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Sammlungselemente archivieren, löschen und wiederherstellen

Archivieren und Löschen sind Bereinigungsaktionen für Sammlungselemente. Verwenden Sie das Archiv, wenn das Element aktive Ansichten verlassen soll, später aber möglicherweise noch benötigt wird. Verwenden Sie „Löschen“, wenn das Element aus der aktiven Arbeit entfernt und nur über „Zuletzt gelöscht“ wiederhergestellt werden soll, sofern dies unterstützt wird.

Überprüfen Sie den Wiederherstellungspfad, bevor Sie Ordner, Listen, Dokumente, Whiteboards, Dashboards, Ziele oder andere unterstützte Elemente entfernen.

Bevor Sie beginnen

Sie müssen Zugriff auf den Artikel haben.
Zum Archivieren, Entarchivieren, Löschen und Wiederherstellen ist die entsprechende Berechtigung erforderlich.
Der Elementtyp muss die Aktion unterstützen.
Bei integrierten oder geschützten Elementen ist das Archivieren oder Löschen möglicherweise nicht möglich.
Die Wiederherstellung hängt von den Berechtigungen, der Aufbewahrung und davon ab, ob das Element noch im Wiederherstellungsbereich vorhanden ist.

Referenz archivieren, löschen und wiederherstellen

Aktion	Beste Verwendung	Wo soll ich anfangen?	Wiederherstellungspfad
Archiv	Blenden Sie abgeschlossene, pausierte oder inaktive Arbeiten aus aktiven Ansichten aus.	Weitere Aktionen in der Breadcrumb-Liste, weitere Aktionen in der Zeile oder Elementeinstellungen, sofern verfügbar.	Einstellungen > Archiviert.
Dearchivieren	Archivierte Arbeit in aktive Ansichten zurückführen.	Einstellungen > Archiviert.	Das Element kehrt nach Möglichkeit zu den aktiven Sammlungen oder seinem übergeordneten Speicherort zurück.
Löschen	Entfernen Sie doppelte, fehlerhafte oder nicht mehr benötigte Arbeiten.	Weitere Aktionen in der Breadcrumb-Liste, weitere Aktionen in der Zeile oder Elementeinstellungen, sofern verfügbar.	Einstellungen > Zuletzt gelöscht, sofern unterstützt.
Wiederherstellen	Bringen Sie ein gelöschtes Element zurück.	Einstellungen > Zuletzt gelöscht.	Das Element kehrt an seinen vorherigen Standort oder den nächstgelegenen gültigen Standort zurück.

Bestätigungsverhalten

Bestätigung	Was Sie überprüfen sollten
Archivbestätigung	Bestätigen Sie den Namen des Elements und bestätigen Sie, dass es beabsichtigt ist, es aus aktiven Ansichten auszublenden.
Bestätigung löschen	Bestätigen Sie den Namen des Elements und seien Sie sich darüber im Klaren, dass die aktive Arbeit für alle Personen mit Zugriff möglich ist.
Aktion deaktiviert	Wahrscheinlich fehlt Ihnen die Berechtigung, Sie sind offline oder das Element ist geschützt.
Fehlende Aktion	Der Elementtyp, der integrierte Status oder der aktuelle Bildschirm unterstützen diese Aktion möglicherweise nicht.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wählen Sie „Archivieren“ statt „Löschen“, wenn das Element später möglicherweise benötigt wird.

Funktionsweise des Archivierens, Löschens und Wiederherstellens

Öffnen Sie das Element oder suchen Sie es in den Sammlungen.
Öffnen Sie das Breadcrumb- oder Zeilenmenü mit weiteren Aktionen.
Wählen Sie Archivieren oder Löschen.
Überprüfen Sie die Bestätigung.
Bestätigen Sie die Aktion nur, wenn das Element die aktive Arbeit verlassen soll.
Verwenden Sie Einstellungen > Archiviert oder Einstellungen > Zuletzt gelöscht, um Elemente bei Bedarf wiederherzustellen.

Erwartetes Ergebnis: Aktive Sammlungen bleiben sauber, während wiederherstellbare Arbeiten über den richtigen Einstellungsbereich auffindbar bleiben.

Archivieren Sie ein Element

Öffnen Sie das Element oder suchen Sie es in den Sammlungen.
Öffnen Sie das Menü „Weitere Aktionen“.
Wählen Sie Archiv.
Bestätigen Sie die Archivierungsaktion.
Stellen Sie sicher, dass das Element nicht mehr in aktiven Sammlungen angezeigt wird.

Ein Element aus dem Archiv entfernen

Öffnen Sie Einstellungen.
Öffnen Sie Archiviert.
Suchen Sie den Artikel nach Typ, Name oder Datum.
Wählen Sie die Aktion „Archivierung aufheben“.
Bestätigen Sie, dass das Element erneut in der aktiven Arbeit angezeigt wird.

Ein Element löschen

Öffnen Sie das Element oder suchen Sie es in den Sammlungen.
Öffnen Sie das Menü „Weitere Aktionen“.
Wählen Sie Löschen.
Lesen Sie die Bestätigung und den Artikelnamen.
Bestätigen Sie nur, wenn das Element aus der aktiven Arbeit entfernt werden soll.

