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Listeneinstellungen, Zugriff und Standardeinstellungen verwalten

Listeneinstellungen steuern den Container, der Aufgaben enthält. Die Ansichtseinstellungen steuern ein gespeichertes Layout in dieser Liste. Halten Sie den Unterschied klar, bevor Sie Datenschutz, Felder oder gespeicherte Ansichten ändern.

Verwenden Sie Listeneinstellungen, wenn Sie Folgendes benötigen:

  1. Benennen Sie eine Liste um.
  2. Überprüfen oder ändern Sie den Datenschutz der Liste.
  3. Teilen Sie die Liste mit bestimmten Mitgliedern.
  4. Verwalten Sie Zugriffs- und Einstellungsrechte auf Listenebene.
  5. Verstehen Sie, warum Einstellungen, Import-, Export-, Archivierungs- oder Löschaktionen ausgeblendet oder deaktiviert sind.
  6. Entscheiden Sie, ob eine Änderung zur Liste oder zu einer gespeicherten Ansicht gehört.

Verwenden Sie Ansichtseinstellungen, wenn Sie Folgendes benötigen:

  1. Benennen Sie eine gespeicherte Ansicht um, duplizieren Sie sie, teilen Sie sie, machen Sie sie privat oder löschen Sie sie.
  2. Speichern Sie Filter, Sortierung, Gruppierung, ausgeblendete Gruppen oder Anzeigeeinstellungen.
  3. Tabellenspalten für eine Tabellenansicht ändern.
  4. Ändern Sie die Kalenderanzeigeeinstellungen für eine Kalenderansicht.

Bevor Sie beginnen

  • Sie müssen Zugriff auf die Liste haben.
  • Listeneinstellungen erfordern Einstellungszugriff für die Liste.
  • Datenschutz- und Freigabeoptionen können von Ihrer Rolle, dem Listeneigentümer und den Space-Einstellungen abhängen.
  • Einige Felder, Abschnitte, Status, Prioritäten, Tags, CRM-Links, Kommentare, Anhänge und Zeiterfassungsoptionen hängen von den App-Einstellungen ab.
  • Planverfügbarkeits- und Nutzungsbeschränkungen können Erstellungs- und Konfigurationsaktionen ausblenden oder deaktivieren.
  • Für die meisten Einstellungsänderungen muss die App online sein.

Wie Listeneinstellungen gelten

  1. Öffnen Sie die Liste.
  2. Entscheiden Sie, ob die Änderung die gesamte Liste oder nur die aktuelle Ansicht betrifft.
  3. Öffnen Sie den Breadcrumb für weitere Aktionen für Aktionen auf Listenebene oder zeigen Sie weitere Aktionen für Aktionen in der gespeicherten Ansicht an.
  4. Überprüfen Sie vor dem Speichern Datenschutz, Zugriff und Nebenwirkungen.
  5. Stellen Sie sicher, dass sich die Liste für betroffene Benutzer weiterhin korrekt verhält.

Erwartetes Ergebnis: Die Listenstruktur, der Zugriff und die gespeicherten Ansichten entsprechen der Arbeitsweise des Teams, ohne dass Arbeiten versehentlich ausgeblendet oder wichtige Einstellungen entfernt werden.

Benennen Sie eine Liste um

  1. Öffnen Sie die Liste.
  2. Weitere Aktionen im Breadcrumb öffnen.
  3. Wählen Sie die Option „Umbenennen“ oder „Einstellungen“.
  4. Geben Sie den neuen Listennamen ein.
  5. Speichern Sie die Änderung.
  6. Bestätigen Sie, dass der neue Name in Sammlungen, Breadcrumbs und in der Suche angezeigt wird.

Machen Sie eine Liste sicher privat

  1. Öffnen Sie die Liste.
  2. Öffnen Sie die Datenschutz- oder Freigabeeinstellung für die Liste.
  3. Überprüfen Sie aktuelle Mitglieder, die sich auf die Liste verlassen.
  4. Aktivieren Sie den privaten Zugriff nur, wenn die Liste eingeschränkt werden soll.
  5. Fügen Sie jedes Mitglied hinzu, das noch Zugriff benötigt.
  6. Speichern Sie die Änderung.
  7. Bitten Sie ein betroffenes Mitglied, den Zugriff zu aktualisieren und zu bestätigen.

Teilen Sie eine private Liste

  1. Öffnen Sie das Listenfreigabe-Steuerelement.
  2. Nach dem Mitglied suchen.
  3. Wählen Sie die entsprechende Zugriffsebene.
  4. Speichern oder bestätigen Sie die Änderung.
  5. Weisen Sie das Mitglied an, die Liste über Sammlungen, die Suche oder den freigegebenen Link zu öffnen.

Aktualisieren Sie die Einstellungen für die gespeicherte Ansicht

  1. Öffnen Sie die Listenansicht, die Sie ändern möchten.
  2. Passen Sie Filter, Sortierung, Gruppierung, Spalten oder Datumsanzeige an.
  3. Wählen Sie Speichern, wenn in der Ansicht nicht gespeicherte Änderungen angezeigt werden.
  4. Verwenden Sie Zurücksetzen, wenn die Änderung nicht beibehalten werden soll.
  5. Verwenden Sie „Weitere Aktionen anzeigen“ zum Umbenennen, Duplizieren, Datenschutz, Teilen oder Löschen.

