Verwalten Sie Ordner in Sammlungen

Ordner gruppieren verwandte Arbeiten innerhalb von Sammlungen. Ein Ordner kann andere Ordner und unterstützte Elemente wie Listen, Dokumente, Whiteboards, Dashboards und Ziele enthalten.

Verwenden Sie Ordner, wenn Sie Folgendes benötigen:

1. Halten Sie verwandte Elemente zusammen.
2. Trennen Sie Kunden, Abteilungen, Initiativen, Betriebsbereiche oder Projekte.
3. Reduzieren Sie die Unordnung auf der obersten Ebene der Sammlungen.
4. Kontrollieren Sie, wer sensible Arbeitsgruppen sehen kann.
5. Verschieben Sie eine Reihe verwandter Arbeiten an einen übersichtlicheren Ort.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen Zugriff auf den aktiven Space haben.
• Für das Erstellen von Ordnern ist Erstellungszugriff erforderlich.
• Das Umbenennen, Verschieben, Ändern der Farbe oder Ändern der Privatsphäre erfordert Bearbeitungs- oder Einstellungszugriff.
• Zum Archivieren oder Löschen von Ordnern ist Lösch- oder Verwaltungszugriff erforderlich.
• Private Ordner sind nur für eingeschlossene Mitglieder und Benutzer mit ausreichendem Administratorzugriff sichtbar.

Wie Ordner die Arbeit organisieren

1. Erstellen oder öffnen Sie einen Ordner aus Sammlungen.
2. Fügen Sie verwandte Elemente hinzu.
3. Verwenden Sie Zeilenaktionen oder Breadcrumb-Aktionen, um den Ordner zu verwalten.
4. Verschieben Sie Elemente in den Ordner oder aus dem Ordner, wenn sich die Struktur ändert.
5. Archivieren oder löschen Sie Ordner nur, wenn der Ordner die aktive Arbeit verlassen soll.

Erwartetes Ergebnis: Verwandte Arbeiten sind weiterhin einfach zu durchsuchen und Benutzer können erkennen, wo die einzelnen Elemente hingehören.

Erstellen Sie einen Ordner

1. Öffnen Sie Sammlungen oder den übergeordneten Ordner.
2. Wählen Sie Hinzufügen.
3. Wählen Sie Ordner.
4. Geben Sie einen Klarnamen ein.
5. Öffnen Sie den Ordner und fügen Sie zugehörige Elemente hinzu.

Öffnen Sie einen Ordner

1. Öffnen Sie Sammlungen.
2. Wählen Sie die Ordnerzeile oder den Ordnernamen aus.
3. Bestätigen Sie, dass im Breadcrumb der aktuelle Ordner angezeigt wird.
4. Verwenden Sie Collections im Breadcrumb, um zur obersten Ebene zurückzukehren.
5. Verwenden Sie den Breadcrumb des übergeordneten Ordners, um eine Ebene nach oben zu gelangen, sofern verfügbar.

Fügen Sie Arbeit in einem Ordner hinzu

1. Öffnen Sie den Ordner.
2. Wählen Sie Hinzufügen in der Ordneransicht, im leeren Zustand oder in der Ordnerzeile.
3. Wählen Sie den Artikeltyp.
4. Vervollständigen Sie den Dialog oder den Setup-Bildschirm.
5. Bestätigen Sie, dass das neue Element im Ordner angezeigt wird.

Benennen Sie einen Ordner um

1. Öffnen Sie den Ordner oder sein Menü „Weitere Aktionen“.
2. Wählen Sie je nach Menüposition Umbenennen oder Einstellungen.
3. Geben Sie den neuen Namen ein.
4. Bestätigen Sie die Aktualisierung der Breadcrumb- und Sammlungszeile.

Ordnerfarbe ändern

1. Öffnen Sie die Ordnereinstellungen.
2. Suchen Sie den Ordner Color control.
3. Wählen Sie die Farbe, die den Ordner hervorhebt.
4. Bestätigen Sie die Aktualisierung des Ordnersymbols.

Farbe ist nur eine visuelle Hilfe. Berechtigungen oder Elementverhalten werden dadurch nicht geändert.

Machen Sie einen Ordner privat

1. Öffnen Sie die Ordnereinstellungen.
2. Aktivieren Sie Privat machen, sofern verfügbar.
3. Wählen Sie aus, wer Zugriff haben soll.
4. Speichern oder schließen Sie nach Bestätigung der Zugriffsliste.
5. Bitten Sie Mitglieder um eine Aktualisierung, wenn sich der Zugriff beim Anzeigen des Ordners geändert hat.

Verwenden Sie private Ordner für vertrauliche Arbeiten oder Arbeiten mit eingeschränktem Zugriff. Verlassen Sie sich zum Schutz sensibler Inhalte nicht allein auf die Namensnennung.

