Archiwizuj, usuwaj i przywracaj elementy kolekcji

Archiwizuj i usuwaj to działania czyszczące elementy kolekcji. Użyj archiwum, gdy element powinien opuścić aktywne widoki, ale może być nadal potrzebny później. Użyj opcji Usuń, gdy element powinien zostać usunięty z aktywnej pracy i odzyskany tylko za pomocą opcji Ostatnio usunięte, jeśli jest to obsługiwane.

Przed usunięciem folderów, list, dokumentów, tablic, pulpitów nawigacyjnych, celów lub innych obsługiwanych elementów przejrzyj ścieżkę odzyskiwania.

Zanim zaczniesz

• Musisz mieć dostęp do przedmiotu.
• Archiwizacja, unarchiwizacja, usuwanie i przywracanie wymagają odpowiednich uprawnień.
• Typ elementu musi obsługiwać akcję.
• Wbudowane lub chronione elementy mogą nie pozwalać na archiwizację lub usunięcie.
• Odzyskiwanie zależy od uprawnień, przechowywania i tego, czy element nadal istnieje w obszarze odzyskiwania.

Archiwizuj, usuwaj i przywracaj odniesienia

Akcja	Najlepsze wykorzystanie	Od czego zacząć	Ścieżka odzyskiwania
Archiwum	Ukryj ukończoną, wstrzymaną lub nieaktywną pracę w aktywnych widokach.	Dodaj więcej akcji w formie menu nawigacyjnego, wpisz więcej akcji lub ustaw elementy, jeśli są dostępne.	Ustawienia > Zarchiwizowane.
Cofnij archiwizację	Przywróć zarchiwizowaną pracę do aktywnych widoków.	Ustawienia > Zarchiwizowane.	Jeśli to możliwe, element powraca do aktywnych kolekcji lub do swojej lokalizacji nadrzędnej.
Usuń	Usuń zduplikowaną, błędną lub niepotrzebną już pracę.	Dodaj więcej akcji w formie menu nawigacyjnego, wpisz więcej akcji lub ustaw elementy, jeśli są dostępne.	Ustawienia > Ostatnio usunięte, jeśli są obsługiwane.
Przywróć	Przywróć usunięty element.	Ustawienia > Ostatnio usunięte.	Element powraca do swojej poprzedniej lokalizacji lub najbliższej prawidłowej lokalizacji.

Zachowanie potwierdzające

Potwierdzenie	Co powinieneś sprawdzić
Potwierdzenie archiwum	Potwierdź nazwę elementu i zamierzenie ukrywania go w aktywnych widokach.
Usuń potwierdzenie	Potwierdź nazwę elementu i pamiętaj, że pozostawia on aktywną pracę wszystkim osobom mającym dostęp.
Wyłączone działanie	Prawdopodobnie nie masz uprawnień, jesteś offline lub element jest chroniony.
Brakujące działanie	Typ elementu, stan wbudowany lub bieżący ekran mogą nie obsługiwać tej akcji.

Jeśli nie masz pewności, wybierz opcję archiwizuj zamiast usuwać, jeśli element może być później potrzebny.

Jak działa archiwizacja, usuwanie i przywracanie

1. Otwórz element lub znajdź go w Kolekcjach.
2. Otwórz menu nawigacyjne lub wpisz więcej akcji.
3. Wybierz Archiwizuj lub Usuń.
4. Przejrzyj potwierdzenie.
5. Potwierdź akcję tylko wtedy, gdy element powinien opuścić aktywną pracę.
6. Użyj opcji Ustawienia > Zarchiwizowane lub Ustawienia > Ostatnio usunięte, aby w razie potrzeby odzyskać elementy.

Oczekiwany wynik: Aktywne kolekcje pozostają czyste, a prace, które można odzyskać, można znaleźć w odpowiednim obszarze ustawień.

Zarchiwizuj element

1. Otwórz element lub znajdź go w Kolekcjach.
2. Otwórz menu więcej akcji.
3. Wybierz Archiwum.
4. Potwierdź akcję archiwizacyjną.
5. Sprawdź, czy przedmiot nie pojawia się już w aktywnych kolekcjach.

Przywróć element z archiwum

1. Otwórz Ustawienia.
2. Otwórz Zarchiwizowane.
3. Znajdź element według typu, nazwy lub daty.
4. Wybierz akcję unarchive.
5. Potwierdź, że element pojawia się ponownie w aktywnej pracy.

Usuń element

1. Otwórz element lub znajdź go w Kolekcjach.
2. Otwórz menu więcej akcji.
3. Wybierz Usuń.
4. Przeczytaj potwierdzenie i nazwę przedmiotu.
5. Potwierdź tylko wtedy, gdy element powinien zostać usunięty z aktywnej pracy.

