Collectie-items archiveren, verwijderen en herstellen

Archiveren en verwijderen zijn opruimacties voor collectiestukken. Gebruik archief wanneer het item actieve weergaven moet verlaten, maar later nog steeds nodig kan zijn. Gebruik verwijderen wanneer het item uit actief werk moet worden verwijderd en alleen via Recent verwijderd moet worden hersteld, indien ondersteund.

Controleer het herstelpad voordat u mappen, lijsten, documenten, whiteboards, dashboards, doelen of andere ondersteunde items verwijdert.

Voordat je begint

• U moet toegang hebben tot het artikel.
• Voor archiveren, uit het archief halen, verwijderen en herstellen zijn de juiste toestemmingen vereist.
• Het itemtype moet de actie ondersteunen.
• Ingebouwde of beveiligde items staan archivering of verwijdering mogelijk niet toe.
• Herstel is afhankelijk van machtigingen, retentie en of het item nog steeds bestaat in het herstelgebied.

Referentie archiveren, verwijderen en herstellen

Actie	Beste gebruik	Waar te beginnen	Herstelpad
Archief	Verberg voltooid, onderbroken of inactief werk in actieve weergaven.	Broodkruimel meer acties, rij meer acties of iteminstellingen indien beschikbaar.	Instellingen > Gearchiveerd.
Uit het archief halen	Zet gearchiveerd werk terug naar actieve weergaven.	Instellingen > Gearchiveerd.	Het item keert indien mogelijk terug naar actieve collecties of de bovenliggende locatie.
Verwijderen	Verwijder dubbel, verkeerd of niet langer nodig werk.	Broodkruimel meer acties, rij meer acties of iteminstellingen indien beschikbaar.	Instellingen > Recent verwijderd indien ondersteund.
Herstellen	Breng een verwijderd item terug.	Instellingen > Recent verwijderd.	Het item keert terug naar de vorige locatie of de dichtstbijzijnde geldige locatie.

Bevestigingsgedrag

Bevestiging	Wat u moet controleren
Bevestiging archiveren	Bevestig de itemnaam en of het de bedoeling is deze te verbergen voor actieve weergaven.
Bevestiging verwijderen	Bevestig de itemnaam en begrijp dat iedereen met toegang actief werk overlaat.
Uitgeschakelde actie	Waarschijnlijk heb je geen toestemming, ben je offline of is het item beveiligd.
Ontbrekende actie	Het itemtype, de ingebouwde status of het huidige scherm ondersteunen deze actie mogelijk niet.

Als u het niet zeker weet, kiest u voor archiveren in plaats van verwijderen als u het item later misschien nodig heeft.

Hoe archiveren, verwijderen en herstellen werkt

1. Open het item of zoek het in Collecties.
2. Open het broodkruimel- of rijmenu met meer acties.
3. Kies Archiveren of Verwijderen.
4. Controleer de bevestiging.
5. Bevestig de actie alleen als het item actief werk moet verlaten.
6. Gebruik Instellingen > Gearchiveerd of Instellingen > Recent verwijderd om items te herstellen wanneer dat nodig is.

Verwachte uitkomst: Actieve verzamelingen blijven schoon terwijl herstelbaar werk vindbaar blijft via het juiste gebied Instellingen.

Een item archiveren

1. Open het item of zoek het in Collecties.
2. Open het menu Meer acties.
3. Kies Archief.
4. Bevestig de archiveringsactie.
5. Controleer of het item niet langer in actieve collecties verschijnt.

Een item uit het archief halen

1. Open Instellingen.
2. Open Gearchiveerd.
3. Zoek het item op type, naam of datum.
4. Kies de actie voor het uit het archief halen.
5. Bevestig dat het item opnieuw in actief werk verschijnt.

Verwijder een item

1. Open het item of zoek het in Collecties.
2. Open het menu Meer acties.
3. Kies Verwijderen.
4. Lees de bevestiging en de itemnaam.
5. Bevestig alleen wanneer het item uit actief werk moet worden verwijderd.

