Lists

Gérer les paramètres, l'accès et les valeurs par défaut de la liste

Les paramètres de liste contrôlent le conteneur qui contient les tâches. Les paramètres d’affichage contrôlent une mise en page enregistrée dans cette liste. Gardez la différence claire avant de modifier la confidentialité, les champs ou les vues enregistrées.

Utilisez les paramètres de liste lorsque vous devez:

Renommer une liste.
Vérifiez ou modifiez la confidentialité de la liste.
Partagez la liste avec des membres spécifiques.
Gérez l’accès et les droits de paramètres au niveau de la liste.
Comprenez pourquoi les paramètres, les actions d’importation, d’exportation, d’archivage ou de suppression sont masqués ou désactivés.
Décidez si une modification appartient à la liste ou à une vue enregistrée.

Utilisez les paramètres d’affichage lorsque vous devez:

Renommez, dupliquez, partagez, rendez privée ou supprimez une vue enregistrée.
Enregistrez les filtres, le tri, le regroupement, les groupes masqués ou les préférences d’affichage.
Modifiez les colonnes du tableau pour une vue Tableau.
Modifiez les paramètres d’affichage du calendrier pour une vue du calendrier.

Avant de commencer

Vous devez avoir accès à la Liste.
Les paramètres de liste nécessitent un accès aux paramètres de la liste.
Les options de confidentialité et de partage peuvent dépendre de votre rôle, du propriétaire de la liste et des paramètres de l’espace.
Certains champs, sections, statuts, priorités, balises, liens CRM, commentaires, pièces jointes et options de suivi du temps dépendent des paramètres de l’application.
La disponibilité du plan et les limites d’utilisation peuvent masquer ou désactiver les actions de création et de configuration.
L’application doit être en ligne pour la plupart des modifications de paramètres.

Comment les paramètres de liste s’appliquent

Ouvrez la liste.
Décidez si la modification affecte la liste entière ou uniquement la vue actuelle.
Ouvrez le fil d’Ariane pour plus d’actions pour les actions au niveau de la liste ou affichez plus d’actions pour les actions de vue enregistrée.
Vérifiez la confidentialité, l’accès et les effets secondaires avant d’enregistrer.
Confirmez que la liste se comporte toujours correctement pour les utilisateurs concernés.

Résultat attendu : La structure de la liste, l’accès et les vues enregistrées correspondent au fonctionnement de l’équipe sans masquer accidentellement le travail ni supprimer des paramètres importants.

Renommer une liste

Ouvrez la liste.
Ouvrir le fil d’Ariane pour plus d’actions.
Choisissez l’option Renommer ou Paramètres.
Entrez le nouveau nom de la liste.
Enregistrez la modification.
Vérifiez que le nouveau nom apparaît dans Collections, fil d’Ariane et recherche.

Rendre une liste privée en toute sécurité

Ouvrez la liste.
Ouvrez le paramètre de confidentialité ou de partage de la liste.
Passez en revue les membres actuels qui comptent sur la liste.
Activez l’accès privé uniquement lorsque la liste doit être limitée.
Ajoutez tous les membres qui ont encore besoin d’accès.
Enregistrez la modification.
Demandez à un membre concerné d’actualiser et de confirmer l’accès.

Partager une liste privée

Ouvrez le contrôle de partage de liste.
Recherchez le membre.
Choisissez le niveau d’accès approprié.
Enregistrez ou confirmez la modification.
Dites au membre d’ouvrir la liste à partir des collections, la recherche ou le lien partagé.

Mettre à jour les paramètres de vue enregistrée

Ouvrez la vue Liste que vous souhaitez modifier.
Ajustez les filtres, le tri, le regroupement, les colonnes ou l’affichage de la date.
Choisissez Enregistrer lorsque la vue affiche les modifications non enregistrées.
Utilisez Reset si la modification ne doit pas être conservée.
Utilisez Afficher plus d’actions pour renommer, dupliquer, protéger la confidentialité, partager ou supprimer.

