Zarządzaj folderami w Kolekcjach

Foldery grupują powiązane prace w Kolekcjach. Folder może zawierać inne foldery i obsługiwane elementy, takie jak listy, dokumenty, tablice, pulpity nawigacyjne i cele.

Używaj folderów, gdy musisz:

1. Trzymaj powiązane elementy razem.
2. Oddziel klientów, działy, inicjatywy, obszary operacyjne lub projekty.
3. Zmniejsz bałagan na najwyższym poziomie Kolekcji.
4. Kontroluj, kto może zobaczyć wrażliwe grupy pracy.
5. Przenieś zestaw powiązanych prac w bardziej przejrzyste miejsce.

Zanim zaczniesz

• Musisz mieć dostęp do aktywnej przestrzeni.
• Tworzenie folderów wymaga uprawnień do tworzenia.
• Zmiana nazwy, przenoszenie, zmiana koloru lub zmiana prywatności wymaga dostępu do edycji lub ustawień.
• Archiwizowanie lub usuwanie folderów wymaga usunięcia lub zarządzania dostępem.
• Foldery prywatne są widoczne tylko dla dołączonych członków i użytkowników z wystarczającymi uprawnieniami administratora.

Jak foldery organizują pracę

1. Utwórz lub otwórz folder z Kolekcji.
2. Dodaj do niego powiązane elementy.
3. Do zarządzania folderem użyj akcji wiersza lub akcji nawigacyjnych.
4. Przenoś elementy do lub z folderu w miarę zmiany struktury.
5. Archiwizuj lub usuwaj foldery tylko wtedy, gdy folder powinien opuścić aktywną pracę.

Oczekiwany wynik: Przeglądanie powiązanych prac jest łatwe, a użytkownicy mogą określić, gdzie należy każdy element.

Utwórz folder

1. Otwórz Kolekcje lub folder nadrzędny.
2. Wybierz Dodaj.
3. Wybierz Folder.
4. Wpisz jasną nazwę.
5. Otwórz folder i dodaj powiązane elementy.

Otwórz folder

1. Otwórz Kolekcje.
2. Wybierz wiersz folderu lub nazwę folderu.
3. Upewnij się, że nawigacja pokazuje bieżący folder.
4. Użyj Kolekcje w menu nawigacyjnym, aby wrócić na najwyższy poziom.
5. Użyj menu nawigacyjnego folderu nadrzędnego, aby przejść o jeden poziom wyżej, jeśli jest dostępny.

Dodaj pracę w folderze

1. Otwórz folder.
2. Wybierz opcję Dodaj w widoku folderu, stanie pustym lub wierszu folderu.
3. Wybierz typ przedmiotu.
4. Wypełnij okno dialogowe lub ekran konfiguracji.
5. Upewnij się, że nowy element pojawił się w folderze.

Zmień nazwę folderu

1. Otwórz folder lub menu Więcej akcji.
2. Wybierz Zmień nazwę lub Ustawienia, w zależności od lokalizacji menu.
3. Wprowadź nową nazwę.
4. Potwierdź aktualizację wiersza nawigacyjnego i Kolekcje.

Zmień kolor folderu

1. Otwórz ustawienia folderu.
2. Znajdź folder Kolor kontrola.
3. Wybierz kolor, który wyróżni folder.
4. Potwierdź aktualizację ikony folderu.

Kolor jest jedynie pomocą wizualną. Nie zmienia to uprawnień ani zachowania elementu.

Ustaw folder jako prywatny

1. Otwórz ustawienia folderu.
2. Włącz opcję Ustaw jako prywatną, jeśli jest dostępna.
3. Wybierz, kto powinien mieć dostęp.
4. Zapisz lub zamknij po zatwierdzeniu listy dostępu.
5. Poproś członków o odświeżenie, jeśli dostęp zmienił się podczas przeglądania folderu.

Używaj folderów prywatnych do prac poufnych lub o ograniczonym dostępie. Nie polegaj wyłącznie na nazewnictwie, aby chronić poufne treści.

