Organiser le travail dans les collections

Les collections constituent la structure de navigation de l’espace actif. Ils affichent les dossiers et les éléments de travail pris en charge en un seul endroit afin que les membres puissent trouver du travail par contexte, et pas seulement par recherche.

Utilisez les collections lorsque vous avez besoin de:

1. Parcourez les dossiers et les éléments de travail dans l’espace actif.
2. Créez un dossier, une liste, un document, un tableau blanc, un tableau de bord ou un objectif à partir du même menu Ajouter.
3. Ouvrez un dossier et continuez à travailler dans le contexte de ce dossier.
4. Confirmez où se trouve un élément en lisant le fil d’Ariane en haut de la page.
5. Renommez, favoris, déplacez, archivez, supprimez ou récupérez les éléments pris en charge.

Termes de base:

Durée	Signification
Collections	La zone de navigation de niveau supérieur pour travailler dans un espace.
Dossier	Un conteneur qui regroupe les éléments associés.
Article	Une liste, un document, un tableau blanc, un tableau de bord, un objectif ou un dossier affiché dans les collections.
Fil d’Ariane	Le chemin en haut d’un élément ou d’un dossier ouvert. Il affiche les collections, les dossiers parents et l’élément actuel.
Plus de propositions	Le menu à trois points pour les actions telles que renommer, favoris, paramètres, déplacer, archiver et supprimer.

Avant de commencer

• Vous devez avoir accès à l’Espace actif.
• La création ou la modification d’éléments nécessite le bon rôle Space et l’accès aux éléments.
• Les dossiers privés et les éléments privés peuvent être masqués ou verrouillés si vous n’êtes pas inclus.
• Certaines options du menu Ajouter peuvent être masquées ou désactivées par les paramètres de l’application, la disponibilité du forfait, les limites d’utilisation ou les autorisations.

Comment fonctionnent les collections

1. Ouvrez Collections depuis la navigation de l’application.
2. Passez en revue les dossiers et les éléments affichés pour l’espace actif.
3. Utilisez Ajouter pour créer un nouveau travail à l’emplacement actuel.
4. Sélectionnez un dossier pour l’ouvrir ou sélectionnez un élément pour ouvrir sa page ou sa boîte de dialogue.
5. Utilisez le fil d’Ariane pour revenir aux collections ou à un dossier parent.
6. Utilisez plus d’actions pour renommer, ajouter des favoris, déplacer, archiver ou supprimer des éléments lorsque vous en avez l’autorisation.

Résultat attendu : Le travail est organisé par espace et par dossier, tandis que chaque élément peut toujours être ouvert à partir de la navigation, de la recherche, du centre de commande, d’un lien ou d’un élément associé.

Parcourir les collections

Ouvrir la vue de niveau supérieur

1. Confirmez que vous êtes dans le bon espace.
2. Sélectionnez Collections dans la navigation principale.
3. Passez en revue les dossiers et éléments visibles.
4. Utilisez la recherche ou le centre de commande si la liste est longue.
5. Ouvrez un élément ou un dossier pour continuer.

Ouvrir un dossier

1. Sélectionnez le nom du dossier ou la ligne du dossier.
2. Confirmez que le fil d’Ariane affiche désormais le chemin du dossier.
3. Vérifiez le contenu du dossier.
4. Utilisez Ajouter dans le dossier lorsqu’un nouveau travail y appartient.
5. Utilisez le fil d’Ariane parent ou le fil d’Ariane Collections pour remonter.

Travailler avec des dossiers imbriqués

1. Ouvrez le dossier parent.
2. Développez une ligne de dossier lorsque la ligne possède un contrôle de développement.
3. Ouvrez les dossiers imbriqués directement à partir de leur ligne ou de leur nom.
4. Utilisez le fil d’Ariane pour confirmer le dossier actuel avant de créer ou de déplacer des éléments.
5. Gardez les noms de dossiers suffisamment courts pour rester lisibles sur mobile.

Réorganiser ou déplacer les éléments visibles

• Sur le bureau, les dossiers et les éléments peuvent prendre en charge l’ordre par glisser-déposer lorsque vous disposez d’un accès en modification.
• Le déplacement d’un élément dans un autre dossier modifie son emplacement dans les collections.
• Si le glisser-déposer n’est pas disponible ou n’est pas confortable, utilisez le menu Plus d’actions et choisissez Déplacer.
• Si une ligne ne bouge pas, confirmez que vous disposez d’un accès en modification et que le dossier cible est disponible.

Ajouter du travail à partir de collections

Utilisez Ajouter pour créer une œuvre à l’emplacement actuel.

