Créer des dossiers et des éléments de travail à partir des collections

Le menu Collections Ajouter crée des éléments de travail pris en charge dans l’espace actif. Lorsque vous utilisez Ajouter dans un dossier, le nouvel élément est créé dans le contexte de ce dossier.

Utilisez le menu Ajouter lorsque vous devez:

1. Créez un dossier pour regrouper les travaux liés.
2. Créez une liste de tâches et d’exécution.
3. Créez un document, un tableau blanc, un tableau de bord ou un objectif à partir du même emplacement.
4. Ouvrez les paramètres de l’application lorsque les champs de type d’élément ou de tâche nécessitent une configuration au niveau de l’espace.
5. Démarrez un guide intégré à l’application pour ajouter des options de menu, créer des dossiers ou créer des listes.

Avant de commencer

• Vous devez créer ou modifier une autorisation dans l’emplacement cible.
• Le type d’élément doit être activé dans les paramètres de l’application lorsque ce paramètre existe.
• Votre forfait et votre utilisation actuelle doivent autoriser le type d’élément.
• Les dossiers privés ou restreints peuvent empêcher la création même lorsque Ajouter est visible ailleurs.

Créer un dossier

1. Ouvrez Collections ou le dossier parent cible.
2. Sélectionnez Ajouter.
3. Choisissez Dossier.
4. Entrez un nom de dossier clair.
5. Ouvrez le dossier et créez le travail associé à l’intérieur.

Les bons noms de dossiers sont courts, reconnaissables et correspondent à la façon dont l’équipe recherche du travail, comme un client, une initiative, un service ou un domaine opérationnel.

Créer une liste

1. Ouvrez l’emplacement où la liste doit se trouver.
2. Sélectionnez Ajouter.
3. Choisissez Liste.
4. Terminez la configuration de la liste qui apparaît.
5. Ajoutez des tâches ou importez du travail selon vos besoins.

Utilisez une liste lorsque le travail nécessite des propriétaires, des statuts, des dates d’échéance, des champs de tâches, des filtres et des vues.

Créer un document

1. Ouvrez le bon dossier ou le bon niveau de collections.
2. Sélectionnez Ajouter.
3. Choisissez Doc.
4. Ajoutez le contexte écrit, les décisions, les notes ou les détails de planification.
5. Liez ou créez des tâches à partir du document lorsque le contexte devient exploitable.

Créer un tableau blanc

1. Ouvrez le bon dossier ou le bon niveau de collections.
2. Sélectionnez Ajouter.
3. Choisissez Tableau blanc.
4. Utilisez le canevas pour la planification visuelle, la cartographie ou la découverte.
5. Déplacez les décisions dans des listes, des documents ou des objectifs lorsque le plan devient structuré.

Créer un tableau de bord

1. Ouvrez le bon dossier ou le bon niveau de collections.
2. Sélectionnez Ajouter.
3. Choisissez Tableau de bord.
4. Choisissez un modèle ou créez-le à partir de zéro lorsque vous y êtes invité.
5. Ajoutez des widgets qui correspondent aux besoins de reporting.

Créer un objectif

1. Ouvrez le bon dossier ou le bon niveau de collections.
2. Sélectionnez Ajouter.
3. Choisissez Objectif.
4. Entrez les détails de l’objectif.
5. Ajoutez des jalons ou des travaux liés lorsque la progression dépend d’autres éléments.

Ouvrez les paramètres de l’application depuis Ajouter

Choisissez Paramètres de l’application lorsque vous vous attendiez à ce qu’un type d’élément ou un champ soit disponible, mais qu’il est manquant, désactivé ou nécessite une configuration au niveau de l’espace.

Exemples>

• Un champ de liste n’apparaît pas.
• Une zone de fonctionnalités doit être activée ou désactivée.
• Les champs de tâches, les points, la charge de travail, CRM ou d’autres paramètres de l’espace doivent être révisés.

Choisissez le bon type d’article

Besoin	Meilleure option
Éléments liés au groupe	Dossier
Suivre les tâches et l’exécution	Liste
Capturer le contexte écrit	Doc
Planifier visuellement	Tableau blanc
Examiner les mesures ou le statut	Tableau de bord
Suivre les résultats et les progrès	Objectif
Modifier la disponibilité des fonctionnalités ou les champs	Paramètres de l’application

Dépannage

Le bouton Ajouter est manquant

• Problème : vous êtes dans des collections ou dans un dossier mais vous ne voyez pas Ajouter.
• Cause : La page est peut-être encore en cours de chargement, l’emplacement peut être restreint ou votre rôle peut ne pas autoriser la création.
• Solution :
  1. Confirmez l’espace actif.
  2. Vérifiez l’en-tête de la page et la zone d’état vide.
  3. Actualisez si la page semble incomplète.
  4. Demandez à un propriétaire ou à un administrateur d’espace de confirmer la création d’un accès.

Un type d’élément est désactivé

• Problème : Le type d’élément apparaît mais ne peut pas être sélectionné.
• Cause : La fonctionnalité peut être bloquée par l’autorisation du rôle, les paramètres de l’application, la disponibilité du forfait ou les limites d’utilisation.
• Solution :
  1. Confirmez que vous créez dans le bon espace et le bon dossier.
  2. Demandez à un administrateur de vérifier les paramètres de l’application et votre rôle.
  3. Vérifiez les limites de facturation ou d’utilisation si l’action semble limitée à un forfait.
  4. Utilisez un autre type d’élément uniquement s’il correspond au besoin de travail.

Un type d’élément est manquant

• Problème : Le menu Ajouter n’affiche pas l’option attendue.
• Cause : La fonctionnalité peut être indisponible dans cet espace, masquée par les paramètres ou non disponible pour votre rôle.
• Solution :
  1. Confirmez que vous êtes dans l’espace prévu.
  2. Ouvrez Paramètres de l’application à partir du menu Ajouter ou de la zone Paramètres.
  3. Demandez à un administrateur de l’espace si le type d’élément doit être activé.
  4. Signalez un problème depuis l’aide si l’option doit apparaître.

Le nouvel élément apparaît dans le mauvais dossier

• Problème : vous créez un élément mais vous ne le trouvez pas à l’endroit prévu.
• Cause : Ajouter une création à l’emplacement où elle a été ouverte.
• Solution :
  1. Confirmez quel dossier était ouvert lorsque vous avez sélectionné Ajouter.
  2. Utilisez Rechercher pour rechercher l’élément par son nom.
  3. Utilisez plus d’actions et Déplacer pour le placer dans le bon dossier.
  4. Créez les futurs éléments à partir du dossier exact dans lequel ils devraient résider.

FAQ

Puis-je créer des éléments à partir d’un dossier?

Oui. Ouvrez d’abord le dossier, puis utilisez Ajouter. Le nouvel élément doit être créé dans ce dossier.

Pourquoi un autre membre voit-il plus d’options d’ajout?

Ils peuvent avoir un rôle, un accès au plan, une allocation d’utilisation ou une configuration d’espace différents.

Dois-je utiliser les paramètres de l’application dans le menu Ajouter?

Utilisez-le lorsque le problème est lié à la configuration. Si vous créez simplement une œuvre, choisissez directement le type d’élément.