Przenieś folder

1. Otwórz menu folderu Więcej akcji.
2. Wybierz Przenieś.
3. Wybierz Kolekcje dla najwyższego poziomu lub wybierz folder docelowy.
4. Upewnij się, że folder pojawia się w nowej lokalizacji.
5. Przejrzyj zagnieżdżoną zawartość, jeśli folder zawiera wiele elementów.

Zarchiwizuj lub usuń folder

1. Otwórz folder lub menu Więcej akcji.
2. Wybierz Archiwizuj lub Usuń.
3. Przeczytaj uważnie potwierdzenie.
4. Potwierdź tylko wtedy, gdy zrozumiesz wpływ na aktywne Kolekcje.
5. Użyj obszarów odzyskiwania ustawień, jeśli folder wymaga późniejszego przywrócenia.

Standardy nazewnictwa folderów

Używaj nazw pasujących do sposobu, w jaki ludzie wyszukują i przeglądają. Dobre nazwy zwykle opisują klienta, zespół, obszar procesu, obszar celów lub aktywną inicjatywę.

Unikaj:

• Niejasne nazwy, takie jak Misc lub Stuff.
• Zduplikowane nazwy w tym samym folderze nadrzędnym.
• Bardzo długie nazwy, które zwijają się w bułce tartej lub nawigacji mobilnej.
• Nazwy sugerujące, że folder jest archiwizowany, gdy jest nadal aktywny.

Rozwiązywanie problemów

Folder jest pusty

• Objaw: Folder otwiera się, ale nie wyświetla żadnych elementów.
• Przyczyna: Nie istnieją żadne widoczne elementy lub elementy zostały przeniesione, zarchiwizowane, usunięte lub ograniczone.
• Rozwiązanie:
  1. Jeśli to konieczne, użyj Dodaj, aby utworzyć pierwszy element.
  2. Wyszukaj brakujący element.
  3. Sprawdź Zarchiwizowane i Ostatnio usunięte, jeśli masz dostęp.
  4. Poproś administratora Space o potwierdzenie dostępu do folderu prywatnego.

Nie można otworzyć folderu

• Objaw: Wybranie folderu nie pokazuje jego zawartości.
• Przyczyna: Być może nie masz dostępu, folder mógł zostać usunięty lub strona nadal się ładuje.
• Rozwiązanie:
  1. Odśwież stronę.
  2. Potwierdź aktywną przestrzeń.
  3. Wyszukaj nazwę folderu.
  4. Poproś właściciela lub administratora Space o potwierdzenie dostępu.

Ustawienia folderów są wyłączone

• Objaw: Nie można edytować ustawień nazwy, koloru, prywatności ani udostępniania.
• Przyczyna: możesz nie mieć dostępu do ustawień, być w trybie offline lub mogą obowiązywać limity planu.
• Rozwiązanie:
  1. Sprawdź swoje połączenie.
  2. Poproś o dostęp do edycji lub ustawień.
  3. Poproś administratora o potwierdzenie ograniczeń planu i ustawień aplikacji.

Przenoszenie folderu nie działa

• Objaw: Wybierasz miejsce docelowe, ale folder pozostaje na swoim miejscu.
• Przyczyna: Możesz nie mieć dostępu, miejsce docelowe może być niedostępne lub aktualizacja mogła nie zostać zapisana.
• Rozwiązanie:
  1. Odśwież i sprawdź obie lokalizacje.
  2. Spróbuj ponownie Przenieś z menu folderu Więcej akcji.
  3. Wybierz Kolekcje, aby przenieść folder na najwyższy poziom.
  4. Poproś administratora o potwierdzenie dostępu do obu lokalizacji.

FAQ

Czy każdy projekt powinien być folderem?

Użyj folderu, jeśli trzeba przeglądać kilka powiązanych elementów jednocześnie. Jeśli praca polega jedynie na wykonaniu zadania, lista może wystarczyć.

Czy foldery mogą zawierać prywatne prace?

Tak. Dostęp zależy od roli Przestrzeni, prywatności folderów, prywatności elementów i ustawień udostępniania.

Czy mogę odzyskać usunięty folder?

Zazwyczaj powinieneś sprawdzić Ustawienia > Ostatnio usunięte. Odzyskiwanie zależy od przechowywania, uprawnień i pomocy technicznej dotyczącej elementów.