Collections

Archiver, supprimer et restaurer des éléments de collection

L’archivage et la suppression sont des actions de nettoyage pour les éléments de collection. Utilisez l’archive lorsque l’élément doit quitter les vues actives mais peut encore être nécessaire plus tard. Utilisez Supprimer lorsque l’élément doit être supprimé du travail actif et récupéré uniquement via Supprimé récemment lorsqu’il est pris en charge.

Vérifiez le chemin de récupération avant de supprimer des dossiers, des listes, des documents, des tableaux blancs, des tableaux de bord, des objectifs ou d’autres éléments pris en charge.

Avant de commencer

Vous devez avoir accès à l’élément.
L’archivage, le désarchivage, la suppression et la restauration nécessitent l’autorisation appropriée.
Le type d’élément doit prendre en charge l’action.
Les éléments intégrés ou protégés peuvent ne pas autoriser l’archivage ou la suppression.
La récupération dépend des autorisations, de la rétention et de la présence ou non de l’élément dans la zone de récupération.

Archiver, supprimer et restaurer la référence

Action	Meilleure utilisation	Par où commencer	Chemin de récupération
Archiver	Masquez le travail terminé, en pause ou inactif dans les vues actives.	Fil d’Ariane pour plus d’actions, ligne plus d’actions ou paramètres d’élément lorsqu’ils sont disponibles.	Paramètres > Archivé.
Désarchiver	Remettez le travail archivé dans les vues actives.	Paramètres > Archivé.	L’élément retourne aux collections actives ou à son emplacement parent lorsque cela est possible.
Supprimer	Supprimez les travaux en double, erronés ou inutiles.	Fil d’Ariane pour plus d’actions, ligne plus d’actions ou paramètres d’élément lorsqu’ils sont disponibles.	Paramètres > Récemment supprimés si pris en charge.
Restaurer	Ramenez un élément supprimé.	Paramètres > Récemment supprimé.	L’élément retourne à son emplacement précédent ou à l’emplacement valide le plus proche.

Comportement de confirmation

Confirmation	Ce que vous devriez vérifier
Confirmation d’archivage	Confirmez le nom de l’élément et indiquez qu’il est prévu de le masquer des vues actives.
Supprimer la confirmation	Confirmez le nom de l’élément et comprenez qu’il laisse un travail actif à toutes les personnes ayant accès.
Action désactivée	Vous n’avez probablement pas l’autorisation, êtes hors ligne ou l’élément est protégé.
Action manquante	Le type d’élément, l’état intégré ou l’écran actuel peuvent ne pas prendre en charge cette action.

Si vous n’êtes pas sûr, choisissez archiver au lieu de supprimer lorsque l’élément peut être nécessaire ultérieurement.

Comment fonctionnent l’archivage, la suppression et la restauration

Ouvrez l’élément ou recherchez-le dans les collections.
Ouvrez le fil d’Ariane ou le menu d’actions supplémentaires.
Choisissez Archiver ou Supprimer.
Vérifiez la confirmation.
Confirmez l’action uniquement lorsque l’élément doit quitter le travail actif.
Utilisez Paramètres > Archivés ou Paramètres > Récemment supprimés pour récupérer les éléments si nécessaire.

Résultat attendu : Les collections actives restent propres tandis que le travail récupérable reste trouvable via la zone Paramètres appropriée.

Archiver un élément

Ouvrez l’élément ou recherchez-le dans les collections.
Ouvrez le menu Plus d’actions.
Choisissez Archiver.
Confirmez l’action d’archivage.
Vérifiez que l’élément n’apparaît plus dans les collections actives.

Désarchiver un élément

Ouvrez Paramètres.
Ouvrez Archivé.
Recherchez l’élément par type, nom ou date.
Choisissez l’action de désarchivage.
Confirmez que l’élément apparaît à nouveau dans le travail actif.

Supprimer un élément

Ouvrez l’élément ou recherchez-le dans les collections.
Ouvrez le menu Plus d’actions.
Choisissez Supprimer.
Lisez la confirmation et le nom de l’article.
Confirmez uniquement lorsque l’élément doit être supprimé du travail actif.

