Creare e gestire modelli

Gestisci modelli consente agli utenti autorizzati di mantenere modelli di configurazione di elenchi riutilizzabili. I modelli possono includere nomi, stati, priorità, sezioni, colori e altre impostazioni predefinite supportate in modo che i team non ricostruiscano ripetutamente la stessa configurazione.

Utilizza i modelli per:

1. Standardizzare la configurazione dell’elenco ripetuto.
2. Mantieni coerenti i nomi e i colori degli stati.
3. Mantieni coerenti i nomi e i colori delle priorità.
4. Mantieni coerenti i nomi e i colori delle sezioni.
5. Carica un modello esistente prima di apportare modifiche.
6. Salva le modifiche solo dopo aver esaminato l’impatto.

Termini che potresti visualizzare:

• Nome modello identifica la configurazione riutilizzabile.
• Carica modello sostituisce la configurazione modificabile con un modello salvato selezionato.
• Gli Stati definiscono gli stati di avanzamento dell’attività.
• Le Priorità definiscono le etichette di urgenza o importanza.
• Le Sezioni lavorano in gruppo all’interno delle visualizzazioni elenco supportate.
• **Salva ** applica le modifiche.Annulla elimina le modifiche non salvate.
• Elementi predefiniti come Aperto, Fatto e Nessuno potrebbero essere protetti dall’eliminazione.

Prima di iniziare

• È necessaria l’autorizzazione per visualizzare o gestire i modelli.
• I modelli personalizzati potrebbero richiedere la disponibilità del piano.
• Rivedi gli elenchi attivi prima di modificare i modelli condivisi.

Come funzionano i modelli

1. Apri Impostazioni.
2. Apri Gestisci modelli.
3. Aggiorna il nome del modello quando è modificabile.
4. Aggiungi, rinomina, ricolora, riordina o elimina stati, priorità e sezioni.
5. Utilizza Carica modello quando desideri iniziare da una configurazione esistente.
6. Seleziona Salva per applicare le modifiche o Annulla per annullarle.

Risultato previsto: la nuova configurazione dell’elenco rimane coerente con lo standard Space.

Crea o aggiorna un modello

1. Apri Impostazioni> ** Gestisci modelli**.
2. Inserisci o conferma il nome del modello.
3. Aggiungi gli stati, le priorità e le sezioni di cui il team ha bisogno.
4. Rinominare le etichette vaghe prima che gli utenti inizino a utilizzarle.
5. Scegli colori facili da distinguere.
6. Riordina i valori nella sequenza che gli utenti dovrebbero vedere.
7. Seleziona Salva.
8. Crea un elenco di prova dal modello se la modifica è importante.

Aggiorna stati

1. Esamina l’elenco degli stati attuali.
2. Aggiungi uno stato solo quando rappresenta una fase reale del lavoro.
3. Rinomina gli stati poco chiari con brevi etichette orientate all’azione.
4. Mantieni Fatto come stato di completamento.
5. Evitare di eliminare gli stati attivi finché il lavoro esistente non viene ripulito.

Aggiorna le priorità

1. Mantieni le etichette di priorità semplici e mutuamente esclusive.
2. Usa il colore per separare le priorità urgenti dal lavoro normale.
3. Mantieni Nessuno disponibile per il lavoro a cui non è stata assegnata la priorità.
4. Riordina le priorità dalla più importante alla meno importante quando ciò aiuta la scansione.

Aggiorna sezioni

1. Utilizza le sezioni per raggruppare il lavoro in modo comprensibile per gli utenti.
2. Mantieni i nomi delle sezioni brevi.
3. Evita di utilizzare le sezioni come note lunghe o sostituzioni di stato.
4. Mantieni Nessuno disponibile per il lavoro che non è stato inserito in una sezione.

Risoluzione dei problemi

Il salvataggio è disabilitato

• Sintomo: non è possibile selezionare il pulsante Salva o Aggiorna.
• Causa: non esistono modifiche, il tuo ruolo non può essere salvato o l’app è offline.
• Risoluzione:
  1. Apporta un cambiamento visibile.
  2. Conferma che il tuo ruolo può gestire i modelli.
  3. Riconnettiti e riprova.

Non è possibile eliminare un valore

• Sintomo: Elimina non è disponibile per Aperto, Fatto, Nessuno o un altro valore.
• Causa: alcuni valori predefiniti sono protetti perché l’app li utilizza come fallback sicuri.
• Risoluzione:
  1. Rinominare o riordinare invece i valori modificabili.
  2. Mantieni le impostazioni predefinite protette in atto.

Gli utenti scelgono il modello sbagliato

• Sintomo: i nuovi elenchi iniziano da un modello obsoleto o poco chiaro.
• Causa: i nomi o i valori dei modelli potrebbero essere troppo simili.
• Risoluzione:
  1. Rinomina i modelli con scopo e pubblico chiari.
  2. Rimuovi i modelli obsoleti quando sei sicuro.
  3. Mantieni visibili solo i modelli utili.

FAQ

Le modifiche ai modelli aggiornano gli elenchi esistenti?

Di solito no. Considera i modelli come punti di partenza per la configurazione futura. Aggiorna direttamente gli elenchi esistenti se necessitano della nuova struttura.

Chi dovrebbe gestire i modelli?

I proprietari, gli amministratori o i responsabili dei processi dovrebbero gestire i modelli perché determinano il modo in cui verrà creato il lavoro futuro.

Ogni processo ripetuto dovrebbe avere un modello?

Crea solo modelli per configurazioni ripetute e di alto valore. Troppi modelli rallentano la selezione.