Arbeit mit Listen verwalten

Eine Liste ist der Aufgabenbereich für ein bestimmtes Projekt, einen Prozess, einen Kunden, ein Team oder einen Betriebsbereich. Listen befinden sich in Sammlungen und können dieselben Aufgaben über Checklisten-, Board-, Zeitleisten-, Kalender-, Gantt- und Tabellenansichten anzeigen, sofern diese Ansichten verfügbar sind.

Verwenden Sie eine Liste, wenn Sie Folgendes benötigen:

1. Erfassen und verwalten Sie Aufgaben an einem Ort.
2. Überprüfen Sie dieselben Aufgaben in verschiedenen Ansichten.
3. Konzentrieren Sie sich mit Meine- oder Mitgliederfiltern auf Ihre eigene Arbeit.
4. Wenden Sie Filter-, Sortier-, Gruppierungs- und gespeicherte Ansichtseinstellungen an.
5. Erstellen Sie Aufgaben, fügen Sie schnell Aufgaben hinzu, aktualisieren Sie Aufgaben in großen Mengen, importieren Sie Aufgaben oder exportieren Sie Aufgabendaten.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen Zugriff auf den Bereich haben, der die Liste enthält.
• Private Listen erfordern eine explizite Freigabe oder ausreichenden Administratorzugriff.
• Zum Erstellen von Aufgaben ist Erstellungszugriff auf die Liste erforderlich.
• Zum Aktualisieren von Aufgaben ist Bearbeitungszugriff für die Aufgabe oder Liste erforderlich.
• Ansichtseinstellungen, Listeneinstellungen, Import-, Export-, Archivierungs- und Löschaktionen hängen von Rollenberechtigungen, App-Einstellungen, Planverfügbarkeit und Nutzungsbeschränkungen ab.

Wie Listen die Arbeit organisieren

1. Öffnen Sie die Liste über Sammlungen, Suche, Favoriten, Command Center, eine Benachrichtigung oder einen direkten Link.
2. Vergewissern Sie sich, dass der Breadcrumb und der Listentitel mit dem Werk übereinstimmen, das Sie öffnen wollten.
3. Wählen Sie eine Ansicht, die zum Job passt: Checkliste, Board, Zeitleiste, Kalender, Gantt oder Tabelle.
4. Verwenden Sie Meine, Mitgliederfilter, Filter, Sortieren und Gruppieren, um die Ansicht zu fokussieren.
5. Aufgaben erstellen oder aktualisieren.
6. Ansichtsänderungen speichern, wenn die Konfiguration beibehalten werden soll.

Erwartetes Ergebnis: Die Liste wird zu einem zuverlässigen Aufgabenbereich, in dem Mitglieder dieselbe Arbeit über stabile Ansichten überprüfen können.

Hauptaufgaben

Öffnen Sie eine Liste

1. Öffnen Sie Sammlungen.
2. Wählen Sie die Zeile „Liste“ aus oder verwenden Sie die Such-/Befehlszentrale, wenn Sie den Namen der Liste kennen.
3. Bestätigen Sie die Breadcrumb- und Listenansichtsauswahl.
4. Wenn die Liste zur Übersicht geöffnet wird, wählen Sie eine Aufgabenansicht aus, um mit der Arbeit zu beginnen.

Wählen Sie eine Ansicht

1. Wählen Sie auf dem Desktop eine Ansichtsregisterkarte aus.
2. Öffnen Sie auf Mobilgeräten die Ansichtsauswahl und wählen Sie eine Ansicht aus.
3. Verwenden Sie Übersicht, wenn Sie vor dem Bearbeiten von Aufgaben eine Zusammenfassung benötigen.
4. Verwenden Sie + Listenansicht, wenn die vorhandenen Ansichten nicht mit Ihrer Arbeit übereinstimmen.

Konzentrieren Sie sich auf sichtbare Aufgaben

1. Aktivieren Sie Meine, wenn Sie nur mit der Arbeit verbunden sein möchten.
2. Verwenden Sie die Mitgliederauswahl für einen oder mehrere Mitwirkende.
3. Öffnen Sie Filter für feldbasierte Bedingungen.
4. Öffnen Sie Sortieren, um die Reihenfolge zu steuern.
5. Öffnen Sie Gruppe, um Aufgaben zu gruppieren, wenn die aktuelle Ansicht dies unterstützt.
6. Speichern Sie die Ansicht, wenn das fokussierte Setup erhalten bleiben soll.

Erstellen Sie eine Aufgabe

1. Wählen Sie + Neue Aufgabe.
2. Geben Sie den Aufgabennamen ein.
3. Füllen Sie die erforderlichen Felder im Aufgabendialog aus.
4. Speichern oder schließen Sie, nachdem die Aufgabe erstellt wurde.
5. Löschen Sie die Filter, wenn die neue Aufgabe nicht in der aktuellen Ansicht angezeigt wird.

Fügen Sie schnell eine Aufgabe hinzu

„Schnell hinzufügen“ wird in unterstützten gruppierten Ansichten und leeren/Gruppenabschnitten angezeigt.

