Daftar
Lists

Otomatiskan pekerjaan Daftar berulang

Otomatisasi daftar mengurangi pembaruan manual untuk proses tugas yang berulang. Gunakan ketika pemicu dan kondisi yang sama menyebabkan tindakan yang sama setiap saat.

Untuk otomatisasi tingkat Daftar, fokuslah pada cara:

  1. Putuskan apakah tindakan Daftar yang berulang harus diotomatisasi.
  2. Rencanakan aturan yang aman sebelum membangunnya.
  3. Uji aturan tersebut dengan tugas yang aman.
  4. Memecahkan masalah aturan yang tidak berjalan atau memengaruhi terlalu banyak pekerjaan.

Bantuan Otomasi Terkait

Istilah yang perlu diketahui

  • Pemicu adalah peristiwa tugas yang memulai aturan.
  • Kondisi membatasi kapan aturan harus diterapkan.
  • Tindakan adalah pembaruan, pemberitahuan, tugas, pengingat, atau operasi lain yang dilakukan.
  • Cakupan mengontrol Daftar atau kelompok tugas mana yang dapat dipengaruhi oleh aturan.
  • Tugas aman adalah tugas berisiko rendah yang digunakan hanya untuk menguji perilaku.

Sebelum Anda mulai

  • Anda harus memiliki akses ke Daftar.
  • Peran Anda harus mengizinkan akses otomatisasi.
  • Rencana saat ini harus mencakup akses otomatisasi.
  • Aplikasi harus online.
  • Uji dengan tugas yang aman sebelum mengandalkan aturan untuk pekerjaan penting.

Putuskan apakah akan mengotomatisasi

Gunakan otomatisasi ketika:

  1. Aturannya bisa ditebak.
  2. Kondisi yang sama harus selalu menimbulkan tindakan yang sama.
  3. Tindakan ini berisiko rendah.
  4. Hasilnya mudah diverifikasi.

Simpan manual tindakan ketika:

  1. Keputusan itu perlu pertimbangan.
  2. Tindakan tersebut dapat memengaruhi banyak tugas secara tidak terduga.
  3. Kondisinya tidak jelas.
  4. Perubahan tersebut akan sulit untuk dibatalkan.

Rencanakan otomatisasi Daftar

Tulis aturannya sebelum membangunnya:

Saat [pemicu tugas] terjadi, jika [kondisi] benar, maka [tindakan].

Contoh

  • Saat tugas dipindahkan ke Tinjauan, tetapkan peninjau.
  • Ketika suatu tugas ditandai diblokir, beri tahu tim.
  • Ketika tanggal tindak lanjut ditetapkan, buat pengingat.

Buat dan uji aturannya

  1. Buka Otomatisasi dari navigasi aplikasi atau titik masuk otomatisasi Daftar yang didukung.
  2. Buat aturan baru.
  3. Pilih pemicunya.
  4. Tambahkan kondisi.
  5. Pilih tindakannya.
  6. Konfirmasikan bahwa cakupan hanya mencakup Daftar atau tugas yang dimaksudkan.
  7. Simpan.
  8. Uji dengan tugas yang aman.
  9. Tinjau tugas yang terpengaruh dan konfirmasikan hanya tindakan yang diharapkan yang terjadi.

Pemecahan masalah

Otomatisasi daftar tidak berjalan

  • Gejala: Tugas berubah, namun tindakan otomatis yang diharapkan tidak terjadi.
  • Penyebab: Aturan mungkin tidak aktif, pemicu mungkin tidak cocok, kondisi mungkin tidak cocok, akses mungkin hilang, atau otomatisasi mungkin tidak tersedia.
  • Resolusi:
    1. Konfirmasikan pemuatan Otomatisasi.
    2. Konfirmasikan aturan tersebut aktif.
    3. Konfirmasikan bahwa tugas tersebut berada dalam cakupan.
    4. Periksa setiap kondisi.
    5. Uji dengan tugas aman yang benar-benar cocok.

Otomatisasi daftar memengaruhi tugas yang salah

  • Gejala: Lebih banyak tugas dari yang diharapkan diperbarui.
  • Penyebab: Cakupan, pemicu, atau ketentuan terlalu luas.
  • Resolusi:
    1. Jeda atau nonaktifkan aturan jika tersedia.
    2. Persempit cakupannya.
    3. Tambahkan ketentuan yang lebih ketat.
    4. Uji dengan satu tugas yang cocok dan satu tugas yang tidak cocok.

FAQ

Haruskah saya mengotomatiskan pembuatan tugas atau pembaruan tugas terlebih dahulu?

Mulailah dengan pembaruan berisiko rendah seperti tugas, pengingat, atau pemberitahuan. Hindari aturan pembuatan atau penghapusan otomatis yang luas hingga pemicunya terbukti.

Bisakah otomatisasi menggantikan proses Daftar yang jelas?

Tidak. Tentukan prosesnya terlebih dahulu, lalu otomatiskan bagian yang dapat diulang.