Restaurer un élément supprimé

Ouvrez Paramètres.
Ouvrez Récemment supprimé.
Trouvez l’article.
Choisissez Restaurer lorsque disponible.
Confirmez que l’élément apparaît dans l’espace ou le dossier attendu.

Choisissez Déplacer au lieu d’Archiver ou Supprimer

Utilisez Déplacer lorsque l’élément est valide mais se trouve dans le mauvais dossier. Déplacer maintient l’élément actif et évite les étapes de récupération.

Guide de décision

Situation	Action recommandée
Le travail est terminé mais pourra être référencé ultérieurement.	Archiver.
L’élément se trouve dans le mauvais dossier.	Bougez.
Le nom de l’article porte à confusion.	Renommer.
L’élément est en double ou a été créé par erreur.	Supprimer, après avoir confirmé les attentes de récupération.
L’élément contient des œuvres sensibles que seules certaines personnes devraient voir.	Vérifiez les paramètres de confidentialité et de partage au lieu de les supprimer.
L’élément est intégré ou utilisé par le reporting.	Demandez à un administrateur avant d’archiver ou de supprimer.

Dépannage

L’archivage ou la suppression est désactivé

Problème : vous pouvez voir Archiver ou Supprimer, mais vous ne pouvez pas les sélectionner.
Cause : Vous ne disposez peut-être pas de l’autorisation de suppression/gestion, vous êtes peut-être hors ligne ou l’élément est peut-être protégé.
Solution :
1. Confirmez votre connexion.
2. Demandez au propriétaire ou à un administrateur de l’espace l’autorisation requise.
3. Utilisez Déplacer ou Renommer si vous avez uniquement besoin d’un nettoyage et que vous n’avez pas accès à la suppression.

Vous ne trouvez pas un élément archivé

Problème : l’élément a disparu des collections après l’archivage.
Cause : Les éléments archivés sont masqués dans les vues actives.
Solution :
1. Ouvrez Paramètres.
2. Ouvrez Archivé.
3. Recherchez ou parcourez par type et nom d’élément.
4. Désarchivez-le s’il doit revenir au travail actif.

Vous ne trouvez pas un élément supprimé

Problème : L’élément n’est pas dans la liste Supprimés récemment.
Cause : Vous n’avez peut-être pas accès, la fenêtre de conservation est peut-être dépassée ou le type d’élément n’est peut-être pas récupérable à cet endroit.
Solution :
1. Confirmez l’espace actif.
2. Demandez à un propriétaire ou à un administrateur d’espace de vérifier Supprimé récemment.
3. Recherchez l’élément au cas où il aurait été déplacé ou archivé.
4. Signalez un problème si l’élément a été supprimé récemment et devrait être récupérable.

L’élément restauré est absent du dossier attendu

Problème : la restauration réussit mais l’élément ne se trouve pas à l’endroit prévu.
Cause : Le dossier parent peut être archivé, supprimé, privé ou indisponible.
Solution :
1. Recherchez l’élément restauré par son nom.
2. Vérifiez la vue Collections de niveau supérieur.
3. Vérifiez si le dossier parent nécessite également une restauration ou des modifications d’accès.
4. Déplacez l’élément vers le bon dossier après l’avoir trouvé.

FAQ

Puis-je restaurer tout ce que je supprime?

Pas toujours. La récupération dépend du type d’élément, des autorisations, de la conservation et du fait que l’élément supprimé apparaît toujours dans Supprimé récemment.

Les travaux terminés doivent-ils être archivés?

L’archivage est approprié lorsque l’œuvre doit quitter les vues actives mais rester récupérable pour référence.

Où puis-je récupérer des objets?

Utilisez Paramètres > Archivés pour les éléments archivés et Paramètres > Récemment supprimés pour les éléments supprimés.

L’archive supprime-t-elle l’accès?

Non. L’archive modifie la visibilité active. Il ne remplace pas les autorisations de confidentialité, de partage ou de rôle.