Gérer les dossiers dans les collections

Les dossiers regroupent les travaux liés aux collections. Un dossier peut contenir d’autres dossiers et éléments pris en charge tels que des listes, des documents, des tableaux blancs, des tableaux de bord et des objectifs.

Utilisez des dossiers lorsque vous avez besoin de:

1. Gardez les éléments connexes ensemble.
2. Séparez les clients, les départements, les initiatives, les domaines opérationnels ou les projets.
3. Réduisez l’encombrement au niveau supérieur des collections.
4. Contrôlez qui peut voir les groupes de travail sensibles.
5. Déplacez un ensemble de travaux connexes vers un emplacement plus clair.

Avant de commencer

• Vous devez avoir accès à l’Espace actif.
• La création de dossiers nécessite un accès en création.
• Renommer, déplacer, changer de couleur ou modifier la confidentialité nécessite un accès aux modifications ou aux paramètres.
• L’archivage ou la suppression de dossiers nécessite un accès de suppression ou de gestion.
• Les dossiers privés ne sont visibles que par les membres inclus et les utilisateurs disposant d’un accès administrateur suffisant.

Comment les dossiers organisent le travail

1. Créez ou ouvrez un dossier à partir des collections.
2. Ajoutez des éléments associés à l’intérieur.
3. Utilisez des actions de ligne ou des actions de fil d’Ariane pour gérer le dossier.
4. Déplacez les éléments dans ou hors du dossier à mesure que la structure change.
5. Archivez ou supprimez des dossiers uniquement lorsque le dossier doit quitter le travail actif.

Résultat attendu : Les travaux connexes restent faciles à parcourir et les utilisateurs peuvent déterminer la place de chaque élément.

Créer un dossier

1. Ouvrez Collections ou le dossier parent.
2. Sélectionnez Ajouter.
3. Choisissez Dossier.
4. Entrez un nom clair.
5. Ouvrez le dossier et ajoutez les éléments associés.

Ouvrir un dossier

1. Ouvrez les Collections.
2. Sélectionnez la ligne du dossier ou le nom du dossier.
3. Confirmez que le fil d’Ariane affiche le dossier actuel.
4. Utilisez Collections dans le fil d’Ariane pour revenir au niveau supérieur.
5. Utilisez le fil d’Ariane du dossier parent pour remonter d’un niveau lorsqu’il est disponible.

Ajouter du travail dans un dossier

1. Ouvrez le dossier.
2. Sélectionnez Ajouter dans la vue des dossiers, dans l’état vide ou dans la ligne du dossier.
3. Choisissez le type d’élément.
4. Remplissez la boîte de dialogue ou l’écran de configuration.
5. Confirmez que le nouvel élément apparaît dans le dossier.

Renommer un dossier

1. Ouvrez le dossier ou son menu Plus d’actions.
2. Choisissez Renommer ou Paramètres, selon l’emplacement du menu.
3. Entrez le nouveau nom.
4. Confirmez la mise à jour du fil d’Ariane et de la ligne Collections.

Changer la couleur du dossier

1. Ouvrez les paramètres du dossier.
2. Recherchez le dossier Contrôle Couleur.
3. Choisissez la couleur qui permet au dossier de se démarquer.
4. Confirmez les mises à jour de l’icône du dossier.

La couleur n’est qu’une aide visuelle. Cela ne modifie pas les autorisations ou le comportement des éléments.

Rendre un dossier privé

1. Ouvrez les paramètres du dossier.
2. Activez Rendre privé lorsqu’il est disponible.
3. Choisissez qui doit avoir accès.
4. Enregistrez ou fermez après avoir confirmé la liste d’accès.
5. Demandez aux membres d’actualiser si l’accès a changé pendant qu’ils consultaient le dossier.

Utilisez des dossiers privés pour les travaux sensibles ou à accès limité. Ne comptez pas uniquement sur la dénomination pour protéger le contenu sensible.

