Gestisci il lavoro con gli elenchi

Un elenco è l’area delle attività per uno specifico progetto, processo, cliente, team o area operativa. Gli elenchi risiedono nelle raccolte e possono mostrare le stesse attività tramite visualizzazioni elenco di controllo, bacheca, sequenza temporale, calendario, Gantt e tabella quando tali visualizzazioni sono disponibili.

Utilizza un elenco quando è necessario:

1. Acquisisci e gestisci le attività in un unico posto.
2. Esamina le stesse attività attraverso visualizzazioni diverse.
3. Concentrati sul tuo lavoro con Mio o con i filtri dei membri.
4. Applica filtri, ordinamento, raggruppamento e impostazioni di visualizzazione salvate.
5. Crea attività, aggiungi rapidamente attività, aggiorna attività in blocco, importa attività o esporta dati attività.

Prima di iniziare

• Devi avere accesso allo Spazio che contiene la Lista.
• Gli elenchi privati richiedono una condivisione esplicita o un accesso amministrativo sufficiente.
• La creazione di attività richiede l’accesso alla creazione nell’elenco.
• L’aggiornamento delle attività richiede l’accesso in modifica per l’attività o l’elenco.
• Le impostazioni di visualizzazione, le impostazioni dell’elenco, le azioni di importazione, esportazione, archiviazione ed eliminazione dipendono dalle autorizzazioni del ruolo, dalle impostazioni dell’app, dalla disponibilità del piano e dai limiti di utilizzo.

Come le Liste organizzano il lavoro

1. Apri l’elenco da Raccolte, Cerca, Preferiti, Centro di comando, una notifica o un collegamento diretto.
2. Conferma che il breadcrumb e il titolo dell’elenco corrispondano al lavoro che intendevi aprire.
3. Scegli una visualizzazione che corrisponda al lavoro: lista di controllo, bacheca, sequenza temporale, calendario, gantt o tabella.
4. Utilizza Mio, i filtri dei membri, Filtra, Ordina e Raggruppa per focalizzare la visualizzazione.
5. Crea o aggiorna attività.
6. Salva le modifiche alla vista quando la configurazione deve essere mantenuta.

Risultato previsto: l’Elenco diventa un’area di attività affidabile in cui i membri possono rivedere lo stesso lavoro attraverso visualizzazioni stabili.

Compiti primari

Apri un elenco

1. Apri Raccolte.
2. Seleziona la riga Elenco oppure utilizza il Centro di ricerca/comando se conosci il nome dell’elenco.
3. Conferma il breadcrumb e il selettore della visualizzazione elenco.
4. Se l’elenco si apre su Panoramica, scegli una visualizzazione attività per iniziare a lavorare.

Scegli una vista

1. Sul desktop, seleziona una scheda di visualizzazione.
2. Sul dispositivo mobile, apri il selettore della vista e scegli una vista.
3. Utilizza Panoramica quando hai bisogno di un riepilogo prima di modificare le attività.
4. Utilizza + Visualizzazione elenco quando le visualizzazioni esistenti non corrispondono al tuo lavoro.

Concentrati sui compiti visibili

1. Attiva Il mio quando vuoi che solo il lavoro sia connesso a te.
2. Utilizza il selettore membri per uno o più contributori.
3. Apri Filtro per condizioni basate sul campo.
4. Apri Ordina per controllare l’ordine.
5. Apri Raggruppa per raggruppare le attività quando la visualizzazione corrente lo supporta.
6. Salva la vista se l’impostazione focalizzata deve rimanere.

Crea un’attività

1. Seleziona + Nuova attività.
2. Inserisci il nome dell’attività.
3. Completa i campi obbligatori nella finestra di dialogo dell’attività.
4. Salva o chiudi dopo la creazione dell’attività.
5. Cancella i filtri se la nuova attività non appare nella vista corrente.

Aggiungi rapidamente un’attività

L’aggiunta rapida viene visualizzata all’interno delle visualizzazioni raggruppate supportate e delle sezioni vuote/di gruppo.

1. Seleziona + Attività rapida nel gruppo a cui appartiene l’attività.
2. Inserisci un nome per l’attività.
3. Invia l’attività rapida.
4. Apri l’attività in un secondo momento quando hai bisogno di proprietario, date, priorità, descrizione, commenti o attività secondarie.

