Registreren
Lists

Beheer lijstinstellingen, toegang en standaardinstellingen

Lijstinstellingen bepalen de container die taken bevat. Weergave-instellingen beheren één opgeslagen lay-out in die lijst. Houd het verschil duidelijk voordat u de privacy, velden of opgeslagen weergaven wijzigt.

Gebruik Lijstinstellingen wanneer u:

  1. De naam van een lijst wijzigen.
  2. Controleer of wijzig de lijstprivacy.
  3. Deel de lijst met specifieke leden.
  4. Beheer de toegang en instellingsrechten op lijstniveau.
  5. Begrijp waarom instellingen, import-, export-, archiveer- of verwijderacties verborgen of uitgeschakeld zijn.
  6. Bepaal of een wijziging bij de Lijst hoort of bij één opgeslagen weergave.

Gebruik weergave-instellingen wanneer u:

  1. Een opgeslagen weergave hernoemen, dupliceren, delen, privé maken of verwijderen.
  2. Bewaar filters, sortering, groepering, verborgen groepen of weergavevoorkeuren.
  3. Wijzig tabelkolommen voor één tabelweergave.
  4. Wijzig de agendaweergave-instellingen voor één agendaweergave.

Voordat je begint

  • U moet toegang hebben tot de lijst.
  • Voor lijstinstellingen is toegang tot instellingen voor de lijst vereist.
  • Opties voor privacy en delen kunnen afhankelijk zijn van uw rol, de lijsteigenaar en de instellingen voor de ruimte.
  • Sommige velden, secties, statussen, prioriteiten, tags, CRM-links, opmerkingen, bijlagen en tijdregistratieopties zijn afhankelijk van de app-instellingen.
  • Beschikbaarheids- en gebruikslimieten van abonnementen kunnen aanmaak- en configuratieacties verbergen of uitschakelen.
  • Voor de meeste instellingenwijzigingen moet de app online zijn.

Hoe lijstinstellingen van toepassing zijn

  1. Open de lijst.
  2. Bepaal of de wijziging van invloed is op de hele lijst of alleen op de huidige weergave.
  3. Open meer acties voor acties op lijstniveau of bekijk meer acties voor acties in de opgeslagen weergave.
  4. Controleer privacy, toegang en bijwerkingen voordat u opslaat.
  5. Controleer of de lijst zich nog steeds correct gedraagt voor betrokken gebruikers.

Verwachte uitkomst: De lijststructuur, toegang en opgeslagen weergaven komen overeen met hoe het team werkt, zonder per ongeluk werk te verbergen of belangrijke instellingen te verwijderen.

De naam van een lijst wijzigen

  1. Open de lijst.
  2. Open broodkruimel meer acties.
  3. Kies de optie Hernoemen of Instellingen.
  4. Voer de nieuwe lijstnaam in.
  5. Sla de wijziging op.
  6. Bevestig dat de nieuwe naam wordt weergegeven in Collecties, broodkruimels en zoeken.

Maak een lijst veilig privé

  1. Open de lijst.
  2. Open de instelling Lijstprivacy of delen.
  3. Beoordeel huidige leden die op de lijst vertrouwen.
  4. Schakel privétoegang alleen in als de lijst beperkt moet zijn.
  5. Voeg elk lid toe dat nog toegang nodig heeft.
  6. Sla de wijziging op.
  7. Vraag een betrokken lid om de toegang te vernieuwen en te bevestigen.

Deel een privélijst

  1. Open het besturingselement Lijst delen.
  2. Zoek het lid.
  3. Kies het juiste toegangsniveau.
  4. Bewaar of bevestig de wijziging.
  5. Vertel het lid dat hij de lijst moet openen vanuit Collecties, zoeken of de gedeelde link.

Update opgeslagen weergave-instellingen

  1. Open de lijstweergave die u wilt wijzigen.
  2. Pas filters, sortering, groepering, kolommen of datumweergave aan.
  3. Kies Opslaan wanneer de weergave niet-opgeslagen wijzigingen toont.
  4. Gebruik Reset als de wijziging niet behouden moet blijven.
  5. Gebruik meer acties weergeven voor hernoemen, dupliceren, privacy, delen of verwijderen.

