Automatiseringen bouwen en beheren

Automatiseringsregels moeten specifiek, testbaar en gemakkelijk uit te leggen zijn. Een sterke regel maakt gebruik van een duidelijke trigger, beperkte voorwaarden, een veilige actie en een gecontroleerde reikwijdte.

Een veilige automatiseringsconfiguratie zou u moeten helpen:

1. Plan een nieuwe automatiseringsregel.
2. Bouw een regel in de automatiseringsbouwer.
3. Controleer en wijzig een bestaande regel.
4. Bevestig de toegangs-, plan- en netwerkvereisten.
5. Test gedrag voordat u erop vertrouwt.

Referentie bouwerstaat

Staat	Wat te doen
Laden	Wacht tot de builder is geïnitialiseerd.
Opnieuw proberen	Selecteer Opnieuw proberen. Als dit zich herhaalt, vernieuw dan de app en bevestig de netwerktoegang.
Geen internet	Maak opnieuw verbinding voordat u regels opent of wijzigt.
Geen toegang	Vraag een Space-beheerder om uw rol te beoordelen.
Upgrade-prompt	Vraag de factureringseigenaar om de beschikbaarheid van het abonnement te controleren.
Bouwer geladen	Maak, bekijk en beheer regels vanuit de bouwer.

Regelontwerpreferentie

Deel	Definitie	Goede praktijk
Naam	Het label dat mensen zien in de bouwer.	Gebruik een doel in duidelijke taal, zoals Wijs een revisor toe wanneer de taak naar Controleren wordt verplaatst.
Trigger	De gebeurtenis waarmee de regel begint.	Kies het meest specifieke evenement dat beschikbaar is.
Conditie	Vereisten waaraan moet worden voldaan voordat de actie wordt uitgevoerd.	Voeg voorwaarden toe om onbedoelde overeenkomsten te voorkomen.
Actie	De uitgevoerde update, melding, toewijzing, herinnering of andere bewerking.	Houd de eerste versie laag risico.
Reikwijdte	De ruimte, lijst of werkgebied waarop de regel van toepassing is.	Begin smal en breid pas na het testen uit.
Status	Of de regel kan worden uitgevoerd.	Pauzeer of schakel regels uit terwijl u onverwacht gedrag onderzoekt.

Voordat je begint

• Je moet in de juiste ruimte staan.
• Uw rol moet automatiseringstoegang toestaan.
• Uw abonnement moet automatiseringstoegang omvatten.
• Gebruik veilige testitems voordat u voor echt werk op de regel vertrouwt.

Plan de regel voordat u gaat bouwen

Schrijf de regel in dit formaat:

Wanneer [trigger] plaatsvindt en [voorwaarde] waar is, dan [actie].

Voorbeelden:

• Wanneer een taak naar Controleren wordt verplaatst, wijst u de revisor toe.
• Wanneer een taak als geblokkeerd is gemarkeerd, stelt u het team hiervan op de hoogte.
• Wanneer er een vervolgdatum wordt toegevoegd, maak dan een herinnering aan.

Creëer een automatisering

1. Open de Automatiseringen.
2. Wacht tot de bouwer is geladen.
3. Begin een nieuwe regel.
4. Noem de regel duidelijk.
5. Kies de trigger.
6. Voorwaarden toevoegen.
7. Kies de actie.
8. Bevestig het bereik.
9. Bewaar de regel.
10. Test met een veilig item.

Verwachte uitkomst: De automatisering wordt opgeslagen en heeft alleen invloed op matchingwerk.

Beheer een bestaande automatisering

1. Open de Automatiseringen.
2. Selecteer de regel die u wilt beoordelen.
3. Controleer naam, trigger, voorwaarden, actie, bereik en status.
4. Pauzeer of schakel de regel uit als het gedrag onzeker is.
5. Bewerk één deel tegelijk.
6. Opslaan en opnieuw testen.

Controlelijst voor veilige installatie

Voordat u op een regel vertrouwt, moet u het volgende bevestigen:

1. De trigger is specifiek.
2. Omstandigheden verhinderen brede overeenkomsten.
3. De actie is veilig.
4. De reikwijdte is beperkt tot het beoogde gebied.
5. Een testitem leverde het verwachte resultaat op.
6. Het getroffen team begrijpt de automatische update.
7. U weet hoe u de regel indien nodig kunt onderbreken of uitschakelen.

Problemen oplossen

Builder blijft Opnieuw proberen weergeven

• Symptoom: de builder wordt niet geopend na een nieuwe poging.
• Oorzaak: sessie-, netwerk-, servicebeschikbaarheid of initialisatiegegevens ontbreken mogelijk.
• Oplossing:
  1. Bevestig dat je online bent.
  2. Vernieuw de app.
  3. Bevestig dat de huidige ruimte correct is geladen.
  4. Probeer het opnieuw.
  5. Rapporteer de geschatte tijd en ruimte als het nog steeds niet lukt.

Regel beïnvloedt te veel werk

• Symptoom: er veranderen meer items dan verwacht.
• Oorzaak: Trigger, voorwaarden of bereik zijn te breed.
• Oplossing:
  1. Pauzeer of schakel de regel uit, indien beschikbaar.
  2. Smalle reikwijdte.
  3. Voeg strengere voorwaarden toe.
  4. Test met één overeenkomend en één niet-overeenkomend item.

Mensen worden verrast door automatische veranderingen

• Symptoom: Teamleden weten niet waarom het werk is veranderd.
• Oorzaak: de regelnaam of het teamproces verklaren de automatisering mogelijk niet.
• Oplossing:
  1. Hernoem de regel zodat het doel ervan duidelijk is.
  2. Vertel betrokken gebruikers welke trigger de actie veroorzaakt.
  3. Houd risicovolle beslissingen handmatig bij.

FAQ

Hoe breed moet een nieuwe regel zijn?

Begin smal. Pas uitbreiden nadat een veilige test het gedrag heeft bewezen.

Moet ik een regel bewerken terwijl deze onverwachte updates veroorzaakt?

Pauzeer of schakel het eerst uit als de bouwer die optie biedt. Vervolgens bewerken, testen en opnieuw inschakelen.