Beheer mappen in Collecties

Mappen groeperen gerelateerd werk binnen Collecties. Een map kan andere mappen en ondersteunde items bevatten, zoals lijsten, documenten, whiteboards, dashboards en doelen.

Gebruik mappen wanneer u:

1. Houd gerelateerde items bij elkaar.
2. Scheid klanten, afdelingen, initiatieven, werkgebieden of projecten van elkaar.
3. Verminder rommel op het hoogste niveau van collecties.
4. Bepaal wie gevoelige werkgroepen kan zien.
5. Verplaats een reeks gerelateerd werk naar een duidelijkere locatie.

Voordat je begint

• U moet toegang hebben tot de actieve Space.
• Voor het maken van mappen is creatietoegang vereist.
• Voor het hernoemen, verplaatsen, veranderen van kleur of het wijzigen van de privacy is toegang tot bewerkingen of instellingen vereist.
• Voor het archiveren of verwijderen van mappen is verwijder- of beheertoegang vereist.
• Privémappen zijn alleen zichtbaar voor opgenomen leden en gebruikers met voldoende beheerderstoegang.

Hoe mappen hun werk organiseren

1. Maak of open een map vanuit Collecties.
2. Voeg gerelateerde items erin toe.
3. Gebruik rijacties of broodkruimelacties om de map te beheren.
4. Verplaats items naar of uit de map als de structuur verandert.
5. Archiveer of verwijder mappen alleen als de map actief werk moet verlaten.

Verwachte uitkomst: Gerelateerd werk blijft gemakkelijk te doorzoeken en gebruikers kunnen zien waar elk item thuishoort.

Maak een map

1. Open Verzamelingen of de bovenliggende map.
2. Selecteer Toevoegen.
3. Kies Map.
4. Voer een duidelijke naam in.
5. Open de map en voeg gerelateerde items toe.

Open een map

1. Collecties openen.
2. Selecteer de maprij of mapnaam.
3. Bevestig dat de broodkruimel de huidige map toont.
4. Gebruik Verzamelingen in de broodkruimel om terug te keren naar het hoogste niveau.
5. Gebruik de broodkruimel van de bovenliggende map om één niveau omhoog te gaan, indien beschikbaar.

Voeg werk toe in een map

1. Open de map.
2. Selecteer Toevoegen in de mapweergave, lege status of maprij.
3. Kies het artikeltype.
4. Voltooi het dialoogvenster of het instellingenscherm.
5. Bevestig dat het nieuwe item in de map verschijnt.

Hernoem een map

1. Open de map of het menu met meer acties.
2. Kies Hernoemen of Instellingen, afhankelijk van de menulocatie.
3. Voer de nieuwe naam in.
4. Bevestig de update van de broodkruimel- en collectierij.

Verander de mapkleur

1. Open de mapinstellingen.
2. Zoek de map Kleur-besturingselement.
3. Kies de kleur waardoor de map opvalt.
4. Bevestig de updates van het mappictogram.

Kleur is slechts een visueel hulpmiddel. Er worden geen machtigingen of itemgedrag gewijzigd.

Maak een map privé

1. Mapinstellingen openen.
2. Schakel Maak privé in, indien beschikbaar.
3. Kies wie toegang moet hebben.
4. Opslaan of sluiten na bevestiging van de toegangslijst.
5. Vraag leden om te vernieuwen als de toegang is gewijzigd terwijl ze de map bekeken.

Gebruik privémappen voor gevoelig werk of werk met beperkte toegang. Vertrouw niet alleen op naamgeving om gevoelige inhoud te beschermen.

Verplaats een map

1. Open het mapmenu Meer acties.
2. Kies Verplaatsen.
3. Selecteer Verzamelingen voor het hoogste niveau of kies een doelmap.
4. Bevestig dat de map op de nieuwe locatie verschijnt.
5. Controleer de geneste inhoud als de map veel items bevat.

Archiveer of verwijder een map

1. Open de map of het menu met meer acties.
2. Kies Archiveren of Verwijderen.
3. Lees de bevestiging aandachtig.
4. Bevestig dit alleen als u inzicht heeft in de impact op actieve collecties.
5. Gebruik de herstelgebieden voor Instellingen als de map later moet worden hersteld.

Normen voor mapnaamgeving

Gebruik namen die overeenkomen met de manier waarop mensen zoeken en browsen. Goede namen beschrijven meestal een klant, team, procesgebied, doelgebied of actief initiatief.

Vermijd:

• Vage namen zoals Misc of Stuff.
• Dubbele namen in dezelfde bovenliggende map.
• Zeer lange namen die in broodkruimels of mobiele navigatie samenvallen.
• Namen die impliceren dat een map wordt gearchiveerd terwijl deze nog actief is.

Problemen oplossen

Een map is leeg

• Symptoom: de map wordt geopend maar toont geen items.
• Oorzaak: er zijn geen zichtbare items, of items zijn verplaatst, gearchiveerd, verwijderd of beperkt.
• Oplossing:
  1. Gebruik Toevoegen om indien nodig het eerste item aan te maken.
  2. Zoek naar het ontbrekende item.
  3. Vink Gearchiveerd en Recent verwijderd aan als u toegang heeft.
  4. Vraag een Space-beheerder om toegang tot privémappen te bevestigen.

U kunt een map niet openen

• Symptoom: Als u een map selecteert, wordt de inhoud ervan niet weergegeven.
• Oorzaak: Mogelijk hebt u geen toegang, is de map verwijderd of wordt de pagina mogelijk nog steeds geladen.
• Oplossing:
  1. Vernieuw de pagina.
  2. Bevestig de actieve spatie.
  3. Zoek naar de mapnaam.
  4. Vraag de eigenaar of een Space-beheerder om de toegang te bevestigen.

Mapinstellingen zijn uitgeschakeld

• Symptoom: besturingselementen voor naam, kleur, privacy of delen kunnen niet worden bewerkt.
• Oorzaak: Mogelijk hebt u geen toegang tot de instellingen, bent u mogelijk offline of is er mogelijk een abonnementslimiet van toepassing.
• Oplossing:
  1. Controleer uw verbinding.
  2. Vraag om toegang tot bewerkingen of instellingen.
  3. Vraag een beheerder om de beperkingen voor het abonnement en de app-instellingen te bevestigen.

Een map verplaatsen werkt niet

• Symptoom: u kiest een bestemming, maar de map blijft op zijn plaats.
• Oorzaak: Mogelijk hebt u geen toegang, is de bestemming mogelijk niet beschikbaar of is de update mogelijk niet opgeslagen.
• Oplossing:
  1. Vernieuw en controleer beide locaties.
  2. Probeer Verplaatsen opnieuw vanuit het mapmenu met meer acties.
  3. Kies Verzamelingen om de map naar het hoogste niveau te verplaatsen.
  4. Vraag een beheerder om de toegang tot beide locaties te bevestigen.

FAQ

Moet elk project een map zijn?

Gebruik een map als u door meerdere gerelateerde items tegelijk wilt bladeren. Als het werk alleen uit het uitvoeren van taken bestaat, kan een lijst voldoende zijn.

Kunnen mappen privéwerk bevatten?

Ja. Toegang is afhankelijk van de Space-rol, mapprivacy, itemprivacy en instellingen voor delen.

Kan ik een verwijderde map herstellen?

Meestal moet u Instellingen > Recent verwijderd aanvinken. Herstel is afhankelijk van retentie, machtigingen en itemondersteuning.