Configureer tabelkolommen

  1. Open een tabelweergave.
  2. Open de weergave meer acties of de werkbalk meer acties.
  3. Kies Tabelinstellingen.
  4. Schakel velden in of uit en herschik zichtbare velden.
  5. Houd de taaknaam zichtbaar als de primaire identificatie.
  6. Opslaan of sluiten nadat de tabel is bijgewerkt.

Configureer de kalenderweergave

  1. Open een agendaweergave.
  2. Open werkbalk meer acties.
  3. Kies Agenda-instellingen indien beschikbaar.
  4. Werk de keuzes voor de agendaweergave bij.
  5. Bevestig dat taken nog steeds op de verwachte datums verschijnen.

Archiveer of verwijder een lijst

  1. Open broodkruimel meer acties.
  2. Kies alleen voor archiveren of verwijderen nadat u hebt bevestigd dat de lijst niet langer nodig is bij actief werk.
  3. Lees het bevestigingsbericht.
  4. Bevestig de actie.
  5. Gebruik de instellingen Gearchiveerd of Recent verwijderd als herstel nodig is.

Problemen oplossen

Een instellingenbediening is uitgeschakeld

  • Symptoom: u kunt een instelling zien, maar deze niet wijzigen.
  • Oorzaak: Mogelijk hebt u geen toegang tot de instellingen, is de app mogelijk offline, is het item mogelijk alleen-lezen of is de functie mogelijk niet beschikbaar voor het huidige abonnement.
  • Oplossing:
    1. Bevestig dat je online bent.
    2. Vraag de lijsteigenaar of ruimtebeheerder om uw rol te bevestigen.
    3. Controleer of de functie is ingeschakeld in App-instellingen.
    4. Vraag een accounteigenaar om de beschikbaarheid van het abonnement te controleren wanneer er een upgrade- of limietbericht verschijnt.

Gebruikers verliezen de toegang na een privacywijziging

  • Symptoom: teamgenoten melden dat de lijst is verdwenen of geen toegang geeft.
  • Oorzaak: de lijst of opgeslagen weergave is mogelijk privé gemaakt zonder dat de vereiste gebruikers zijn toegevoegd.
  • Oplossing:
    1. Open de Lijst of bekijk de instellingen voor delen.
    2. Betrokken gebruikers toevoegen.
    3. Bevestig of toegang moet gelden voor de hele lijst of slechts voor één opgeslagen weergave.
    4. Vraag gebruikers om de lijst te vernieuwen en opnieuw te openen.

Veldwijzigingen maken bestaande taken verwarrend

  • Symptoom: Taken tonen oude statussen, ontbrekende prioriteiten of onverwachte secties.
  • Oorzaak: bestaande taken kunnen nog steeds waarden bevatten die zijn hernoemd, verwijderd, verborgen of niet langer worden gebruikt.
  • Oplossing:
    1. Filter taken op de oude waarde.
    2. Bulkupdatetaken indien nodig.
    3. Houd oude waarden zichtbaar totdat de migratie is voltooid.
    4. Documenteer de nieuwe waarden voor het team.

Weergave-instellingen blijven niet bestaan

  • Symptoom: filters, sortering, groepering of kolommen worden opnieuw ingesteld nadat u de lijst hebt verlaten.
  • Oorzaak: de weergave bevat mogelijk niet-opgeslagen wijzigingen of u heeft mogelijk geen toegang tot de instellingen.
  • Oplossing:
    1. Zoek naar Opslaan nadat u de weergave hebt gewijzigd.
    2. Selecteer Opslaan om door te gaan.
    3. Gebruik Reset als de wijziging ongedaan moet worden gemaakt.
    4. Vraag om toegang tot de instellingen als Opslaan niet beschikbaar is.

FAQ

Zijn de lijstinstellingen en de instellingen voor de opgeslagen weergave hetzelfde?

Nee. Lijstinstellingen zijn van invloed op de hele lijst. Instellingen voor opgeslagen weergaven zijn van invloed op één lay-out in de lijst.

Moet ik een lijst privé maken of een weergave privé maken?

Maak de lijst privé als het werk zelf beperkt moet worden. Maak een weergave privé als het werk zichtbaar kan blijven, maar een bepaalde opgeslagen lay-out beperkt moet zijn.

Wie moet de lijstinstellingen beheren?

Geef instellingen alleen toegang aan mensen die het Lijstproces, de toegangsimpact en de herstelopties begrijpen.

Gerelateerde onderwerpen