Ein gelöschtes Element wiederherstellen

Öffnen Sie Einstellungen.
Öffnen Sie Zuletzt gelöscht.
Finden Sie den Artikel.
Wählen Sie Wiederherstellen, sofern verfügbar.
Bestätigen Sie, dass das Element im erwarteten Space oder Ordner angezeigt wird.

Wählen Sie „Verschieben“ statt „Archivieren“ oder „Löschen“.

Verwenden Sie Verschieben, wenn das Element gültig ist, sich aber im falschen Ordner befindet. Durch Verschieben bleibt das Element aktiv und es werden Wiederherstellungsschritte vermieden.

Entscheidungsleitfaden

Situation	Empfohlene Maßnahme
Die Arbeit ist abgeschlossen, kann aber später referenziert werden.	Archiv.
Das Element befindet sich im falschen Ordner.	Bewegen.
Der Artikelname ist verwirrend.	Umbenennen.
Das Element ist doppelt vorhanden oder wurde versehentlich erstellt.	Löschen, nachdem die Wiederherstellungserwartungen bestätigt wurden.
Das Element enthält vertrauliche Arbeiten, die nur einige Personen sehen sollten.	Überprüfen Sie die Datenschutz- und Freigabeeinstellungen, anstatt sie zu löschen.
Das Element wird durch die Berichterstattung eingebaut oder verwendet.	Fragen Sie vor dem Archivieren oder Löschen einen Administrator.

Fehlerbehebung

Archivieren oder Löschen ist deaktiviert

Problem: Sie können Archivieren oder Löschen sehen, können es aber nicht auswählen.
Ursache: Möglicherweise verfügen Sie nicht über die Berechtigung zum Löschen/Verwalten, sind möglicherweise offline oder das Element ist möglicherweise geschützt.
Lösung:
1. Bestätigen Sie Ihre Verbindung.
2. Bitten Sie den Eigentümer oder einen Space-Administrator um die erforderliche Berechtigung.
3. Verwenden Sie Verschieben oder Umbenennen, wenn Sie nur eine Bereinigung benötigen und keinen Zugriff zum Entfernen haben.

Sie können ein archiviertes Element nicht finden

Problem: Das Element ist nach der Archivierung aus den Sammlungen verschwunden.
Ursache: Archivierte Elemente werden in aktiven Ansichten ausgeblendet.
Lösung:
1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Öffnen Sie Archiviert.
3. Suchen oder durchsuchen Sie nach Artikeltyp und -name.
4. Dearchivieren Sie es, wenn es wieder aktiv werden soll.

Sie können ein gelöschtes Element nicht finden

Problem: Das Element befindet sich nicht in „Zuletzt gelöscht“.
Ursache: Möglicherweise fehlt Ihnen der Zugriff, das Aufbewahrungsfenster ist möglicherweise abgelaufen oder der Elementtyp kann dort möglicherweise nicht wiederhergestellt werden.
Lösung:
1. Bestätigen Sie den aktiven Space.
2. Bitten Sie einen Space-Inhaber oder Administrator, „Zuletzt gelöscht“ zu überprüfen.
3. Suchen Sie stattdessen nach dem Element, falls es verschoben oder archiviert wurde.
4. Melden Sie ein Problem, wenn das Element kürzlich gelöscht wurde und wiederherstellbar sein sollte.

Das wiederhergestellte Element fehlt im erwarteten Ordner

Problem: Die Wiederherstellung ist erfolgreich, aber das Element befindet sich nicht an der erwarteten Stelle.
Ursache: Der übergeordnete Ordner ist möglicherweise archiviert, gelöscht, privat oder nicht verfügbar.
Lösung:
1. Suchen Sie nach dem Namen des wiederhergestellten Elements.
2. Sehen Sie sich die Sammlungsansicht der obersten Ebene an.
3. Überprüfen Sie, ob auch der übergeordnete Ordner wiederhergestellt oder Zugriffsänderungen benötigt.
4. Verschieben Sie das Element in den richtigen Ordner, nachdem Sie es gefunden haben.

FAQ

Kann ich alles wiederherstellen, was ich gelöscht habe?

Nicht immer. Die Wiederherstellung hängt vom Elementtyp, den Berechtigungen, der Aufbewahrung und davon ab, ob das gelöschte Element weiterhin unter „Zuletzt gelöscht“ angezeigt wird.

Sollen abgeschlossene Arbeiten archiviert werden?

Das Archiv ist geeignet, wenn das Werk aktive Ansichten hinterlassen, aber als Referenz wiederherstellbar bleiben soll.

Wo kann ich Gegenstände wiederherstellen?

Verwenden Sie Einstellungen > Archiviert für archivierte Elemente und Einstellungen > Zuletzt gelöscht für gelöschte Elemente.

Entfernt das Archiv den Zugriff?

Nein. Das Archiv ändert die aktive Sichtbarkeit. Es ersetzt nicht Datenschutz-, Freigabe- oder Rollenberechtigungen.