Przywróć usunięty element

1. Otwórz Ustawienia.
2. Otwórz Ostatnio usunięte.
3. Znajdź przedmiot.
4. Wybierz Przywróć, jeśli jest dostępny.
5. Potwierdź, że element pojawia się w oczekiwanym miejscu lub folderze.

Wybierz opcję Przenieś zamiast Archiwizuj lub Usuń

Użyj Przenieś, gdy element jest prawidłowy, ale znajduje się w niewłaściwym folderze. Przesuń utrzymuje element aktywny i pozwala uniknąć etapów odzyskiwania.

Przewodnik po decyzjach

Sytuacja	Zalecane działanie
Praca jest już ukończona, ale będzie można do niej wrócić później.	Archiwum.
Element znajduje się w niewłaściwym folderze.	Rusz się.
Nazwa przedmiotu jest myląca.	Zmień nazwę.
Element jest zduplikowany lub został utworzony przez pomyłkę.	Usuń po potwierdzeniu oczekiwań dotyczących odzyskania.
Element zawiera wrażliwe prace, które powinny zobaczyć tylko niektóre osoby.	Zamiast usuwać, przejrzyj ustawienia prywatności i udostępniania.
Element jest wbudowany lub używany przez raportowanie.	Zapytaj administratora przed archiwizacją lub usunięciem.

Rozwiązywanie problemów

Archiwizacja lub usuwanie jest wyłączone

• Objaw : Możesz zobaczyć Archiwizuj lub Usuń, ale nie możesz ich wybrać.
• Przyczyna: Być może nie masz uprawnień do usuwania/zarządzania, możesz być w trybie offline lub element może być chroniony.
• Rozwiązanie:
  1. Potwierdź połączenie.
  2. Poproś właściciela lub administratora Space o wymagane pozwolenie.
  3. Użyj opcji Przenieś lub Zmień nazwę, jeśli potrzebujesz tylko oczyszczenia i nie masz uprawnień do usuwania.

Nie możesz znaleźć zarchiwizowanego elementu

• Objaw: Przedmiot zniknął z Kolekcji po archiwizacji.
• Przyczyna: Zarchiwizowane elementy są ukryte w aktywnych widokach.
• Rozwiązanie:
  1. Otwórz Ustawienia.
  2. Otwórz Zarchiwizowane.
  3. Wyszukaj lub przeglądaj według typu i nazwy elementu.
  4. Cofnij archiwizację, jeśli powinna powrócić do aktywnej pracy.

Nie można znaleźć usuniętego elementu

• Objaw: Element nie znajduje się w kategorii Ostatnio usunięte.
• Przyczyna: Być może nie masz dostępu, okno przechowywania mogło minąć lub odzyskanie typu elementu może nie być możliwe.
• Rozwiązanie:
  1. Potwierdź aktywną przestrzeń.
  2. Poproś właściciela lub administratora przestrzeni o sprawdzenie Ostatnio usunięte.
  3. Zamiast tego wyszukaj element na wypadek, gdyby został przeniesiony lub zarchiwizowany.
  4. Zgłoś problem, jeśli element został niedawno usunięty i powinien być możliwy do odzyskania.

W oczekiwanym folderze brakuje przywróconego elementu

• Objaw: Przywracanie powiodło się, ale element nie znajduje się tam, gdzie oczekiwano.
• Przyczyna: Folder nadrzędny może być zarchiwizowany, usunięty, prywatny lub niedostępny.
• Rozwiązanie:
  1. Wyszukaj przywrócony element według nazwy.
  2. Sprawdź widok Kolekcje najwyższego poziomu.
  3. Sprawdź, czy folder nadrzędny również wymaga przywrócenia lub zmian dostępu.
  4. Po znalezieniu przenieś element do odpowiedniego folderu.

FAQ

Czy mogę przywrócić wszystko, co usunąłem?

Nie zawsze. Odzyskiwanie zależy od typu elementu, uprawnień, przechowywania i tego, czy usunięty element nadal pojawia się w Ostatnio usunięte.

Czy ukończone prace należy archiwizować?

Archiwum jest odpowiednie, gdy praca powinna pozostawiać aktywne widoki, ale jednocześnie można ją odzyskać w celach informacyjnych.

Gdzie mogę odzyskać przedmioty?

Użyj opcji Ustawienia > Zarchiwizowane w przypadku elementów zarchiwizowanych i Ustawienia > Ostatnio usunięte w przypadku elementów usuniętych.

Czy archiwum blokuje dostęp?

Nie. Archiwum zmienia aktywną widoczność. Nie zastępuje uprawnień dotyczących prywatności, udostępniania ani ról.