L’aggiunta rapida utilizza il contesto del gruppo corrente. Ad esempio, un’attività aggiunta rapidamente in un gruppo Stato riceve tale stato quando la vista lo supporta.

Attività di aggiornamento collettivo

1. Seleziona una o più attività.
2. Apri Azioni collettive.
3. Scegli Imposta stato, ** Imposta priorità**, ** Imposta sezione**, ** Proprietario**, ** Copia in**, ** Spostao ** Elimina.
4. Esaminare il conteggio delle attività selezionate prima di confermare.
5. Utilizza Annulla per uscire dalla modalità di selezione.

Visualizza disponibilità e limiti

Visualizza	Filtra	Ordina	Gruppo	Note
Lista di controllo	Sì	Sì	Sì	Ideale per una revisione rapida delle attività e un’esecuzione semplice.
Consiglio	Sì	Sì	Sì	Raggruppamento di colonne o contenitori di controlli. La scheda Scadenza ha la navigazione speciale Oggi.
Cronologia	Sì	Sì	Sì	Implementato come una scheda basata sulla data; utile per pianificare nel tempo.
Calendario	Sì	No	No	Utilizza controlli del calendario, intervalli di date e revisione delle attività non pianificate.
Gantt	Sì	No	No	Utilizza controlli di pianificazione come Oggi, Espandi tutto, Comprimi tutto e lo zoom della sequenza temporale.
Tabella	Sì	Sì	Sì	Supporta la visibilità delle colonne della tabella e le impostazioni dell’ordine.

Risoluzione dei problemi

Mancano i compiti

• Sintomo: le attività previste non sono visibili.
• Causa: i filtri, il mio, i filtri dei membri, le attività completate nascoste, le impostazioni di nascondimento del raggruppamento, gli intervalli di date, l’accesso privato o la visualizzazione selezionata potrebbero nasconderli.
• Risoluzione:
  1. Disattiva Mio.
  2. Cancella i filtri dei membri e i filtri avanzati.
  3. Mostra le attività completate.
  4. Controlla le impostazioni di Nascondi gruppo.
  5. Passa a un’altra visualizzazione.
  6. Cerca il nome dell’attività.

L’elenco si apre ma le azioni sono disabilitate

• Sintomo: le azioni Nuova attività, impostazioni, importazione, esportazione o visualizzazione sono disabilitate.
• Causa: il tuo ruolo può consentire l’accesso in visualizzazione ma non le azioni di creazione, modifica, impostazione, importazione, esportazione o eliminazione.
• Risoluzione:
  1. Conferma lo Spazio attivo.
  2. Chiedi al proprietario dell’elenco o all’amministratore dello spazio di confermare il tuo ruolo.
  3. Controlla se la lista è privata.
  4. Controlla il piano o i limiti di utilizzo se viene visualizzato un indicatore bloccato.

Le modifiche alla visualizzazione continuano a tornare

• Sintomo: i filtri, l’ordinamento, il raggruppamento o le colonne vengono ripristinati dopo aver abbandonato l’elenco.
• Causa: la modifica della visualizzazione non è stata salvata oppure non hai accesso alle impostazioni.
• Risoluzione:
  1. Cerca Salva dopo aver modificato una visualizzazione.
  2. Seleziona Salva se la modifica deve persistere.
  3. Richiedi l’accesso alle impostazioni se Salva non è disponibile.
  4. Utilizza Reimposta se desideri annullare le modifiche locali.

FAQ

Una lista è uguale a una cartella?

No. Una cartella organizza gli elementi in Raccolte. Un elenco gestisce le attività.

La modifica di una visualizzazione modifica i dati dell’attività?

I filtri, l’ordinamento, il gruppo e le colonne visibili modificano la modalità di visualizzazione delle attività. La modifica dei campi delle attività modifica i dati effettivi dell’attività.

Perché i dispositivi mobili mostrano meno pulsanti?

Mobile raggruppa i controlli secondari nel selettore di visualizzazione e nel pannello Ottimizza/Altri strumenti in modo che l’area delle attività rimanga utilizzabile su schermi di piccole dimensioni.