Créer et gérer des automatisations

Les règles d’automatisation doivent être spécifiques, testables et faciles à expliquer. Une règle forte utilise un déclencheur clair, des conditions précises, une action sûre et une portée contrôlée.

Une configuration d’automatisation sécurisée devrait vous aider à:

1. Planifiez une nouvelle règle d’automatisation.
2. Créez une règle dans le générateur d’automatisation.
3. Révisez et modifiez une règle existante.
4. Confirmez les exigences d’accès, de plan et de réseau.
5. Testez le comportement avant de vous y fier.

Référence de l’état du constructeur

État	Que faire
Chargement	Attendez que le constructeur s’initialise.
Réessayer	Sélectionnez Réessayer. Si cela se répète, actualisez l’application et confirmez l’accès au réseau.
Pas d’internet	Reconnectez-vous avant d’ouvrir ou de modifier les règles.
Pas d’accès	Demandez à un administrateur Space de revoir votre rôle.
Invite de mise à niveau	Demandez au propriétaire de la facturation de vérifier la disponibilité du forfait.
Constructeur chargé	Créez, révisez et gérez les règles à partir du générateur.

Référence de conception de règles

Partie	Définition	Bonne pratique
Nom	L’étiquette que les gens voient dans le constructeur.	Utilisez un objectif en langage simple, tel que Affecter un réviseur lorsque la tâche passe à Révision.
Déclencheur	L’événement qui démarre la règle.	Choisissez l’événement le plus spécifique disponible.
État	Exigences qui doivent être vraies avant l’exécution de l’action.	Ajoutez des conditions pour éviter les correspondances accidentelles.
Action	La mise à jour, la notification, l’affectation, le rappel ou toute autre opération effectuée.	Gardez la première version à faible risque.
Portée	L’espace, la liste ou la zone de travail où la règle s’applique.	Commencez de manière étroite, puis développez-la seulement après les tests.
Statut	Indique si la règle peut s’exécuter.	Suspendez ou désactivez les règles lors de l’enquête sur un comportement inattendu.

Avant de commencer

• Vous devez être dans le bon espace.
• Votre rôle doit autoriser l’accès à l’automatisation.
• Votre plan doit inclure un accès automatisé.
• Utilisez des éléments de test sûrs avant de vous fier à la règle pour un travail réel.

Planifiez la règle avant de construire

Écrivez la règle sous ce format:

Lorsque [déclencheur] se produit, si [condition] est vraie, alors [action].

Exemples:

• Lorsqu’une tâche passe en révision, affectez le réviseur.
• Lorsqu’une tâche est marquée bloquée, informez-en l’équipe.
• Lorsqu’une date de suivi est ajoutée, créez un rappel.

Créer une automatisation

1. Ouvrez les automatisations.
2. Attendez que le constructeur se charge.
3. Commencez une nouvelle règle.
4. Nommez clairement la règle.
5. Choisissez le déclencheur.
6. Ajoutez des conditions.
7. Choisissez l’action.
8. Confirmez la portée.
9. Enregistrez la règle.
10. Testez avec un objet sûr.

Résultat attendu : L’automatisation est enregistrée et n’affecte que le travail correspondant.

Gérer une automatisation existante

1. Ouvrez les automatisations.
2. Sélectionnez la règle que vous souhaitez examiner.
3. Vérifiez le nom, le déclencheur, les conditions, l’action, la portée et le statut.
4. Suspendez ou désactivez la règle si le comportement est incertain.
5. Modifiez une partie à la fois.
6. Enregistrez et retestez.

Liste de contrôle de configuration sécurisée

Avant de vous appuyer sur une règle, confirmez:

1. Le déclencheur est spécifique.
2. Les conditions empêchent les requêtes larges.
3. L’action est sécuritaire.
4. La portée est limitée à la zone prévue.
5. Un élément de test a produit le résultat attendu.
6. L’équipe concernée comprend la mise à jour automatique.
7. Vous savez comment suspendre ou désactiver la règle si nécessaire.

Dépannage

Le constructeur continue d’afficher Réessayer

• Problème : Le générateur ne s’ouvre pas après une nouvelle tentative.
• Cause : Les détails de la session, du réseau, de la disponibilité du service ou de l’initialisation peuvent être manquants.
• Solution :
  1. Confirmez que vous êtes en ligne.
  2. Actualisez l’application.
  3. Confirmez que l’espace actuel est correctement chargé.
  4. Réessayez.
  5. Signalez l’heure et l’espace approximatifs s’il échoue toujours.

La règle affecte trop de travail

• Problème : plus d’éléments changent que prévu.
• Cause : Le déclencheur, les conditions ou la portée sont trop larges.
• Solution :
  1. Suspendez ou désactivez la règle si disponible.
  2. Portée étroite.
  3. Ajoutez des conditions plus strictes.
  4. Testez avec un élément correspondant et un élément non correspondant.

Les gens sont surpris par les changements automatiques

• Problème : les membres de l’équipe ne savent pas pourquoi le travail a changé.
• Cause : Le nom de la règle ou le processus d’équipe peut ne pas expliquer l’automatisation.
• Solution :
  1. Renommez la règle pour que son objectif soit clair.
  2. Indiquez aux utilisateurs concernés quel déclencheur provoque l’action.
  3. Conservez un manuel de décisions à haut risque.

FAQ

Quelle devrait être la portée d’une nouvelle règle?

Commencez étroit. Développez uniquement après qu’un test sûr ait prouvé le comportement.

Dois-je modifier une règle alors qu’elle provoque des mises à jour inattendues?

Mettez-le en pause ou désactivez-le d’abord si le constructeur propose cette option. Ensuite, modifiez, testez et réactivez.