Lists

Automatiseer herhaling Lijstwerk

Lijstautomatisering vermindert handmatige updates voor herhaalbare taakprocessen. Gebruik het wanneer dezelfde trigger en omstandigheden elke keer dezelfde actie moeten veroorzaken.

Voor automatisering op lijstniveau concentreert u zich op het volgende:

Bepaal of een herhaalde lijstactie moet worden geautomatiseerd.
Bedenk een veilige regel voordat u deze instelt.
Test de regel met een veilige taak.
Los problemen op met regels die niet te veel werk uitvoeren of te veel werk beïnvloeden.

Gerelateerde automatiseringshulp

Termen om te weten

Trigger is de taakgebeurtenis waarmee de regel wordt gestart.
Voorwaarde beperkt wanneer de regel van toepassing moet zijn.
Actie is de uitgevoerde update, melding, toewijzing, herinnering of andere bewerking.
Bereik bepaalt op welke lijst of groep taken de regel van invloed kan zijn.
Veilige taak is een taak met een laag risico die alleen wordt gebruikt om gedrag te testen.

Voordat je begint

U moet toegang hebben tot de lijst.
Uw rol moet automatiseringstoegang toestaan.
Het huidige plan moet automatiseringstoegang omvatten.
De app moet online zijn.
Test met veilige taken voordat u voor belangrijk werk op de regel vertrouwt.

Bepaal of u wilt automatiseren

Gebruik automatisering wanneer:

De regel is voorspelbaar.
Dezelfde toestand moet altijd dezelfde actie veroorzaken.
De actie heeft een laag risico.
Het resultaat is eenvoudig te verifiëren.

Bewaar de actiehandleiding wanneer:

Voor de beslissing is oordeel nodig.
De actie kan onverwacht van invloed zijn op veel taken.
De voorwaarden zijn niet duidelijk.
De verandering zou moeilijk ongedaan te maken zijn.

Plan een lijst automatisering

Schrijf de regel voordat u deze bouwt:

Wanneer [taaktrigger] plaatsvindt en [voorwaarde] waar is, dan [actie].

Voorbeelden

Wanneer een taak naar Controleren wordt verplaatst, wijst u de revisor toe.

Wanneer een taak als geblokkeerd is gemarkeerd, stelt u het team hiervan op de hoogte.

Wanneer er een vervolgdatum is ingesteld, maak dan een herinnering aan.

Maak en test de regel

Open de Automatiseringen vanuit de app-navigatie of een ondersteund toegangspunt voor Lijstautomatisering.
Maak een nieuwe regel.
Kies de trigger.
Voorwaarden toevoegen.
Kies de actie.
Bevestig dat het bereik alleen de beoogde lijst of taken omvat.
Opslaan.
Test met een veilige taak.
Controleer de getroffen taak en bevestig dat alleen de verwachte actie heeft plaatsgevonden.

Problemen oplossen

Lijstautomatisering wordt niet uitgevoerd

Symptoom: een taak verandert, maar de verwachte automatische actie vindt niet plaats.
Oorzaak: De regel is mogelijk inactief, de trigger komt mogelijk niet overeen, de voorwaarden komen mogelijk niet overeen, de toegang ontbreekt mogelijk of de automatisering is mogelijk niet beschikbaar.
Oplossing:
1. Bevestig dat Automatiseringen zijn geladen.
2. Bevestig dat de regel actief is.
3. Bevestig dat de taak binnen het bereik valt.
4. Controleer elke voorwaarde.
5. Test met een veilige taak die duidelijk aansluit.

Lijstautomatisering heeft invloed op de verkeerde taken

Symptoom: er worden meer taken bijgewerkt dan verwacht.
Oorzaak: het bereik, de trigger of de voorwaarden zijn te breed.
Oplossing:
1. Pauzeer of schakel de regel uit, indien beschikbaar.
2. Beperk de reikwijdte.
3. Voeg strengere voorwaarden toe.
4. Test met één overeenkomende en één niet-overeenkomende taak.

FAQ

Moet ik het maken van taken of het bijwerken van taken eerst automatiseren?

Begin met updates met een laag risico, zoals opdrachten, herinneringen of meldingen. Vermijd brede regels voor het automatisch maken of verwijderen totdat de trigger is bewezen.

Kan automatisering een helder lijstproces vervangen?

Nee. Definieer eerst het proces en automatiseer vervolgens de herhaalbare onderdelen.