente Internet	Riconnettiti prima di aprire o modificare le regole.
Nessun accesso	Chiedi a un amministratore dello spazio di rivedere il tuo ruolo.
Richiesta di aggiornamento	Chiedi al titolare della fatturazione di verificare la disponibilità del piano.
Generatore caricato	Crea, rivedi e gestisci le regole dal builder.

Riferimento per la progettazione delle regole

Parte	Definizione	Buona pratica
Nome	L’etichetta che le persone vedono nel builder.	Utilizzare uno scopo semplice, ad esempio Assegna revisore quando l’attività passa a Revisione.
Innesco	L’evento che dà inizio alla regola.	Scegli l’evento più specifico disponibile.
Condizione	Requisiti che devono essere veri prima che l’azione venga eseguita.	Aggiungi condizioni per evitare corrispondenze accidentali.
Azione	L’aggiornamento, la notifica, l’assegnazione, il promemoria o un’altra operazione eseguita.	Mantieni la prima versione a basso rischio.
Ambito	Lo spazio, l’elenco o l’area di lavoro a cui si applica la regola.	Inizia in modo ristretto, quindi espandi solo dopo il test.
Stato	Indica se la regola può essere eseguita.	Metti in pausa o disabilita le regole durante l’analisi di comportamenti imprevisti.

Prima di iniziare

• Devi essere nello spazio corretto.
• Il tuo ruolo deve consentire l’accesso all’automazione.
• Il tuo piano deve includere l’accesso all’automazione.
• Utilizzare elementi di prova sicuri prima di fare affidamento sulla regola per il lavoro reale.

Pianifica la regola prima di costruire

Scrivi la regola in questo formato:

Quando si verifica [trigger], se [condizione] è vera, allora [azione].

Esempi:

• Quando un’attività viene spostata in Revisione, assegna il revisore.
• Quando un’attività viene contrassegnata come bloccata, avvisa il team.
• Quando viene aggiunta una data di follow-up, crea un promemoria.

Crea un’automazione

1. Apri le Automazioni.
2. Attendi il caricamento del builder.
3. Inizia una nuova regola.
4. Dai un nome chiaro alla regola.
5. Scegli il grilletto.
6. Aggiungi condizioni.
7. Scegli l’azione.
8. Conferma l’ambito.
9. Salva la regola.
10. Prova con un oggetto sicuro.

Risultato previsto: L’automazione viene salvata e influisce solo sul lavoro corrispondente.

Gestire un’automazione esistente

1. Apri le Automazioni.
2. Seleziona la regola che desideri rivedere.
3. Controlla nome, trigger, condizioni, azione, ambito e stato.
4. Metti in pausa o disabilita la regola se il comportamento è incerto.
5. Modifica una parte alla volta.
6. Salva e riprova.

Lista di controllo per la configurazione sicura

Prima di fare affidamento su una regola, conferma:

1. L’innesco è specifico.
2. Le condizioni impediscono le corrispondenze generiche.
3. L’azione è sicura.
4. L’ambito è limitato all’area prevista.
5. Un elemento di prova ha prodotto il risultato atteso.
6. Il team interessato comprende l’aggiornamento automatico.
7. Sai come mettere in pausa o disabilitare la regola, se necessario.

Risoluzione dei problemi

Il builder continua a mostrare Riprova

• Sintomo: il builder non si apre dopo aver riprovato.
• Causa: potrebbero mancare dettagli su sessione, rete, disponibilità del servizio o inizializzazione.
• Risoluzione:
  1. Conferma di essere online.
  2. Aggiorna l’app.
  3. Conferma che lo spazio corrente è stato caricato correttamente.
  4. Riprova.
  5. Segnala l’ora e lo spazio approssimativi se il problema persiste.

La regola influisce troppo sul lavoro

• Sintomo: cambiano più elementi del previsto.
• Causa: il trigger, le condizioni o l’ambito sono troppo ampi.
• Risoluzione:
  1. Metti in pausa o disabilita la regola, se disponibile.
  2. Portata ristretta.
  3. Aggiungi condizioni più rigorose.
  4. Testare con un elemento corrispondente e uno non corrispondente.

Le persone sono sorprese dai cambiamenti automatici

• Sintomo: i membri del team non sanno perché il lavoro è cambiato.
• Causa: il nome della regola o il processo del team potrebbero non spiegare l’automazione.
• Risoluzione:
  1. Rinominare la regola in modo che il suo scopo sia chiaro.
  2. Spiega agli utenti interessati quale attivatore causa l’azione.
  3. Mantieni le decisioni ad alto rischio manuali.

FAQ

Quanto dovrebbe essere ampia una nuova regola?

Inizia in modo stretto. Espandere solo dopo che un test sicuro abbia dimostrato il comportamento.

Devo modificare una regola mentre causa aggiornamenti imprevisti?

Mettilo prima in pausa o disabilitalo se il builder fornisce tale opzione. Quindi modifica, prova e riattiva.