Een verwijderd item herstellen

1. Open Instellingen.
2. Open Onlangs verwijderd.
3. Zoek het artikel.
4. Kies Herstellen indien beschikbaar.
5. Controleer of het item in de verwachte ruimte of map verschijnt.

Kies Verplaatsen in plaats van Archiveren of Verwijderen

Gebruik Verplaatsen als het item geldig is, maar zich in de verkeerde map bevindt. Move houdt het item actief en vermijdt herstelstappen.

Beslissingsgids

Situatie	Aanbevolen actie
Het werk is voltooid, maar er kan later naar worden verwezen.	Archief.
Het item bevindt zich in de verkeerde map.	Verplaatsen.
De itemnaam is verwarrend.	Hernoemen.
Het item is duplicaat of is per ongeluk gemaakt.	Verwijderen, nadat u de herstelverwachtingen heeft bevestigd.
Het item bevat gevoelig werk dat slechts enkele mensen zouden moeten zien.	Controleer de privacy- en deelinstellingen in plaats van te verwijderen.
Het item is ingebouwd of wordt gebruikt voor rapportage.	Vraag een beheerder voordat u archiveert of verwijdert.

Problemen oplossen

Archiveren of verwijderen is uitgeschakeld

• Symptoom : u kunt Archiveren of Verwijderenzien, maar kunt dit niet selecteren.
• Oorzaak: Mogelijk hebt u geen toestemming voor verwijderen/beheren, bent u offline of is het item mogelijk beveiligd.
• Oplossing:
  1. Bevestig uw verbinding.
  2. Vraag de eigenaar of een Space-beheerder om de vereiste toestemming.
  3. Gebruik Verplaatsen of Hernoemen als u alleen opschoning nodig heeft en geen verwijderingstoegang heeft.

U kunt een gearchiveerd item niet vinden

• Symptoom: het item is na archivering uit de collecties verdwenen.
• Oorzaak: gearchiveerde items zijn verborgen voor actieve weergaven.
• Oplossing:
  1. Open Instellingen.
  2. Open Gearchiveerd.
  3. Zoek of blader op itemtype en naam.
  4. Haal het uit het archief als het weer actief moet worden.

U kunt een verwijderd item niet vinden

• Symptoom: het item staat niet in Recent verwijderd.
• Oorzaak: Mogelijk hebt u geen toegang, is de bewaartermijn verstreken of kan het itemtype daar mogelijk niet worden hersteld.
• Oplossing:
  1. Bevestig de actieve spatie.
  2. Vraag een eigenaar of beheerder van een ruimte om Recent verwijderd aan te vinken.
  3. Zoek naar het item voor het geval het is verplaatst of gearchiveerd.
  4. Meld een probleem als het item onlangs is verwijderd en herstelbaar zou moeten zijn.

Het herstelde item ontbreekt in de verwachte map

• Symptoom: het herstellen is gelukt, maar het item bevindt zich niet op de verwachte plaats.
• Oorzaak: de bovenliggende map is mogelijk gearchiveerd, verwijderd, privé of niet beschikbaar.
• Oplossing:
  1. Zoek het herstelde item op naam.
  2. Controleer de weergave Collecties op het hoogste niveau.
  3. Controleer of de bovenliggende map ook moet worden hersteld of toegangswijzigingen moeten ondergaan.
  4. Verplaats het item naar de juiste map nadat u het hebt gevonden.

FAQ

Kan ik alles herstellen wat ik verwijder?

Niet altijd. Herstel is afhankelijk van het itemtype, de machtigingen, de retentie en of het verwijderde item nog steeds wordt weergegeven in Recent verwijderd.

Moet voltooid werk worden gearchiveerd?

Archief is geschikt wanneer het werk actieve weergaven moet verlaten, maar herstelbaar moet blijven voor referentie.

Waar kan ik artikelen terugvinden?

Gebruik Instellingen > Gearchiveerd voor gearchiveerde items en Instellingen > Recent verwijderd voor verwijderde items.

Verwijdert archiveren de toegang?

Nee. Archief verandert actieve zichtbaarheid. Het vervangt geen privacy-, deel- of rolmachtigingen.