Erstellen und verwalten Sie Automatisierungen

Automatisierungsregeln sollten spezifisch, testbar und leicht zu erklären sein. Eine starke Regel verwendet einen klaren Auslöser, enge Bedingungen, eine sichere Aktion und einen kontrollierten Geltungsbereich.

Ein sicheres Automatisierungssetup sollte Ihnen dabei helfen:

1. Planen Sie eine neue Automatisierungsregel.
2. Erstellen Sie eine Regel im Automation Builder.
3. Überprüfen und ändern Sie eine bestehende Regel.
4. Bestätigen Sie Zugriffs-, Plan- und Netzwerkanforderungen.
5. Testen Sie Ihr Verhalten, bevor Sie sich darauf verlassen.

Builder-State-Referenz

Staat	Was zu tun ist
Laden	Warten Sie, bis der Builder initialisiert ist.
Versuchen Sie es noch einmal	Wählen Sie „Wiederholen“. Wenn es erneut auftritt, aktualisieren Sie die App und bestätigen Sie den Netzwerkzugriff.
Kein Internet	Stellen Sie die Verbindung wieder her, bevor Sie Regeln öffnen oder ändern.
Kein Zugriff	Bitten Sie einen Space-Administrator, Ihre Rolle zu überprüfen.
Aufforderung zum Upgrade	Bitten Sie den Rechnungsinhaber, die Verfügbarkeit des Plans zu überprüfen.
Builder geladen	Erstellen, überprüfen und verwalten Sie Regeln im Builder.

Referenz zum Regeldesign

Teil	Definition	Gute Praxis
Name	Das Etikett, das die Leute im Builder sehen.	Verwenden Sie einen klaren Zweck, z. B. Prüfer zuweisen, wenn die Aufgabe in „Überprüfen“ verschoben wird.
Auslöser	Das Ereignis, das die Regel startet.	Wählen Sie die spezifischste verfügbare Veranstaltung.
Zustand	Anforderungen, die erfüllt sein müssen, bevor die Aktion ausgeführt wird.	Fügen Sie Bedingungen hinzu, um versehentliche Übereinstimmungen zu verhindern.
Aktion	Die Aktualisierung, Benachrichtigung, Zuweisung, Erinnerung oder ein anderer durchgeführter Vorgang.	Halten Sie die erste Version risikoarm.
Umfang	Der Bereich, die Liste oder der Arbeitsbereich, in dem die Regel gilt.	Beginnen Sie schmal und erweitern Sie es erst nach dem Testen.
Status	Ob die Regel ausgeführt werden kann.	Pausieren oder deaktivieren Sie Regeln, während Sie unerwartetes Verhalten untersuchen.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen sich im richtigen Bereich befinden.
• Ihre Rolle muss den Automatisierungszugriff ermöglichen.
• Ihr Plan muss den Automatisierungszugriff beinhalten.
• Verwenden Sie sichere Testobjekte, bevor Sie sich bei der tatsächlichen Arbeit auf die Regel verlassen.

Planen Sie die Regel vor dem Bau

Schreiben Sie die Regel in diesem Format:

Wenn [Auslöser] eintritt und [Bedingung] wahr ist, dann [Aktion].

Beispiele:

• Wenn eine Aufgabe in „Überprüfen“ verschoben wird, weisen Sie den Prüfer zu.
• Wenn eine Aufgabe als blockiert markiert ist, benachrichtigen Sie das Team.
• Wenn ein Folgetermin hinzugefügt wird, erstellen Sie eine Erinnerung.

Erstellen Sie eine Automatisierung

1. Öffnen Sie die Automatisierungen.
2. Warten Sie, bis der Builder geladen ist.
3. Starten Sie eine neue Regel.
4. Benennen Sie die Regel klar.
5. Wählen Sie den Auslöser.
6. Bedingungen hinzufügen.
7. Wählen Sie die Aktion.
8. Bestätigen Sie den Umfang.
9. Speichern Sie die Regel.
10. Testen Sie es mit einem sicheren Gegenstand.

Erwartetes Ergebnis: Die Automatisierung wird gespeichert und betrifft nur die Matching-Arbeit.

Verwalten Sie eine vorhandene Automatisierung

1. Öffnen Sie die Automatisierungen.
2. Wählen Sie die Regel aus, die Sie überprüfen möchten.
3. Überprüfen Sie Name, Auslöser, Bedingungen, Aktion, Umfang und Status.
4. Pausieren oder deaktivieren Sie die Regel, wenn das Verhalten unsicher ist.
5. Bearbeiten Sie jeweils einen Teil.
6. Speichern und erneut testen.

Checkliste für die sichere Einrichtung

Bevor Sie sich auf eine Regel verlassen, bestätigen Sie Folgendes:

1. Der Auslöser ist spezifisch.
2. Bedingungen verhindern weitgehende Übereinstimmungen.
3. Die Aktion ist sicher.
4. Der Geltungsbereich ist auf den vorgesehenen Bereich beschränkt.
5. Ein Testgegenstand lieferte das erwartete Ergebnis.
6. Das betroffene Team versteht das automatische Aktualisieren.
7. Sie wissen, wie Sie die Regel bei Bedarf pausieren oder deaktivieren können.

Fehlerbehebung

Builder zeigt weiterhin „Wiederholen“ an

• Problem: Der Builder wird nach einem erneuten Versuch nicht geöffnet.
• Ursache: Möglicherweise fehlen Sitzungs-, Netzwerk-, Dienstverfügbarkeits- oder Initialisierungsdetails.
• Lösung:
  1. Bestätigen Sie, dass Sie online sind.
  2. Aktualisieren Sie die App.
  3. Bestätigen Sie, dass der aktuelle Space korrekt geladen wurde.
  4. Versuchen Sie es erneut.
  5. Geben Sie die ungefähre Zeit und den betroffenen Space an, falls das Problem immer noch fehlschlägt.

Die Regel beeinflusst zu viel Arbeit

• Problem: Es ändern sich mehr Elemente als erwartet.
• Ursache: Auslöser, Bedingungen oder Umfang sind zu weit gefasst.
• Lösung:
  1. Pausieren oder deaktivieren Sie die Regel, falls verfügbar.
  2. Enger Anwendungsbereich.
  3. Fügen Sie strengere Bedingungen hinzu.
  4. Testen Sie mit einem passenden und einem nicht passenden Element.

Die Menschen sind von automatischen Änderungen überrascht

• Problem: Teammitglieder wissen nicht, warum sich die Arbeit geändert hat.
• Ursache: Der Regelname oder Teamprozess erklärt die Automatisierung möglicherweise nicht.
• Lösung:
  1. Benennen Sie die Regel um, damit ihr Zweck klar ist.
  2. Teilen Sie den betroffenen Benutzern mit, welcher Auslöser die Aktion auslöst.
  3. Halten Sie risikoreiche Entscheidungen im Handumdrehen.

FAQ

Wie umfassend sollte eine neue Regelung sein?

Fangen Sie eng an. Erweitern Sie es erst, nachdem ein sicherer Test das Verhalten nachgewiesen hat.

Sollte ich eine Regel bearbeiten, während sie unerwartete Aktualisierungen verursacht?

Halten Sie es zunächst an oder deaktivieren Sie es, wenn der Builder diese Option bereitstellt. Anschließend bearbeiten, testen und erneut aktivieren.