Configurer les colonnes du tableau

Ouvrez une vue Tableau.
Ouvrez la vue Plus d’actions ou la barre d’outils Plus d’actions.
Choisissez Paramètres du tableau.
Activez ou désactivez les champs et réorganisez les champs visibles.
Gardez le nom de la tâche visible comme identifiant principal.
Enregistrez ou fermez après la mise à jour de la table.

Configurer l’affichage du calendrier

Ouvrez une vue Calendrier.
Ouvrir la barre d’outils plus d’actions.
Choisissez Paramètres du calendrier lorsqu’ils sont disponibles.
Mettez à jour les choix d’affichage du calendrier.
Confirmez que les tâches apparaissent toujours aux dates prévues.

Archiver ou supprimer une liste

Ouvrir le fil d’Ariane pour plus d’actions.
Choisissez archiver ou supprimer uniquement après avoir confirmé que la liste n’est plus nécessaire dans le travail actif.
Lisez le message de confirmation.
Confirmez l’action.
Utilisez les paramètres Archivés ou Supprimés récemment si une récupération est nécessaire.

Dépannage

Un contrôle de paramètres est désactivé

Problème : Vous pouvez voir un paramètre, mais vous ne pouvez pas le modifier.
Cause : Vous n’avez peut-être pas accès aux paramètres, l’application est peut-être hors ligne, l’élément peut être en lecture seule ou la fonctionnalité peut être indisponible pour le forfait actuel.
Solution :
1. Confirmez que vous êtes en ligne.
2. Demandez au propriétaire de la liste ou à l’administrateur de l’espace de confirmer votre rôle.
3. Vérifiez si la fonctionnalité est activée dans les paramètres de l’application.
4. Demandez à un propriétaire de compte de vérifier la disponibilité du plan lorsqu’un message de mise à niveau ou de limite apparaît.

Les utilisateurs perdent l’accès après une modification de la confidentialité

Problème : les coéquipiers signalent que la liste a disparu ou ne montre aucun accès.
Cause : La liste ou la vue enregistrée a peut-être été rendue privée sans ajouter les utilisateurs requis.
Solution :
1. Ouvrez la liste ou affichez les paramètres de partage.
2. Ajoutez les utilisateurs concernés.
3. Confirmez si l’accès doit s’appliquer à l’ensemble de la liste ou à une seule vue enregistrée.
4. Demandez aux utilisateurs d’actualiser et de rouvrir la liste.

Les modifications apportées aux champs rendent les tâches existantes confuses

Problème : les tâches affichent d’anciens statuts, des priorités manquantes ou des sections inattendues.
Cause : Les tâches existantes peuvent toujours contenir des valeurs qui ont été renommées, supprimées, masquées ou qui ne sont plus utilisées.
Solution :
1. Filtrez les tâches selon l’ancienne valeur.
2. Tâches de mise à jour groupée, le cas échéant.
3. Conservez les anciennes valeurs visibles jusqu’à ce que la migration soit terminée.
4. Documentez les nouvelles valeurs de l’équipe.

Les paramètres d’affichage ne persistent pas

Problème : les filtres, le tri, le groupe ou les colonnes sont réinitialisés après avoir quitté la liste.
Cause : La vue peut contenir des modifications non enregistrées ou vous n’avez peut-être pas accès aux paramètres.
Solution :
1. Recherchez Enregistrer après avoir modifié la vue.
2. Sélectionnez Enregistrer pour conserver.
3. Utilisez Réinitialiser si la modification doit être ignorée.
4. Demandez l’accès aux paramètres si l’enregistrement n’est pas disponible.

FAQ

Les paramètres de liste et les paramètres d’affichage enregistré sont-ils identiques?

Non. Les paramètres de la liste affectent l’ensemble de la liste. Les paramètres d’affichage enregistrés affectent une disposition à l’intérieur de la liste.

Dois-je rendre une liste privée ou une vue privée?

Rendre la liste privée lorsque le travail lui-même doit être restreint. Rendre une vue privée lorsque l’œuvre peut rester visible mais qu’une mise en page enregistrée particulière doit être limitée.

Qui doit gérer les paramètres de la liste?

Accordez l’accès aux paramètres uniquement aux personnes qui comprennent le processus de liste, l’impact de l’accès et les options de récupération.