Zautomatyzuj pracę z listą powtórzeń

Automatyzacja list ogranicza ręczne aktualizacje powtarzalnych procesów zadań. Użyj go, gdy ten sam wyzwalacz i warunki powinny za każdym razem powodować to samo działanie.

W przypadku automatyzacji na poziomie listy skoncentruj się na:

1. Zdecyduj, czy powtarzana akcja Lista powinna być zautomatyzowana.
2. Zaplanuj bezpieczną regułę przed jej zbudowaniem.
3. Przetestuj regułę za pomocą bezpiecznego zadania.
4. Rozwiązywanie problemów z regułami, które nie działają lub wpływają na zbyt dużo pracy.

Powiązana pomoc dotycząca automatyzacji

• Tworzenie automatyzacji i zarządzanie nią
• Rozwiązywanie problemów z uruchamianiem automatyzacji

Warunki, które warto znać

• Wyzwalacz to zdarzenie zadania, które uruchamia regułę.
• Warunek ogranicza, kiedy reguła powinna mieć zastosowanie.
• Działanie to aktualizacja, powiadomienie, przypisanie, przypomnienie lub inna wykonana operacja.
• Zakres określa, na którą listę lub grupę zadań może mieć wpływ reguła.
• Bezpieczne zadanie to zadanie niskiego ryzyka, używane wyłącznie do testowania zachowania.

Zanim zaczniesz

• Musisz mieć dostęp do Listy.
• Twoja rola musi umożliwiać dostęp do automatyzacji.
• Obecny plan musi obejmować dostęp do automatyzacji.
• Aplikacja musi być dostępna online.
• Zanim zaczniesz polegać na regule w przypadku ważnych prac, przetestuj je, wykonując bezpieczne zadania.

Zdecyduj, czy chcesz zautomatyzować

Użyj automatyzacji, gdy:

1. Zasada jest przewidywalna.
2. Ten sam stan powinien zawsze powodować to samo działanie.
3. Akcja jest obarczona niewielkim ryzykiem.
4. Wynik jest łatwy do sprawdzenia.

Zachowaj instrukcję działania, gdy:

1. Decyzja wymaga oceny.
2. Akcja może nieoczekiwanie wpłynąć na wiele zadań.
3. Warunki nie są jasne.
4. Zmiana będzie trudna do odwrócenia.

Zaplanuj automatyzację list

Napisz regułę przed jej zbudowaniem:

Kiedy nastąpi [wyzwolenie zadania], jeśli [warunek] jest prawdziwy, wówczas [akcja].

Przykłady

• Kiedy zadanie zostanie przeniesione do Przeglądu, przypisz recenzenta.
• Gdy zadanie zostanie oznaczone jako zablokowane, powiadom zespół.
• Po ustaleniu kolejnego terminu utwórz przypomnienie.

Utwórz i przetestuj regułę

1. Otwórz Automatyzacje z nawigacji aplikacji lub obsługiwanego punktu wejścia automatyzacji list.
2. Utwórz nową regułę.
3. Wybierz wyzwalacz.
4. Dodaj warunki.
5. Wybierz akcję.
6. Potwierdź, że zakres obejmuje tylko zamierzoną listę lub zadania.
7. Zapisz.
8. Przetestuj za pomocą bezpiecznego zadania.
9. Przejrzyj zadanie, którego to dotyczy, i potwierdź, że wykonano tylko oczekiwaną czynność.

Rozwiązywanie problemów

Automatyzacja list nie działa

• Objaw: Zadanie się zmienia, ale oczekiwana automatyczna akcja nie następuje.
• Przyczyna: Reguła może być nieaktywna, wyzwalacz może nie pasować, warunki mogą nie pasować, może brakować dostępu lub automatyzacja może być niedostępna.
• Rozwiązanie:
  1. Potwierdź załadowanie Automatyzacji.
  2. Potwierdź, że reguła jest aktywna.
  3. Upewnij się, że zadanie mieści się w zakresie.
  4. Sprawdź każdy warunek.
  5. Przetestuj za pomocą bezpiecznego zadania, które wyraźnie pasuje.

Automatyzacja list wpływa na niewłaściwe zadania

• Objaw: Zaktualizowano więcej zadań niż oczekiwano.
• Przyczyna: zakres, wyzwalacz lub warunki są zbyt szerokie.
• Rozwiązanie:
  1. Wstrzymaj lub wyłącz regułę, jeśli jest dostępna.
  2. Zawęź zakres.
  3. Dodaj bardziej rygorystyczne warunki.
  4. Przetestuj z jednym pasującym i jednym niepasującym zadaniem.

FAQ

Czy powinienem najpierw zautomatyzować tworzenie zadań lub ich aktualizację?

Zacznij od aktualizacji o niskim ryzyku, takich jak zadania, przypomnienia lub powiadomienia. Unikaj ogólnych reguł automatycznego tworzenia lub usuwania, dopóki nie zostanie udowodniony czynnik wyzwalający.

Czy automatyzacja może zastąpić przejrzysty proces Listy?

Nie. Najpierw zdefiniuj proces, a następnie zautomatyzuj powtarzalne części.