Verschieben Sie einen Ordner

1. Öffnen Sie das Menü „Weitere Aktionen“ des Ordners.
2. Wählen Sie Verschieben.
3. Wählen Sie Sammlungen für die oberste Ebene oder wählen Sie einen Zielordner.
4. Bestätigen Sie, dass der Ordner am neuen Speicherort angezeigt wird.
5. Überprüfen Sie den verschachtelten Inhalt, wenn der Ordner viele Elemente enthält.

Archivieren oder löschen Sie einen Ordner

1. Öffnen Sie den Ordner oder sein Menü „Weitere Aktionen“.
2. Wählen Sie Archivieren oder Löschen.
3. Lesen Sie die Bestätigung sorgfältig durch.
4. Bestätigen Sie dies erst, wenn Sie die Auswirkungen auf aktive Sammlungen verstanden haben.
5. Verwenden Sie die Wiederherstellungsbereiche „Einstellungen“, wenn der Ordner später wiederhergestellt werden muss.

Standards für die Benennung von Ordnern

Verwenden Sie Namen, die der Art und Weise entsprechen, wie Menschen suchen und browsen. Gute Namen beschreiben normalerweise einen Kunden, ein Team, einen Prozessbereich, einen Zielbereich oder eine aktive Initiative.

Vermeiden Sie:

• Vage Namen wie Misc oder Stuff.
• Doppelte Namen im selben übergeordneten Ordner.
• Sehr lange Namen, die in Breadcrumbs oder in der mobilen Navigation verschwinden.
• Namen, die darauf hinweisen, dass ein Ordner archiviert wird, solange er noch aktiv ist.

Fehlerbehebung

Ein Ordner ist leer

• Problem: Der Ordner wird geöffnet, zeigt aber keine Elemente an.
• Ursache: Es sind keine sichtbaren Elemente vorhanden oder Elemente wurden verschoben, archiviert, gelöscht oder eingeschränkt.
• Lösung:
  1. Verwenden Sie Hinzufügen, um ggf. das erste Element zu erstellen.
  2. Suchen Sie nach dem fehlenden Artikel.
  3. Überprüfen Sie „Archiviert“ und „Zuletzt gelöscht“, wenn Sie Zugriff haben.
  4. Bitten Sie einen Space-Administrator, den Zugriff auf private Ordner zu bestätigen.

Sie können einen Ordner nicht öffnen

• Problem: Beim Auswählen eines Ordners wird dessen Inhalt nicht angezeigt.
• Ursache: Möglicherweise haben Sie keinen Zugriff, der Ordner wurde möglicherweise entfernt oder die Seite wird möglicherweise noch geladen.
• Lösung:
  1. Aktualisieren Sie die Seite.
  2. Bestätigen Sie den aktiven Space.
  3. Suchen Sie nach dem Ordnernamen.
  4. Bitten Sie den Eigentümer oder einen Space-Administrator, den Zugriff zu bestätigen.

Ordnereinstellungen sind deaktiviert

• Problem: Name, Farbe, Datenschutz oder Freigabesteuerelemente können nicht bearbeitet werden.
• Ursache: Möglicherweise haben Sie keinen Zugriff auf die Einstellungen, Sie sind möglicherweise offline oder es gilt ein Planlimit.
• Lösung:
  1. Überprüfen Sie Ihre Verbindung.
  2. Bitten Sie um Bearbeitungs- oder Einstellungszugriff.
  3. Bitten Sie einen Administrator, die Einschränkungen für den Plan und die App-Einstellungen zu bestätigen.

Das Verschieben eines Ordners funktioniert nicht

• Problem: Sie wählen ein Ziel, aber der Ordner bleibt an seinem Platz.
• Ursache: Möglicherweise haben Sie keinen Zugriff, das Ziel ist möglicherweise nicht verfügbar oder das Aktualisieren wurde möglicherweise nicht gespeichert.
• Lösung:
  1. Aktualisieren und überprüfen Sie beide Standorte.
  2. Versuchen Sie Verschieben erneut über das Menü „Weitere Aktionen“ des Ordners.
  3. Wählen Sie Sammlungen, um den Ordner auf die oberste Ebene zu verschieben.
  4. Bitten Sie einen Administrator, den Zugriff auf beide Standorte zu bestätigen.

FAQ

Sollte jedes Projekt ein Ordner sein?

Verwenden Sie einen Ordner, wenn mehrere zusammengehörige Elemente gemeinsam durchsucht werden müssen. Wenn es sich bei der Arbeit nur um die Ausführung von Aufgaben handelt, kann eine Liste ausreichen.

Können Ordner private Arbeiten enthalten?

Ja. Der Zugriff hängt von der Space-Rolle, dem Ordner-Datenschutz, dem Element-Datenschutz und den Freigabeeinstellungen ab.

Kann ich einen gelöschten Ordner wiederherstellen?

Normalerweise sollten Sie Einstellungen > Zuletzt gelöscht überprüfen. Die Wiederherstellung hängt von der Aufbewahrung, den Berechtigungen und der Elementunterstützung ab.