Automatizza il lavoro ricorrente

Le automazioni eseguono azioni ripetibili quando una regola definita corrisponde. Usali per aggiornamenti prevedibili e a basso rischio che dovrebbero avvenire nello stesso modo ogni volta.

Utilizza le automazioni per:

1. Riduci gli aggiornamenti ripetuti delle attività manuali.
2. Mantieni coerenti i trasferimenti di routine.
3. Avvisare o assegnare persone quando si verifica un cambiamento prevedibile.
4. Standardizzare le regole all’interno di uno spazio.
5. Risolvi i problemi relativi agli aggiornamenti ripetuti in modo sicuro.

Argomenti della guida sull’automazione

• Crea e gestisci automazioni
• Risolvere i problemi relativi alle esecuzioni di automazione
• Automatizza il lavoro dell’elenco di ripetizione

Termini da sapere

• Trigger è l’evento che avvia una regola di automazione.
• La Condizione restringe il campo in cui dovrebbe applicarsi la regola.
• Azione è ciò che esegue l’app dopo che la regola corrisponde.
• Ambito decide dove può essere applicata la regola.
• Lo Stato controlla se una regola è attiva, in pausa o inattiva quando il builder fornisce tale opzione.
• Elemento di test sicuro è un elemento a basso rischio utilizzato per verificare il comportamento prima di fare affidamento sulla regola.

Prima di iniziare

• È necessaria l’autorizzazione per visualizzare le automazioni.
• Il tuo piano deve includere l’accesso all’automazione.
• L’app deve essere online.
• Utilizza gli elementi di prova prima di abilitare una regola per lavori importanti.

Come funziona il comportamento dell’automazione

1. Apri le Automazioni.
2. Attendi il caricamento del builder.
3. Crea o seleziona una regola di automazione.
4. Definire il trigger, le condizioni, l’azione e l’ambito.
5. Salva la regola.
6. Provalo con un oggetto sicuro.
7. Modifica la regola se è troppo larga o troppo stretta.

Risultato previsto: Gli aggiornamenti ripetibili vengono eseguiti in modo coerente con meno lavoro manuale.

Buoni candidati all’automazione

• Assegna un revisore quando un’attività raggiunge lo stato di revisione.
• Avvisa un team quando un’attività viene bloccata.
• Aggiungi un promemoria quando è necessario il follow-up.
• Applicare un aggiornamento di routine quando un campo prevedibile cambia.

Candidati scadenti per l’automazione

Evita l’automazione quando:

1. La decisione ha bisogno del giudizio umano.
2. La regola potrebbe aggiornare molti elementi in modo imprevisto.
3. Il fattore scatenante o la condizione non sono chiaramente definiti.
4. Il risultato sarebbe difficilmente reversibile.

Risoluzione dei problemi

Le automazioni non vengono caricate

• Sintomo: vengono visualizzati messaggi di caricamento, nuovo tentativo, mancato accesso, aggiornamento o assenza di Internet.
• Causa: l’app potrebbe essere offline, il tuo ruolo potrebbe non consentire l’accesso, il piano potrebbe non includere automazioni o il builder potrebbe non essere inizializzato.
• Risoluzione:
  1. Conferma di essere online.
  2. Riprovare la pagina.
  3. Conferma lo Spazio attivo.
  4. Chiedi a un amministratore dello spazio di verificare l’accesso.
  5. Chiedi al titolare della fatturazione di confermare la disponibilità del piano se viene visualizzata una richiesta di aggiornamento.

Non riesco a trovare il risultato di una regola

• Sintomo: ti aspettavi che una regola apportasse una modifica, ma non riesci a vederla.
• Causa: la regola potrebbe non aver trovato corrispondenza, essere inattiva o non avere accesso all’elemento di destinazione.
• Risoluzione:
  1. Apri l’elemento interessato.
  2. Conferma che l’attivazione sia effettivamente avvenuta.
  3. Confronta l’articolo con ogni condizione.
  4. Prova la stessa regola con un oggetto sicuro.

FAQ

Ogni azione ripetuta dovrebbe diventare un’automazione?

No. Automatizza il lavoro stabile e prevedibile. Mantieni le decisioni pesanti su un manuale.

Le automazioni possono funzionare offline?

No. La gestione dell’automazione richiede che l’app sia online.