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Lists

Automatisez le travail de répétition de la liste

L’automatisation des listes réduit les mises à jour manuelles pour les processus de tâches répétables. Utilisez-le lorsque le même déclencheur et les mêmes conditions devraient provoquer la même action à chaque fois.

Pour l’automatisation au niveau de la liste, concentrez-vous sur la façon de:

  1. Décidez si une action List répétée doit être automatisée.
  2. Planifiez une règle sûre avant de la construire.
  3. Testez la règle avec une tâche sûre.
  4. Dépannez les règles qui ne s’exécutent pas ou qui affectent trop de travail.

Aide relative à l’automatisation

Termes à connaître

  • Trigger est l’événement de tâche qui démarre la règle.
  • Condition limite les cas dans lesquels la règle doit s’appliquer.
  • Action correspond à la mise à jour, à la notification, à l’affectation, au rappel ou à toute autre opération effectuée.
  • Portée contrôle la liste ou le groupe de tâches que la règle peut affecter.
  • Tâche sécurisée est une tâche à faible risque utilisée uniquement pour tester le comportement.

Avant de commencer

  • Vous devez avoir accès à la Liste.
  • Votre rôle doit autoriser l’accès à l’automatisation.
  • Le plan actuel doit inclure l’accès à l’automatisation.
  • L’application doit être en ligne.
  • Testez avec des tâches sûres avant de vous fier à la règle pour un travail important.

Décidez si vous souhaitez automatiser

Utilisez l’automatisation lorsque:

  1. La règle est prévisible.
  2. La même condition devrait toujours provoquer la même action.
  3. L’action est à faible risque.
  4. Le résultat est facile à vérifier.

Conservez le manuel d’action lorsque:

  1. La décision nécessite du jugement.
  2. L’action pourrait affecter de nombreuses tâches de manière inattendue.
  3. Les conditions ne sont pas claires.
  4. Le changement serait difficile à inverser.

Planifier une automatisation de liste

Écrivez la règle avant de la construire:

Lorsque [déclencheur de tâche] se produit, si [condition] est vraie, alors [action].

Exemples>

  • Lorsqu’une tâche passe en révision, affectez le réviseur.
  • Lorsqu’une tâche est marquée bloquée, prévenez l’équipe.
  • Lorsqu’une date de suivi est fixée, créez un rappel.

Créer et tester la règle

  1. Ouvrez les automatisations à partir de la navigation de l’application ou d’un point d’entrée d’automatisation de liste pris en charge.
  2. Créez une nouvelle règle.
  3. Choisissez le déclencheur.
  4. Ajoutez des conditions.
  5. Choisissez l’action.
  6. Confirmez que la portée inclut uniquement la liste ou les tâches prévues.
  7. Enregistrez.
  8. Testez avec une tâche sûre.
  9. Examinez la tâche concernée et confirmez que seule l’action attendue s’est produite.

Dépannage

L’automatisation de la liste ne s’exécute pas

  • Problème : une tâche change, mais l’action automatique attendue ne se produit pas.
  • Cause : La règle peut être inactive, le déclencheur peut ne pas correspondre, les conditions peuvent ne pas correspondre, l’accès peut être manquant ou l’automatisation peut être indisponible.
  • Solution :
    1. Confirmez le chargement des automatisations.
    2. Confirmez que la règle est active.
    3. Confirmez que la tâche est dans la portée.
    4. Vérifiez chaque condition.
    5. Testez avec une tâche sûre qui correspond clairement.

L’automatisation des listes affecte les mauvaises tâches

  • Problème : un plus grand nombre de tâches que prévu sont mises à jour.
  • Cause : La portée, le déclencheur ou les conditions sont trop larges.
  • Solution :
    1. Suspendez ou désactivez la règle si disponible.
    2. Réduisez la portée.
    3. Ajoutez des conditions plus strictes.
    4. Testez avec une tâche correspondante et une tâche non correspondante.

FAQ

Dois-je d’abord automatiser la création ou la mise à jour des tâches?

Commencez par des mises à jour à faible risque telles que des affectations, des rappels ou des notifications. Évitez les règles générales de création ou de suppression automatique jusqu’à ce que le déclencheur soit prouvé.

L’automatisation peut-elle remplacer un processus de liste clair?

Non. Définissez d’abord le processus, puis automatisez les parties reproductibles.