1. Wählen Sie + Schnellaufgabe in der Gruppe aus, zu der die Aufgabe gehört.
2. Geben Sie einen Aufgabennamen ein.
3. Senden Sie die Schnellaufgabe.
4. Öffnen Sie die Aufgabe später, wenn Sie Eigentümer, Datum, Priorität, Beschreibung, Kommentare oder Unteraufgaben benötigen.

Beim schnellen Hinzufügen wird der aktuelle Gruppenkontext verwendet. Beispielsweise erhält eine unter einer Statusgruppe schnell hinzugefügte Aufgabe diesen Status, wenn die Ansicht ihn unterstützt.

Massenaktualisierungsaufgaben

1. Wählen Sie eine oder mehrere Aufgaben aus.
2. Öffnen Sie Massenaktionen.
3. Wählen Sie Status festlegen, Priorität festlegen, Abschnitt festlegen, Eigentümer, Kopieren nach, Verschieben oder Löschen.
4. Überprüfen Sie die ausgewählte Aufgabenanzahl, bevor Sie bestätigen.
5. Mit Abbrechen verlassen Sie den Auswahlmodus.

Verfügbarkeit und Limits anzeigen

Ansicht	Filtern	Sortieren	Gruppe	Notizen
Checkliste	Ja	Ja	Ja	Ideal für eine schnelle Aufgabenüberprüfung und einfache Ausführung.
Vorstand	Ja	Ja	Ja	Durch die Gruppierung werden Spalten oder Buckets gesteuert. Die Fälligkeitstafel verfügt über eine spezielle Heute-Navigation.
Zeitleiste	Ja	Ja	Ja	Als datumsbasiertes Board implementiert; nützlich für die Planung über einen längeren Zeitraum hinweg.
Kalender	Ja	Nein	Nein	Verwendet Kalenderkontrollen, Datumsbereiche und die Überprüfung ungeplanter Aufgaben.
Gantt	Ja	Nein	Nein	Verwendet Zeitplansteuerelemente wie „Heute“, „Alles einblenden“, „Alles ausblenden“ und „Timeline-Zoom“.
Tisch	Ja	Ja	Ja	Unterstützt die Sichtbarkeit und Reihenfolge von Tabellenspalten.

Fehlerbehebung

Aufgaben fehlen

• Problem: Erwartete Aufgaben sind nicht sichtbar.
• Ursache: Filter, Mine, Mitgliederfilter, ausgeblendete erledigte Aufgaben, Gruppierungs-Ausblendeinstellungen, Datumsbereiche, privater Zugriff oder die ausgewählte Ansicht können sie ausblenden.
• Lösung:
  1. Schalten Sie Mein aus.
  2. Löschen Sie Mitgliederfilter und erweiterte Filter.
  3. Erledigte Aufgaben anzeigen.
  4. Überprüfen Sie die Einstellungen zum Ausblenden von Gruppen.
  5. Wechseln Sie zu einer anderen Ansicht.
  6. Suchen Sie nach dem Aufgabennamen.

Die Liste wird geöffnet, die Aktionen sind jedoch deaktiviert

• Problem: Neue Aufgabe, Einstellungen, Import, Export oder Anzeigeaktionen sind deaktiviert.
• Ursache: Ihre Rolle gewährt möglicherweise Zugriff auf die Ansicht, jedoch keine Aktionen zum Erstellen, Bearbeiten, Einstellen, Importieren, Exportieren oder Löschen.
• Lösung:
  1. Bestätigen Sie den aktiven Space.
  2. Bitten Sie den Listeneigentümer oder Space-Administrator, Ihre Rolle zu bestätigen.
  3. Überprüfen Sie, ob die Liste privat ist.
  4. Überprüfen Sie den Plan oder die Nutzungsbeschränkungen, wenn ein Sperrindikator angezeigt wird.

Ansichtsänderungen kehren immer wieder zurück

• Problem: Filter, Sortierung, Gruppierung oder Spalten werden zurückgesetzt, nachdem Sie die Liste verlassen.
• Ursache: Die Ansichtsänderung wurde nicht gespeichert oder Sie haben keinen Zugriff auf die Einstellungen.
• Lösung:
  1. Suchen Sie nach dem Ändern einer Ansicht nach Speichern.
  2. Wählen Sie Speichern, wenn die Änderung bestehen bleiben soll.
  3. Bitten Sie um Zugriff auf die Einstellungen, wenn „Speichern“ nicht verfügbar ist.
  4. Verwenden Sie Zurücksetzen, wenn Sie lokale Änderungen verwerfen möchten.

FAQ

Ist eine Liste dasselbe wie ein Ordner?

Nein. Ein Ordner organisiert Elemente in Sammlungen. Eine Liste verwaltet Aufgaben.

Ändert das Ändern einer Ansicht die Aufgabendaten?

Filter, Sortieren, Gruppieren und sichtbare Spalten ändern die Art und Weise, wie Aufgaben angezeigt werden. Durch das Bearbeiten von Aufgabenfeldern werden die tatsächlichen Aufgabendaten geändert.

Warum werden auf Mobilgeräten weniger Schaltflächen angezeigt?

Auf Mobilgeräten gruppiert die App sekundäre Steuerelemente in der Ansichtsauswahl und im Bereich „Filter- und Mehr-Werkzeuge“, sodass der Aufgabenbereich auch auf kleinen Bildschirmen nutzbar bleibt.