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Lists

Gérer le travail avec les listes

Une liste est la zone de tâches d’un projet, d’un processus, d’un client, d’une équipe ou d’une zone opérationnelle spécifique. Les listes résident dans les collections et peuvent afficher les mêmes tâches via des vues de liste de contrôle, de tableau, de chronologie, de calendrier, de Gantt et de tableau lorsque ces vues sont disponibles.

Utilisez une liste lorsque vous devez:

  1. Capturez et gérez les tâches en un seul endroit.
  2. Passez en revue les mêmes tâches à travers différentes vues.
  3. Concentrez-vous sur votre propre travail avec Mine ou les filtres de membres.
  4. Appliquez des filtres, un tri, un regroupement et des paramètres d’affichage enregistrés.
  5. Créez des tâches, ajoutez rapidement des tâches, mettez à jour des tâches en masse, importez des tâches ou exportez des données de tâches.

Avant de commencer

  • Vous devez avoir accès à l’Espace qui contient la Liste.
  • Les listes privées nécessitent un partage explicite ou un accès administrateur suffisant.
  • La création de tâches nécessite un accès en création sur la liste.
  • La mise à jour des tâches nécessite un accès en modification pour la tâche ou la liste.
  • Afficher les paramètres, les paramètres de liste, les actions d’importation, d’exportation, d’archivage et de suppression dépendent des autorisations de rôle, des paramètres de l’application, de la disponibilité du plan et des limites d’utilisation.

Comment les listes organisent le travail

  1. Ouvrez la liste à partir des collections, de la recherche, des favoris, du centre de commande, d’une notification ou d’un lien direct.
  2. Confirmez que le fil d’Ariane et le titre de la liste correspondent à l’œuvre que vous aviez l’intention d’ouvrir.
  3. Choisissez une vue qui correspond au travail: liste de contrôle, tableau, chronologie, calendrier, Gantt ou tableau.
  4. Utilisez Mine, les filtres de membres, Filtrer, Trier et Groupe pour concentrer la vue.
  5. Créez ou mettez à jour des tâches.
  6. Enregistrez les modifications de vue lorsque la configuration doit être conservée.

Résultat attendu : La liste devient une zone de tâches fiable où les membres peuvent réviser le même travail via des vues stables.

Tâches principales

Ouvrir une liste

  1. Ouvrez les Collections.
  2. Sélectionnez la ligne Liste ou utilisez Recherche/Centre de commande si vous connaissez le nom de la liste.
  3. Confirmez le fil d’Ariane et le sélecteur d’affichage Liste.
  4. Si la liste s’ouvre sur Aperçu, choisissez une vue des tâches pour commencer à travailler.

Choisissez une vue

  1. Sur le bureau, sélectionnez un onglet d’affichage.
  2. Sur mobile, ouvrez le sélecteur de vue et choisissez une vue.
  3. Utilisez Aperçu lorsque vous avez besoin d’un résumé avant de modifier des tâches.
  4. Utilisez List View lorsque les vues existantes ne correspondent pas à votre travail.

Concentrez-vous sur les tâches visibles

  1. Activez Mine lorsque vous souhaitez uniquement que le travail soit connecté à vous.
  2. Utilisez le sélecteur de membres pour un ou plusieurs contributeurs.
  3. Ouvrez Filtre pour les conditions basées sur le champ.
  4. Ouvrez Trier pour contrôler l’ordre.
  5. Ouvrez Groupe pour regrouper les tâches lorsque la vue actuelle le prend en charge.
  6. Enregistrez la vue si la configuration ciblée doit rester.

Créer une tâche

  1. Sélectionnez + Nouvelle tâche.
  2. Entrez le nom de la tâche.
  3. Remplissez les champs obligatoires dans la boîte de dialogue de tâche.
  4. Enregistrez ou fermez une fois la tâche créée.
  5. Effacez les filtres si la nouvelle tâche n’apparaît pas dans la vue actuelle.

Ajouter rapidement une tâche

L’ajout rapide apparaît dans les vues groupées prises en charge et les sections vides/groupes.

