Importer et exporter les données des tâches de liste

Importez et exportez des données de tâches de déplacement entre une liste et des feuilles de calcul. L’importation crée des tâches à partir d’une feuille de calcul. Exportez les données des tâches de téléchargement à partir de la liste actuelle à des fins de création de rapports, de révision, de sauvegarde ou d’analyse hors ligne.

Avant de commencer

• Vous devez avoir accès à la Liste.
• L’importation nécessite un accès à la création de tâches.
• L’exportation nécessite l’accès aux données de la liste.
• L’application doit être en ligne.
• L’importation prend en charge les fichiers de feuille de calcul acceptés par le contrôle de téléchargement, avec une taille de fichier maximale d’environ 51 MB.
• Une colonne de nom de tâche est requise pour une importation fiable.

Points d’entrée d’importation et d’exportation

Appareil	Où le trouver
Bureau	Ouvrez le menu Plus d’actions de la barre d’outils Liste, puis choisissez Importer ou Exporter.
Mobile	Ouvrez le panneau réglage/plus d’outils, puis choisissez Importer ou Exporter.
Vue Calendrier	Les paramètres du calendrier peuvent également apparaître dans le même menu avant l’importation et l’exportation.

Référence du champ d’importation

Champ d’importation	Obligatoire	Que cartographier
Nom de la tâche	Oui	Colonne de la feuille de calcul contenant le titre de la tâche.
Descriptif	Non	Contexte de tâche long.
Section	Non	L’étiquette de section ou de catégorie à l’intérieur de la liste.
Due	Non	La date d’échéance de la tâche.
Répéter	Non	Répétez le modèle lorsqu’il est pris en charge.
Sélectionnez les utilisateurs	Non	Utilisateurs ou contributeurs assignés.
Statut	Non	Valeurs d’état de la tâche.
Priorité	Non	Valeurs de priorité des tâches.
Balises	Non	Noms ou valeurs de balises.

La boîte de dialogue d’importation affiche une valeur d’aperçu pour les colonnes mappées. Utilisez l’aperçu pour confirmer que la ligne de départ et le mappage sont corrects avant de soumettre.

Comment fonctionnent l’importation et l’exportation

1. Ouvrez la liste.
2. Ouvrir la barre d’outils plus d’actions.
3. Choisissez Importer ou Exporter.
4. Pour Importer, téléchargez la feuille de calcul, choisissez ligne de départ, mappez les champs et sélectionnez Soumettre.
5. Pour Exporter, choisissez l’action du fichier de feuille de calcul dans la boîte de dialogue Exporter.

Résultat attendu : L’importation crée des tâches dans la liste actuelle. L’exportation télécharge une copie de type feuille de calcul des données de tâche.

Préparer une feuille de calcul

1. Mettez une tâche par ligne.
2. Incluez une colonne de nom de tâche.
3. Placez les en-têtes au-dessus de la première ligne de tâches.
4. Supprimez les notes, les lignes de configuration vides et les lignes d’en-tête en double.
5. Gardez le statut, la priorité, les balises et les utilisateurs cohérents avec les valeurs utilisées dans l’espace.
6. Enregistrez le fichier dans un format de feuille de calcul accepté.

Tâches d’importation

1. Ouvrez la liste cible.
2. Ouvrir la barre d’outils plus d’actions.
3. Choisissez Importer.
4. Sélectionnez la vignette du fichier de feuille de calcul.
5. Choisissez la ligne de départ de 1 à 10.
6. Mappez chaque champ de tâche à la colonne appropriée de la feuille de calcul.
7. Vérifiez les valeurs d’aperçu.
8. Sélectionnez Soumettre.
9. Effacez les filtres si de nouvelles tâches n’apparaissent pas.

Tâches d’exportation

1. Ouvrez la liste.
2. Ouvrir la barre d’outils plus d’actions.
3. Choisissez Exporter.
4. Sélectionnez la vignette du fichier de feuille de calcul.
5. Enregistrez le fichier téléchargé.

Il est préférable de traiter les exportations comme des instantanés. Si les tâches changent plus tard, exportez à nouveau.

Liste de contrôle pour une importation sécurisée

Avant de soumettre une importation importante:

1. Testez avec un petit fichier.
2. Confirmez le mappage du nom de la tâche.
3. Confirmez que la ligne de départ pointe vers la première ligne de tâches réelle.
4. Confirmez que les colonnes de date utilisent un format cohérent.
5. Confirmez que les valeurs d’état et de priorité correspondent à la configuration de l’espace.
6. Vérifiez que les utilisateurs et les balises sont orthographiés de manière cohérente.
7. Importez dans la bonne liste.

Dépannage

Les tâches importées ont des noms manquants

• Problème : des lignes sont ignorées ou les tâches n’ont pas le nom attendu.
• Cause : Le nom de la tâche n’est pas mappé correctement ou la ligne de départ pointe vers la mauvaise ligne.
• Solution :
  1. Rouvrez l’importation.
  2. Confirmez que ligne de départ est la première vraie ligne de tâches.
  3. Mappez Nom de la tâche à la colonne correcte.
  4. Vérifiez les valeurs d’aperçu avant de soumettre.

Le statut, la priorité, les utilisateurs ou les balises ne correspondent pas

• Problème : les champs importés sont vides, incohérents ou ne sont pas attribués comme prévu.
• Cause : Les valeurs de la feuille de calcul peuvent ne pas correspondre aux valeurs d’espace configurées ou aux noms de membres.
• Solution :
  1. Standardisez les valeurs dans la feuille de calcul.
  2. Confirmez que les statuts, les priorités, les balises et les utilisateurs existent dans l’espace.
  3. Testez avec un petit fichier.
  4. Corrigez le mappage et importez à nouveau si nécessaire.

L’importation est désactivée ou échoue

• Problème : L’importation ne peut pas être ouverte, le fichier est rejeté ou la soumission ne se termine pas.
• Cause : accès à la création manquant, état hors ligne, type de fichier non pris en charge, limite de taille de fichier ou données non valides.
• Solution :
  1. Confirmez votre connexion.
  2. Confirmez la création d’accès sur la liste.
  3. Vérifiez le type et la taille du fichier.
  4. Essayez un fichier plus petit.
  5. Signalez un problème concernant le type de fichier, le nombre approximatif de lignes et les détails de l’erreur.

L’exportation ne télécharge pas

• Problème : L’exportation s’ouvre mais aucun téléchargement de fichier.
• Cause : Les paramètres de téléchargement du navigateur, l’état hors ligne ou les limites d’accès peuvent bloquer le téléchargement.
• Solution :
  1. Confirmez votre connexion.
  2. Vérifiez les autorisations de téléchargement du navigateur.
  3. Réessayez depuis le bureau si la gestion des téléchargements mobiles est limitée.
  4. Demandez à un administrateur de confirmer l’accès à l’exportation.

FAQ

L’importation met-elle à jour les tâches existantes?

Traitez l’importation comme une création de tâche, sauf indication contraire dans la boîte de dialogue d’importation. Ne comptez pas sur lui pour mettre à jour les tâches existantes.

Puis-je annuler une importation?

Ne présumez pas qu’il existe une seule action d’annulation. Testez avec de petits fichiers et utilisez des filtres ou des actions groupées avec précaution si un nettoyage est nécessaire.

L’export respecte-t-il les filtres actuels?

Le comportement de l’exportation peut dépendre de la liste et de l’implémentation actuelles. Si vous avez besoin d’une exportation filtrée, appliquez d’abord la vue et vérifiez le fichier exporté.