Zarejestruj się
Lists

Zarządzaj ustawieniami listy, dostępem i wartościami domyślnymi

Ustawienia listy kontrolują kontener, w którym znajdują się zadania. Ustawienia widoku kontrolują jeden zapisany układ na tej liście. Zanim zmienisz prywatność, pola lub zapisane widoki, zachowaj wyraźną różnicę.

Użyj ustawień listy, jeśli chcesz:

  1. Zmień nazwę listy.
  2. Przejrzyj lub zmień prywatność listy.
  3. Udostępnij listę określonym członkom.
  4. Zarządzaj prawami dostępu i ustawień na poziomie listy.
  5. Dowiedz się, dlaczego ustawienia, importowanie, eksportowanie, archiwizowanie i usuwanie są ukryte lub wyłączone.
  6. Zdecyduj, czy zmiana należy do Listy, czy do jednego zapisanego widoku.

Użyj ustawień widoku, gdy musisz:

  1. Zmień nazwę, zduplikuj, udostępnij, ustaw jako prywatny lub usuń zapisany widok.
  2. Zapisz filtry, sortowanie, grupowanie, ukryte grupy lub preferencje wyświetlania.
  3. Zmień kolumny tabeli dla jednego widoku tabeli.
  4. Zmień ustawienia wyświetlania kalendarza dla jednego widoku kalendarza.

Zanim zaczniesz

  • Musisz mieć dostęp do Listy.
  • Ustawienia listy wymagają dostępu do ustawień listy.
  • Opcje prywatności i udostępniania mogą zależeć od Twojej roli, właściciela listy i ustawień przestrzeni.
  • Niektóre pola, sekcje, statusy, priorytety, tagi, łącza CRM, komentarze, załączniki i opcje śledzenia czasu zależą od Ustawień aplikacji.
  • Limity dostępności i użytkowania planu mogą ukryć lub wyłączyć działania związane z tworzeniem i konfiguracją.
  • W przypadku większości zmian ustawień aplikacja musi być online.

Sposób stosowania ustawień listy

  1. Otwórz listę.
  2. Zdecyduj, czy zmiana dotyczy całej Listy, czy tylko bieżącego widoku.
  3. Otwórz menu nawigacyjne więcej akcji dla działań na poziomie listy lub wyświetl więcej akcji dla działań w widoku zapisanego.
  4. Przed zapisaniem sprawdź prywatność, dostęp i skutki uboczne.
  5. Upewnij się, że lista nadal działa poprawnie w przypadku użytkowników, których to dotyczy.

Oczekiwany wynik: Struktura listy, dostęp i zapisane widoki odpowiadają sposobowi pracy zespołu bez przypadkowego ukrywania pracy lub usuwania ważnych ustawień.

Zmień nazwę listy

  1. Otwórz listę.
  2. Otwórz menu nawigacyjne, aby uzyskać więcej działań.
  3. Wybierz opcję zmiany nazwy lub ustawień.
  4. Wprowadź nową nazwę listy.
  5. Zapisz zmianę.
  6. Upewnij się, że nowa nazwa pojawia się w Kolekcjach, menu nawigacyjnym i wyszukiwaniu.

Bezpiecznie ustaw listę jako prywatną

  1. Otwórz listę.
  2. Otwórz ustawienie prywatności lub udostępniania listy.
  3. Przejrzyj obecnych członków, którzy korzystają z Listy.
  4. Włącz dostęp prywatny tylko wtedy, gdy Lista powinna być ograniczona.
  5. Dodaj każdego członka, który nadal potrzebuje dostępu.
  6. Zapisz zmianę.
  7. Poproś jednego członka, którego to dotyczy, o odświeżenie i potwierdzenie dostępu.

Udostępnij prywatną listę

  1. Otwórz kontrolkę udostępniania listy.
  2. Wyszukaj członka.
  3. Wybierz odpowiedni poziom dostępu.
  4. Zapisz lub potwierdź zmianę.
  5. Poinformuj członka, aby otworzył listę z kolekcji, wyszukaj lub udostępnił link.

Zaktualizuj ustawienia zapisanego widoku

  1. Otwórz widok listy, który chcesz zmienić.
  2. Dostosuj filtry, sortowanie, grupowanie, kolumny lub wyświetlanie daty.
  3. Wybierz Zapisz, gdy widok pokazuje niezapisane zmiany.
  4. Użyj Resetuj, jeśli zmiana nie powinna zostać zachowana.
  5. Użyj Zobacz więcej akcji, aby zmienić nazwę, powielić, zachować prywatność, udostępnić lub usunąć.