Options	Utilisez-le pour	Résultat
Dossier	Éléments liés au groupe.	Un dossier est créé à l’emplacement actuel.
Liste	Suivez le travail et les tâches exploitables.	Une liste est créée et peut être ouverte pour la gestion des tâches.
Doc	Capturez le contexte écrit, les notes, les plans et les décisions.	Un document s’ouvre pour édition.
Tableau blanc	Planifiez visuellement ou cartographiez les idées.	Un tableau blanc s’ouvre pour le travail visuel.
Tableau de bord	Examinez les mesures et l’état opérationnel.	Un tableau de bord s’ouvre ou un écran de configuration du tableau de bord apparaît.
Objectif	Suivez les résultats, les jalons et les travaux associés.	Un objectif s’ouvre dans l’expérience du but.
Paramètres de l’application	Modifiez la disponibilité des fonctionnalités ou les champs de tâches au niveau de l’espace.	Les paramètres de l’application s’ouvrent au lieu de créer un élément de travail.

Si une option est désactivée, les causes habituelles sont l’autorisation, les paramètres de l’application, la disponibilité du forfait ou les limites d’utilisation.

Gérer les articles

Utilisez le fil d’Ariane ou le menu d’actions supplémentaires pour les actions au niveau de l’élément.

Action	Ce que ça change	Autorisation généralement requise
Renommer	Met à jour le nom de l’élément affiché dans Collections et fil d’Ariane.	Accès aux modifications ou aux paramètres.
Ajouter aux favoris / Supprimer les favoris	Modifie votre liste de raccourcis personnels.	Afficher l’accès à l’élément.
Paramètres	Ouvre les paramètres de l’élément tels que le nom, la confidentialité, la couleur ou les options spécifiques à l’élément.	Paramètres ou accès en modification.
Déplacer	Modifie le dossier parent.	Modifier l’accès à l’élément.
Archiver / Désarchiver	Supprime ou restaure l’élément des vues actives.	Supprimer ou gérer l’accès.
Supprimer	Envoie l’élément à la zone de récupération des éléments supprimés lorsqu’il est pris en charge.	Supprimer ou gérer l’accès.
Copier URL	Copie un lien d’élément direct lorsque l’élément le prend en charge.	Afficher l’accès à l’élément.
Rappelle-moi	Crée un rappel lié à l’élément lorsqu’il est pris en charge.	Rappel créer un accès.

Dépannage

Les collections semblent vides

• Problème : la page affiche un dossier vide ou un message de collections vide.
• Cause : Aucun élément visible n’existe à l’emplacement actuel ou votre accès masque les éléments existants.
• Solution :
  1. Confirmez l’espace actif.
  2. Utilisez Ajouter pour créer le premier élément si vous en avez l’autorisation.
  3. Recherchez le nom de l’élément.
  4. Demandez à un propriétaire ou à un administrateur d’espace de confirmer l’accès si l’œuvre doit déjà exister.

Un dossier ou un élément est verrouillé

• Problème : Une icône de verrouillage s’affiche ou vous ne parvenez pas à ouvrir l’élément.
• Cause : Le dossier ou l’élément peut être privé, restreint, archivé, supprimé ou appartenir à un autre espace.
• Solution :
  1. Confirmez que vous êtes dans le bon espace.
  2. Demandez au propriétaire de vous inclure si l’objet est privé.
  3. Demandez à un administrateur Space de confirmer les autorisations de votre rôle.
  4. Cochez Archivé ou Récemment supprimé si l’élément a été supprimé.

L’ajout est manquant ou désactivé

• Problème : Vous ne pouvez pas créer à partir de collections ou d’un dossier.
• Cause : Votre rôle peut ne pas autoriser la création d’actions, l’emplacement actuel peut être restreint ou la fonctionnalité peut être désactivée.
• Solution :
  1. Confirmez l’espace actif.
  2. Vérifiez si Ajouter apparaît dans l’en-tête de la page ou dans la zone d’état vide.
  3. Demandez à un administrateur Space de confirmer les autorisations de création et les paramètres de l’application.
  4. Essayez de créer à partir d’un dossier dans lequel vous savez que vous disposez d’un accès en modification.

L’élément s’ouvre à un endroit inattendu

• Problème : La sélection d’un élément ouvre une boîte de dialogue ou une page au lieu de rester dans les collections.
• Cause : Différents types d’éléments utilisent différentes expériences d’édition.
• Solution :
  1. Utilisez le fil d’Ariane ou le contrôle rapproché pour revenir.
  2. Confirmez le type d’élément à partir de son icône et de son titre.
  3. Utilisez la recherche ou le centre de commande si vous devez ouvrir rapidement un élément spécifique.

FAQ

Les collections sont-elles identiques à un espace?

Non. Un espace est la zone de travail partagée. Les collections organisent les dossiers et les éléments à l’intérieur de cet espace.

Ai-je besoin de dossiers?

Non. Vous pouvez conserver les éléments au niveau supérieur, mais les dossiers sont utiles lorsque les équipes doivent parcourir ensemble des travaux connexes.

Puis-je ouvrir des éléments des collections depuis l’extérieur des collections?

Oui. Les éléments peuvent également s’ouvrir à partir de la recherche, du centre de commande, des favoris, des liens, des notifications ou des références professionnelles associées.

Pourquoi un autre membre voit-il des éléments différents?

Ils peuvent se trouver dans un autre espace, avoir un rôle différent ou avoir accès à des éléments privés que vous ne pouvez pas voir.