Déplacer un dossier

1. Ouvrez le menu du dossier Plus d’actions.
2. Choisissez Déplacer.
3. Sélectionnez Collections pour le niveau supérieur ou choisissez un dossier de destination.
4. Confirmez que le dossier apparaît dans le nouvel emplacement.
5. Examinez le contenu imbriqué si le dossier contient de nombreux éléments.

Archiver ou supprimer un dossier

1. Ouvrez le dossier ou son menu Plus d’actions.
2. Choisissez Archiver ou Supprimer.
3. Lisez attentivement la confirmation.
4. Confirmez uniquement lorsque vous comprenez l’impact sur les collections actives.
5. Utilisez les zones de récupération des paramètres si le dossier doit être restauré ultérieurement.

Normes de dénomination des dossiers

Utilisez des noms qui correspondent à la façon dont les gens recherchent et naviguent. Les bons noms décrivent généralement un client, une équipe, un domaine de processus, un domaine d’objectif ou une initiative active.

Évitez:

• Noms vagues tels que Misc ou Stuff.
• Noms en double dans le même dossier parent.
• Des noms très longs qui s’effondrent dans le fil d’Ariane ou la navigation mobile.
• Noms qui impliquent qu’un dossier est archivé lorsqu’il est encore actif.

Dépannage

Un dossier est vide

• Problème : le dossier s’ouvre mais n’affiche aucun élément.
• Cause : Aucun élément visible n’existe ou les éléments ont été déplacés, archivés, supprimés ou restreints.
• Solution :
  1. Utilisez Ajouter pour créer le premier élément, le cas échéant.
  2. Recherchez l’élément manquant.
  3. Cochez Archivé et Récemment supprimé si vous y avez accès.
  4. Demandez à un administrateur Space de confirmer l’accès au dossier privé.

Vous ne pouvez pas ouvrir un dossier

• Problème : La sélection d’un dossier n’affiche pas son contenu.
• Cause : Vous n’avez peut-être pas accès, le dossier a peut-être été supprimé ou la page est peut-être encore en cours de chargement.
• Solution :
  1. Actualisez la page.
  2. Confirmez l’espace actif.
  3. Recherchez le nom du dossier.
  4. Demandez au propriétaire ou à un administrateur de l’espace de confirmer l’accès.

Les paramètres du dossier sont désactivés

• Problème : Les contrôles de nom, de couleur, de confidentialité ou de partage ne peuvent pas être modifiés.
• Cause : Vous n’avez peut-être pas accès aux paramètres, vous êtes peut-être hors ligne ou une limite de forfait peut s’appliquer.
• Solution :
  1. Vérifiez votre connexion.
  2. Demandez l’accès aux modifications ou aux paramètres.
  3. Demandez à un administrateur de confirmer les restrictions du forfait et des paramètres de l’application.

Déplacer un dossier ne fonctionne pas

• Problème : Vous choisissez une destination mais le dossier reste en place.
• Cause : Vous n’avez peut-être pas accès, la destination n’est peut-être pas disponible ou la mise à jour n’a peut-être pas été enregistrée.
• Solution :
  1. Actualisez et vérifiez les deux emplacements.
  2. Essayez à nouveau Déplacer à partir du menu Plus d’actions du dossier.
  3. Choisissez Collections pour déplacer le dossier vers le niveau supérieur.
  4. Demandez à un administrateur de confirmer l’accès aux deux emplacements.

FAQ

Chaque projet doit-il être un dossier?

Utilisez un dossier lorsque plusieurs éléments liés doivent être parcourus ensemble. Si le travail consiste uniquement à exécuter une tâche, une liste peut suffire.

Les dossiers peuvent-ils contenir des travaux privés?

Oui. L’accès dépend du rôle Space, de la confidentialité des dossiers, de la confidentialité des éléments et des paramètres de partage.

Puis-je récupérer un dossier supprimé?

Habituellement, vous devriez vérifier Paramètres > Récemment supprimés. La récupération dépend de la rétention, des autorisations et de la prise en charge des éléments.