Skonfiguruj kolumny tabeli

  1. Otwórz widok tabeli.
  2. Otwórz widok więcej akcji lub pasek narzędzi więcej akcji.
  3. Wybierz Ustawienia stołu.
  4. Włącz lub wyłącz pola i zmień kolejność widocznych pól.
  5. Zachowaj nazwę zadania widoczną jako podstawowy identyfikator.
  6. Zapisz lub zamknij po aktualizacji tabeli.

Skonfiguruj wyświetlanie kalendarza

  1. Otwórz widok kalendarza.
  2. Otwórz pasek narzędzi, aby uzyskać więcej akcji.
  3. Wybierz Ustawienia kalendarza, jeśli są dostępne.
  4. Zaktualizuj opcje wyświetlania kalendarza.
  5. Potwierdź, że zadania nadal pojawiają się w oczekiwanych terminach.

Zarchiwizuj lub usuń listę

  1. Otwórz menu nawigacyjne, aby uzyskać więcej działań.
  2. Wybierz opcję archiwizacji lub usuń dopiero po potwierdzeniu, że Lista nie jest już potrzebna w aktywnej pracy.
  3. Przeczytaj wiadomość potwierdzającą.
  4. Potwierdź akcję.
  5. Jeśli potrzebne jest odzyskanie, użyj ustawień Zarchiwizowane lub Ostatnio usunięte.

Rozwiązywanie problemów

Kontrola ustawień jest wyłączona

  • Objaw: Możesz zobaczyć ustawienie, ale nie możesz go zmienić.
  • Przyczyna: możesz nie mieć dostępu do ustawień, aplikacja może być w trybie offline, element może być tylko do odczytu lub funkcja może być niedostępna w bieżącym planie.
  • Rozwiązanie:
    1. Potwierdź, że jesteś online.
    2. Poproś właściciela listy lub administratora przestrzeni o potwierdzenie Twojej roli.
    3. Sprawdź, czy funkcja jest włączona w Ustawieniach aplikacji.
    4. Poproś właściciela konta o sprawdzenie dostępności planu, gdy pojawi się komunikat o uaktualnieniu lub ograniczeniu.

Użytkownicy tracą dostęp po zmianie prywatności

  • Objaw: Członkowie drużyny zgłaszają, że Lista zniknęła lub nie ma do niej dostępu.
  • Przyczyna: Lista lub zapisany widok mógł zostać ustawiony jako prywatny bez dodania wymaganych użytkowników.
  • Rozwiązanie:
    1. Otwórz listę lub wyświetl ustawienia udostępniania.
    2. Dodaj użytkowników, których to dotyczy.
    3. Potwierdź, czy dostęp ma dotyczyć całej Listy, czy tylko jednego zapisanego widoku.
    4. Poproś użytkowników o odświeżenie i ponowne otwarcie listy.

Zmiany w terenie powodują, że istniejące zadania są mylące

  • Objaw: Zadania mają stare statusy, brakujące priorytety lub nieoczekiwane sekcje.
  • Przyczyna: Istniejące zadania mogą nadal zawierać wartości, których nazwy zostały zmienione, usunięte, ukryte lub nie są już używane.
  • Rozwiązanie:
    1. Filtruj zadania według starej wartości.
    2. W razie potrzeby zadania aktualizacji zbiorczej.
    3. Zachowaj widoczność starych wartości do czasu zakończenia migracji.
    4. Udokumentuj nowe wartości dla zespołu.

Ustawienia widoku nie są zachowywane

  • Objaw: Filtry, sortowanie, grupowanie lub kolumny resetują się po opuszczeniu Listy.
  • Przyczyna: Widok mógł zawierać niezapisane zmiany lub możesz nie mieć dostępu do ustawień.
  • Rozwiązanie:
    1. Po zmianie widoku poszukaj Zapisz.
    2. Wybierz Zapisz, aby zachować.
    3. Użyj Resetuj, jeśli zmiana ma zostać odrzucona.
    4. Poproś o dostęp do ustawień, jeśli funkcja Zapisz jest niedostępna.

FAQ

Czy ustawienia listy i ustawienia zapisanego widoku są takie same?

Nie. Ustawienia listy wpływają na całą listę. Ustawienia zapisanego widoku wpływają na jeden układ wewnątrz Listy.

Czy powinienem ustawić listę jako prywatną, czy ustawić widok jako prywatny?

Ustaw listę jako prywatną, gdy sama praca powinna być ograniczona. Ustaw widok jako prywatny, gdy praca może pozostać widoczna, ale konkretny zapisany układ powinien być ograniczony.

Kto powinien zarządzać ustawieniami listy?

Przyznaj dostęp do ustawień tylko osobom, które rozumieją proces tworzenia listy, wpływ na dostęp i opcje odzyskiwania.

Powiązane tematy