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Lists

Automatisieren Sie wiederholte Listenarbeit

Die Listenautomatisierung reduziert manuelle Aktualisierungen für wiederholbare Aufgabenprozesse. Verwenden Sie es, wenn der gleiche Auslöser und die gleichen Bedingungen jedes Mal die gleiche Aktion auslösen sollen.

Konzentrieren Sie sich bei der Automatisierung auf Listenebene auf Folgendes:

  1. Entscheiden Sie, ob eine wiederholte Listenaktion automatisiert werden soll.
  2. Planen Sie eine sichere Regel, bevor Sie sie erstellen.
  3. Testen Sie die Regel mit einer sicheren Aufgabe.
  4. Beheben Sie Fehler bei Regeln, die nicht ausgeführt werden oder sich zu sehr auf die Arbeit auswirken.

Verwandte Automatisierungshilfe

Begriffe, die Sie kennen sollten

  • Trigger ist das Aufgabenereignis, das die Regel startet.
  • Bedingung begrenzt, wann die Regel gelten soll.
  • Aktion ist die Aktualisierung, Benachrichtigung, Zuweisung, Erinnerung oder ein anderer ausgeführter Vorgang.
  • Geltungsbereich steuert, auf welche Liste oder Gruppe von Aufgaben sich die Regel auswirken kann.
  • Sichere Aufgabe ist eine Aufgabe mit geringem Risiko, die nur zum Testen des Verhaltens verwendet wird.

Bevor Sie beginnen

  • Sie müssen Zugriff auf die Liste haben.
  • Ihre Rolle muss den Automatisierungszugriff ermöglichen.
  • Der aktuelle Plan muss den Automatisierungszugriff beinhalten.
  • Die App muss online sein.
  • Testen Sie mit sicheren Aufgaben, bevor Sie sich bei wichtigen Arbeiten auf die Regel verlassen.

Entscheiden Sie, ob Sie automatisieren möchten

Nutzen Sie Automatisierung, wenn:

  1. Die Regel ist vorhersehbar.
  2. Der gleiche Zustand sollte immer die gleiche Aktion verursachen.
  3. Die Aktion ist risikoarm.
  4. Das Ergebnis ist leicht zu überprüfen.

Bewahren Sie das Aktionshandbuch auf, wenn:

  1. Die Entscheidung erfordert ein Urteil.
  2. Die Aktion könnte sich unerwartet auf viele Aufgaben auswirken.
  3. Die Bedingungen sind unklar.
  4. Die Änderung wäre schwer rückgängig zu machen.

Planen Sie eine Listenautomatisierung

Schreiben Sie die Regel, bevor Sie sie erstellen:

Wenn [Aufgabenauslöser] eintritt und [Bedingung] wahr ist, dann [Aktion].

Beispiele

  • Wenn eine Aufgabe in die Prüfung verschoben wird, weisen Sie den Prüfer zu.
  • Wenn eine Aufgabe als blockiert markiert ist, benachrichtigen Sie das Team.
  • Wenn ein Folgetermin festgelegt ist, erstellen Sie eine Erinnerung.

Erstellen und testen Sie die Regel

  1. Öffnen Sie die Automatisierungen über die App-Navigation oder einen unterstützten Listenautomatisierungs-Einstiegspunkt.
  2. Erstellen Sie eine neue Regel.
  3. Wählen Sie den Auslöser.
  4. Bedingungen hinzufügen.
  5. Wählen Sie die Aktion.
  6. Bestätigen Sie, dass der Umfang nur die vorgesehene Liste oder Aufgaben umfasst.
  7. Speichern.
  8. Testen Sie mit einer sicheren Aufgabe.
  9. Überprüfen Sie die betroffene Aufgabe und bestätigen Sie, dass nur die erwartete Aktion ausgeführt wurde.

Fehlerbehebung

Die Listenautomatisierung wird nicht ausgeführt

  • Problem: Eine Aufgabe ändert sich, aber die erwartete automatische Aktion wird nicht ausgeführt.
  • Ursache: Die Regel ist möglicherweise inaktiv, der Auslöser stimmt möglicherweise nicht überein, die Bedingungen stimmen möglicherweise nicht überein, der Zugriff fehlt möglicherweise oder die Automatisierung ist möglicherweise nicht verfügbar.
  • Lösung:
    1. Bestätigen Sie, dass die Automatisierungen geladen werden.
    2. Bestätigen Sie, dass die Regel aktiv ist.
    3. Bestätigen Sie, dass die Aufgabe innerhalb des Gültigkeitsbereichs liegt.
    4. Überprüfen Sie jeden Zustand.
    5. Testen Sie mit einer sicheren Aufgabe, die eindeutig übereinstimmt.

Die Listenautomatisierung wirkt sich auf die falschen Aufgaben aus

  • Problem: Es werden mehr Aufgaben als erwartet aktualisiert.
  • Ursache: Der Umfang, der Auslöser oder die Bedingungen sind zu weit gefasst.
  • Lösung:
    1. Pausieren oder deaktivieren Sie die Regel, falls verfügbar.
    2. Grenzen Sie den Umfang ein.
    3. Fügen Sie strengere Bedingungen hinzu.
    4. Testen Sie mit einer passenden und einer nicht passenden Aufgabe.

FAQ

Sollte ich zuerst die Aufgabenerstellung oder Aufgabenaktualisierungen automatisieren?

Beginnen Sie mit risikoarmen Aktualisierungen wie Aufgaben, Erinnerungen oder Benachrichtigungen. Vermeiden Sie umfassende automatische Erstellungs- oder Löschregeln, bis der Auslöser nachgewiesen ist.

Kann Automatisierung einen klaren Listenprozess ersetzen?

Nein. Definieren Sie zuerst den Prozess und automatisieren Sie dann die wiederholbaren Teile.