Crea ruoli e gestisci le autorizzazioni

I ruoli utente definiscono cosa possono fare i membri in ciascuna area dell’app e in ciascuna area delle impostazioni. Modifica i ruoli quando i ruoli predefiniti sono troppo ampi, quando un membro non può accedere a un’azione o quando azioni sensibili richiedono un controllo più rigoroso.

Utilizza i ruoli utente per:

1. Esamina i ruoli predefiniti come Proprietario, Amministratore, Membro e Ospite.
2. Crea un ruolo personalizzato quando i ruoli predefiniti non corrispondono alle responsabilità.
3. Carica le autorizzazioni da un ruolo esistente come punto di partenza.
4. Imposta l’accesso per area dell’app e area delle impostazioni.
5. Mantieni l’accesso a eliminazione, impostazioni, fatturazione, ripristino e gestione dei membri limitato agli utenti fidati.

Termini che potresti visualizzare:

• Il Ruolo viene assegnato a un membro dalle impostazioni Membri.
• Autorizzazione è l’azione consentita per un ruolo in un’app o un’area delle impostazioni specifica.
• Nessun accesso nasconde o blocca l’area per quel ruolo.
• Impostazioni app determinano se un’area app è disponibile. I ruoli utente decidono cosa può fare ciascun membro quando è disponibile.
• I Ruoli personalizzati potrebbero richiedere la disponibilità del piano.

Prima di iniziare

• È necessario accedere ai ruoli utente.
• La creazione di ruoli personalizzati potrebbe richiedere il supporto del piano.
• Controlla chi utilizza un ruolo prima di cambiarlo.

Come funzionano le autorizzazioni dei ruoli

1. Apri Impostazioni.
2. Apri Ruoli utente.
3. Esamina le colonne dei ruoli e le righe delle autorizzazioni.
4. Seleziona un valore di autorizzazione per modificare l’accesso per un ruolo.
5. Aggiungi un ruolo personalizzato quando i ruoli predefiniti non sono adatti.
6. Assegna il ruolo da Impostazioni membri.

Risultato previsto: i membri ricevono un accesso prevedibile in base al loro ruolo e alle loro responsabilità.

Crea un ruolo personalizzato

1. Apri Impostazioni> ** Ruoli utente**.
2. Seleziona Aggiungi ruolo utente.
3. Inserisci un nome di ruolo chiaro, ad esempio Revisore cliente o Responsabile operativo.
4. Scegli un ruolo di riferimento da cui copiare le autorizzazioni.
5. Modifica ogni riga di autorizzazione.
6. Salva il ruolo.
7. Assegna il ruolo dalle impostazioni dei membri.

Modifica le autorizzazioni in modo sicuro

1. Trova l’app o l’area delle impostazioni interessata.
2. Trova la colonna del ruolo.
3. Apri il selettore delle autorizzazioni.
4. Scegli l’autorizzazione più piccola che consente all’utente di svolgere il proprio lavoro.
5. Chiedi a un membro interessato di aggiornare e verificare l’accesso.
6. Applicare lo stesso modello ad altri ruoli solo dopo il test.

Progettare un ruolo con accesso minimo

• Inizia da Ospite o Membro invece che da Amministratore.
• Aggiungi Visualizza prima di aggiungere Crea o Modifica.
• Aggiungi Elimina solo quando il ruolo è responsabile della pulizia.
• Mantieni gestite le opzioni Gestisci utenti, Ruoli utente, Impostazioni app, Archiviate ed Eliminate di recente con limitazioni.
• Utilizza le Impostazioni dell’app per rimuovere una funzionalità per tutti; utilizzare i ruoli per limitare chi può utilizzarlo.

Risoluzione dei problemi

L’aggiunta del ruolo utente è bloccata

• Sintomo: il pulsante è disabilitato o mostra una richiesta di aggiornamento.
• Causa: il tuo piano o ruolo potrebbe non consentire ruoli personalizzati.
• Risoluzione:
  1. Chiedi al proprietario dello spazio di confermare la disponibilità del piano.
  2. Chiedi a un amministratore con accesso al ruolo di creare il ruolo.
  3. Utilizza un ruolo predefinito finché non saranno disponibili ruoli personalizzati.

Un membro non può ancora accedere a un’area dopo un cambio di ruolo

• Sintomo: il ruolo sembra corretto, ma l’accesso è ancora bloccato.
• Causa: l’area dell’app potrebbe essere disabilitata nelle Impostazioni dell’app, l’elemento potrebbe essere privato, potrebbe essere necessario aggiornare la pagina o la disponibilità del piano potrebbe bloccare l’azione.
• Risoluzione:
  1. Confermare che il membro abbia il ruolo aggiornato in Membri.
  2. Verificare che l’area dell’app sia abilitata in Impostazioni app.
  3. Verifica che l’elemento non sia privato, archiviato o eliminato.
  4. Chiedi all’utente di aggiornare.

Un cambio di ruolo ha dato troppo accesso

• Sintomo: gli utenti ora possono vedere o modificare più di quanto previsto.
• Causa: è stato modificato un ruolo condiviso invece di creare un ruolo personalizzato più ristretto.
• Risoluzione:
  1. Ripristina la riga di autorizzazione.
  2. Crea un ruolo personalizzato per l’eccezione.
  3. Riassegnare solo i membri desiderati.

FAQ

Devo modificare i ruoli predefiniti o creare ruoli personalizzati?

Utilizza i ruoli predefiniti per i team semplici. Crea ruoli personalizzati quando gruppi diversi necessitano di confini precisi.

Un ruolo può sovrascrivere l’accesso agli elementi privati?

Non sempre. Gli elementi privati, la condivisione degli elementi, le Impostazioni app, la disponibilità del piano, lo stato archiviato e lo stato eliminato possono comunque influire sull’accesso.

Chi dovrebbe gestire i ruoli?

I proprietari o gli amministratori attendibili devono gestire i ruoli perché le modifiche alle autorizzazioni possono esporre, modificare, ripristinare o rimuovere i dati dello spazio.