Tabellenspalten konfigurieren

  1. Öffnen Sie eine Tabellenansicht.
  2. Öffnen Sie die Ansicht „Weitere Aktionen“ oder die Symbolleiste „Weitere Aktionen“.
  3. Wählen Sie Tabelleneinstellungen.
  4. Schalten Sie Felder ein oder aus und ordnen Sie sichtbare Felder neu an.
  5. Lassen Sie den Aufgabennamen als primäre Kennung sichtbar.
  6. Speichern oder schließen Sie, nachdem die Tabelle aktualisiert wurde.

Kalenderanzeige konfigurieren

  1. Öffnen Sie eine Kalenderansicht.
  2. Öffnen Sie die Symbolleiste für weitere Aktionen.
  3. Wählen Sie Kalendereinstellungen, sofern verfügbar.
  4. Aktualisieren Sie die Anzeigeoptionen für den Kalender.
  5. Bestätigen Sie, dass Aufgaben weiterhin zu den erwarteten Terminen angezeigt werden.

Archivieren oder löschen Sie eine Liste

  1. Weitere Aktionen im Breadcrumb öffnen.
  2. Wählen Sie „Archivieren“ oder „Löschen“ erst, nachdem Sie bestätigt haben, dass die Liste für die aktive Arbeit nicht mehr benötigt wird.
  3. Lesen Sie die Bestätigungsnachricht.
  4. Bestätigen Sie die Aktion.
  5. Verwenden Sie die Einstellungen „Archiviert“ oder „Zuletzt gelöscht“, wenn eine Wiederherstellung erforderlich ist.

Fehlerbehebung

Eine Einstellungssteuerung ist deaktiviert

  • Problem: Sie können eine Einstellung sehen, sie aber nicht ändern.
  • Ursache: Möglicherweise haben Sie keinen Zugriff auf die Einstellungen, die App ist möglicherweise offline, das Element ist möglicherweise schreibgeschützt oder die Funktion ist für den aktuellen Plan möglicherweise nicht verfügbar.
  • Lösung:
    1. Bestätigen Sie, dass Sie online sind.
    2. Bitten Sie den Listeneigentümer oder Space-Administrator, Ihre Rolle zu bestätigen.
    3. Überprüfen Sie, ob die Funktion in den App-Einstellungen aktiviert ist.
    4. Bitten Sie einen Kontoinhaber, die Verfügbarkeit des Plans zu überprüfen, wenn eine Upgrade- oder Limitmeldung angezeigt wird.

Benutzer verlieren nach einer Datenschutzänderung den Zugriff

  • Problem: Teamkollegen berichten, dass die Liste verschwunden ist oder keinen Zugriff anzeigt.
  • Ursache: Die Liste oder gespeicherte Ansicht wurde möglicherweise privat gemacht, ohne dass die erforderlichen Benutzer hinzugefügt wurden.
  • Lösung:
    1. Öffnen Sie die Liste oder zeigen Sie die Freigabeeinstellungen an.
    2. Fügen Sie betroffene Benutzer hinzu.
    3. Bestätigen Sie, ob der Zugriff für die gesamte Liste oder nur für eine gespeicherte Ansicht gelten soll.
    4. Bitten Sie Benutzer, die Liste zu aktualisieren und erneut zu öffnen.

Feldänderungen machen bestehende Aufgaben unübersichtlich

  • Problem: Aufgaben weisen alte Status, fehlende Prioritäten oder unerwartete Abschnitte auf.
  • Ursache: Vorhandene Aufgaben können weiterhin Werte enthalten, die umbenannt, entfernt, ausgeblendet oder nicht mehr verwendet wurden.
  • Lösung:
    1. Filtern Sie Aufgaben nach dem alten Wert.
    2. Gegebenenfalls Massenaktualisierungsaufgaben.
    3. Alte Werte bleiben sichtbar, bis die Migration abgeschlossen ist.
    4. Dokumentieren Sie die neuen Werte für das Team.

Die Ansichtseinstellungen bleiben nicht bestehen

  • Problem: Filter, Sortierung, Gruppierung oder Spalten werden nach dem Verlassen der Liste zurückgesetzt.
  • Ursache: Die Ansicht enthält möglicherweise nicht gespeicherte Änderungen oder Sie haben keinen Zugriff auf die Einstellungen.
  • Lösung:
    1. Suchen Sie nach dem Ändern der Ansicht nach Speichern.
    2. Wählen Sie Speichern, um beizubehalten.
    3. Verwenden Sie Reset, wenn die Änderung verworfen werden soll.
    4. Bitten Sie um Zugriff auf die Einstellungen, wenn „Speichern“ nicht verfügbar ist.

FAQ

Sind die Listeneinstellungen und die Einstellungen für die gespeicherte Ansicht identisch?

Nein. Listeneinstellungen wirken sich auf die gesamte Liste aus. Die Einstellungen der gespeicherten Ansicht wirken sich auf ein Layout innerhalb der Liste aus.

Soll ich eine Liste privat machen oder eine Ansicht privat machen?

Machen Sie die Liste privat, wenn die Arbeit selbst eingeschränkt werden soll. Machen Sie eine Ansicht privat, wenn die Arbeit sichtbar bleiben kann, ein bestimmtes gespeichertes Layout jedoch eingeschränkt werden soll.

Wer sollte die Listeneinstellungen verwalten?

Gewähren Sie den Zugriff auf die Einstellungen nur Personen, die den Listenvorgang, die Auswirkungen des Zugriffs und die Wiederherstellungsoptionen verstehen.

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