  1. Sélectionnez + Tâche rapide dans le groupe auquel appartient la tâche.
  2. Entrez un nom de tâche.
  3. Soumettez la tâche rapide.
  4. Ouvrez la tâche plus tard lorsque vous avez besoin du propriétaire, des dates, de la priorité, de la description, des commentaires ou des sous-tâches.

L’ajout rapide utilise le contexte de groupe actuel. Par exemple, une tâche ajoutée rapidement sous un groupe Statut reçoit ce statut lorsque la vue le prend en charge.

Tâches de mise à jour groupée

  1. Sélectionnez une ou plusieurs tâches.
  2. Ouvrez les Actions groupées.
  3. Choisissez Définir le statut, Définir la priorité, Définir la section, Propriétaire, Copier vers, Déplacer ou Supprimer.
  4. Vérifiez le nombre de tâches sélectionnées avant de confirmer.
  5. Utilisez Annuler pour quitter le mode de sélection.

Afficher la disponibilité et les limites

VoirFiltrerTrierGroupeRemarques
Liste de contrôleOuiOuiOuiIdéal pour une révision rapide des tâches et une exécution simple.
ConseilOuiOuiOuiLe regroupement contrôle les colonnes ou les compartiments. Le tableau des dates d’échéance a une navigation spéciale Aujourd’hui.
ChronologieOuiOuiOuiMis en œuvre en tant que tableau basé sur la date; utile pour planifier dans le temps.
CalendrierOuiNonNonUtilise des contrôles de calendrier, des plages de dates et une révision des tâches non planifiées.
GanttOuiNonNonUtilise des contrôles de planification tels que Aujourd’hui, Tout développer, Tout réduire et le zoom sur la chronologie.
TableauOuiOuiOuiPrend en charge la visibilité des colonnes du tableau et les paramètres de commande.

Dépannage

Il manque des tâches

  • Problème : les tâches attendues ne sont pas visibles.
  • Cause : Les filtres, les miens, les filtres de membres, les tâches terminées masquées, les paramètres de regroupement masqués, les plages de dates, l’accès privé ou la vue sélectionnée peuvent les masquer.
  • Solution :
    1. Désactivez Mine.
    2. Effacez les filtres de membres et les filtres avancés.
    3. Afficher les tâches terminées.
    4. Vérifiez les paramètres de masquage du groupe.
    5. Passez à une autre vue.
    6. Recherchez le nom de la tâche.

La liste s’ouvre mais les actions sont désactivées

  • Problème : Les nouvelles tâches, les paramètres, l’importation, l’exportation ou l’affichage des actions sont désactivés.
  • Cause : Votre rôle peut autoriser l’accès à l’affichage, mais pas aux actions de création, de modification, de configuration, d’importation, d’exportation ou de suppression.
  • Solution :
    1. Confirmez l’espace actif.
    2. Demandez au propriétaire de la liste ou à l’administrateur de l’espace de confirmer votre rôle.
    3. Vérifiez si la liste est privée.
    4. Vérifiez le forfait ou les limites d’utilisation si un indicateur verrouillé apparaît.

Afficher les modifications revient sans cesse

  • Problème : les filtres, le tri, le regroupement ou les colonnes sont rétablis lorsque vous quittez la liste.
  • Cause : La modification de l’affichage n’a pas été enregistrée ou vous n’avez pas accès aux paramètres.
  • Solution :
    1. Recherchez Enregistrer après avoir modifié une vue.
    2. Sélectionnez Enregistrer si la modification doit persister.
    3. Demandez l’accès aux paramètres si l’enregistrement n’est pas disponible.
    4. Utilisez Réinitialiser si vous souhaitez ignorer les modifications locales.

FAQ

Une liste est-elle la même chose qu’un dossier?

Non. Un dossier organise les éléments dans les collections. Une Liste gère les tâches.

La modification d’une vue modifie-t-elle les données de la tâche?

Les filtres, le tri, le groupe et les colonnes visibles modifient la façon dont les tâches sont affichées. La modification des champs de tâche modifie les données réelles de la tâche.

Pourquoi le mobile affiche-t-il moins de boutons?

Mobile regroupe les commandes secondaires dans le sélecteur de vue et le panneau d’outils de réglage/plus afin que la zone de tâches reste utilisable sur les petits écrans.