Crea e organizza tag

I tag sono etichette condivise utilizzate per classificare, filtrare e scansionare il lavoro. Gestisci tag è il luogo in cui gli utenti autorizzati creano, rinominano, ricolorano ed eliminano il set di tag condiviso per lo spazio attivo.

Utilizza Gestisci tag per:

1. Crea un nuovo tag con un nome e un colore chiari.
2. Modifica il nome o il colore di un tag esistente.
3. Elimina i tag che non dovrebbero più essere utilizzati.
4. Elimina i duplicati prima che confondano ricerca, filtri o report.
5. Mantieni i nomi dei tag coerenti tra le attività e i record supportati.

Termini che potresti visualizzare:

• Il Nome del tag deve essere breve e specifico.
• Colore tag aiuta gli utenti a scansionare il lavoro in cui vengono visualizzati i colori.
• Tag duplicati suddivide il lavoro correlato su più etichette.
• Elimina rimuove il tag dall’elenco dei tag condivisi e può influire sugli elementi che lo utilizzavano.

Prima di iniziare

• È necessaria l’autorizzazione per visualizzare o gestire i tag.
• Controlla i tag esistenti prima di aggiungerne uno nuovo.
• Verifica se il lavoro attivo utilizza ancora un tag prima di eliminarlo.

Come funzionano i tag

1. Apri Impostazioni.
2. Apri Gestisci tag.
3. Esamina i tag correnti, ordinati prima con i tag più recenti.
4. Utilizza Crea tag per aggiungere un tag.
5. Utilizza il menu Altre azioni di ciascun tag per modificarlo o eliminarlo.
6. Conferma il risultato nei selettori di tag di attività o di elemento in cui i tag sono supportati.

Risultato previsto: gli utenti dispongono di un elenco di tag pulito che supporta la ricerca, il filtraggio e il reporting.

Crea un’etichetta

1. Apri Impostazioni> ** Gestisci tag**.
2. Cerca mentalmente o cerca un tag esistente equivalente.
3. Seleziona Crea tag.
4. Inserisci un nome breve.
5. Scegli un colore.
6. Salva e verifica che il tag venga visualizzato nell’elenco.

Modifica un tag

1. Apri il menu Altre azioni del tag.
2. Scegli modifica.
3. Aggiorna il nome o il colore.
4. Salva la modifica.
5. Controlla un’attività contrassegnata o registra se la modifica è importante.

Elimina un tag

1. Conferma che il lavoro attivo non dipende più dal tag.
2. Apri il menu Altre azioni del tag.
3. Scegli Elimina.
4. Conferma che il tag sia stato rimosso dall’elenco condiviso.
5. Sostituisci il tag su lavori attivi importanti prima dell’eliminazione quando necessario.

Previeni tag duplicati

• Usa il singolare o il plurale in modo coerente.
• Evita i quasi duplicati come VIP, Very Important e Priority Client a meno che non abbiano significati diversi.
• Mantieni i nomi abbastanza brevi da poter essere scansionati nelle schede attività e nelle tabelle.
• Limita l’accesso alla gestione dei tag agli utenti che comprendono lo standard di denominazione.

Risoluzione dei problemi

Crea tag mancante o disabilitato

• Sintomo: non è possibile aggiungere un tag.
• Causa: il tuo ruolo potrebbe non includere l’accesso alla gestione dei tag.
• Risoluzione:
  1. Chiedi a un proprietario/amministratore di uno spazio di confermare il tuo ruolo.
  2. Chiedi a un tag manager di creare il tag.

Un tag non viene visualizzato in un selettore

• Sintomo: un tag esiste in Impostazioni ma non viene visualizzato su un’attività o un record.
• Causa: il tipo di elemento potrebbe non supportare i tag, il campo potrebbe essere disabilitato in Impostazioni app o l’app potrebbe essere ancora in fase di sincronizzazione.
• Risoluzione:
  1. Conferma che l’articolo supporta i tag.
  2. Conferma che i tag siano abilitati dove necessario.
  3. Aggiorna dopo la sincronizzazione.

I filtri non includono il lavoro taggato

• Sintomo: il filtraggio per tag non mostra tutti gli elementi previsti.
• Causa: il lavoro correlato potrebbe utilizzare tag duplicati o nessun tag.
• Risoluzione:
  1. Apri un elemento mancante e controlla i suoi tag.
  2. Pulisci i duplicati.
  3. Riapplica il tag standard al lavoro attivo.

FAQ

I tag sono la stessa cosa delle cartelle o degli elenchi?

No. Le cartelle e gli elenchi organizzano il luogo in cui si trova il lavoro. I tag classificano il lavoro tra gli elementi supportati per il filtraggio e la scansione.

Devo eliminare i tag non utilizzati?

Elimina solo quando sei sicuro che il tag non sia necessario per il lavoro attivo o storico.

Chi dovrebbe creare i tag?

Un piccolo gruppo di proprietari, amministratori o responsabili del team dovrebbe gestire i tag condivisi per evitare duplicati.