Automatisez le travail récurrent

Les automatisations effectuent des actions répétables lorsqu’une règle définie correspond. Utilisez-les pour des mises à jour prévisibles et à faible risque qui devraient se produire de la même manière à chaque fois.

Utilisez les automatisations pour:

1. Réduisez les mises à jour répétées des tâches manuelles.
2. Gardez les transferts de routine cohérents.
3. Avertissez ou affectez des personnes lorsqu’un changement prévisible se produit.
4. Standardisez les règles à l’intérieur d’un espace.
5. Dépannez les mises à jour répétées en toute sécurité.

Rubriques d’aide sur l’automatisation

• Créer et gérer des automatisations
• Dépannage des exécutions d’automatisation
• Automatiser le travail de répétition de la liste

Termes à connaître

• Trigger est l’événement qui démarre une règle d’automatisation.
• Condition restreint les cas dans lesquels la règle doit s’appliquer.
• L’action correspond à ce que l’application effectue après la correspondance des règles.
• Scope décide où la règle peut s’appliquer.
• Statut contrôle si une règle est active, suspendue ou inactive lorsque le générateur propose cette option.
• L’élément de test sécurisé est un élément à faible risque utilisé pour vérifier le comportement avant de s’appuyer sur la règle.

Avant de commencer

• Vous avez besoin d’une autorisation pour afficher les automatisations.
• Votre plan doit inclure un accès automatisé.
• L’application doit être en ligne.
• Utilisez des éléments de test avant d’activer une règle pour un travail important.

Comment fonctionne le comportement d’automatisation

1. Ouvrez les automatisations.
2. Attendez que le constructeur se charge.
3. Créez ou sélectionnez une règle d’automatisation.
4. Définissez le déclencheur, les conditions, l’action et la portée.
5. Enregistrez la règle.
6. Testez-le avec un objet sûr.
7. Ajustez la règle si elle est trop large ou trop étroite.

Résultat attendu : Les mises à jour répétables se produisent de manière cohérente avec moins de travail manuel.

Bons candidats à l’automatisation

• Attribuez un réviseur lorsqu’une tâche atteint un statut de révision.
• Avertissez une équipe lorsqu’une tâche est bloquée.
• Ajoutez un rappel lorsqu’un suivi est nécessaire.
• Appliquez une mise à jour de routine lorsqu’un champ prévisible change.

Mauvais candidats à l’automatisation

Évitez l’automatisation lorsque:

1. La décision nécessite un jugement humain.
2. La règle pourrait mettre à jour de nombreux éléments de manière inattendue.
3. Le déclencheur ou la condition n’est pas clairement défini.
4. Le résultat serait difficile à inverser.

Dépannage

Les automatisations ne se chargent pas

• Problème : un message de chargement, de nouvelle tentative, d’absence d’accès, de mise à niveau ou de messagerie sans Internet s’affiche.
• Cause : L’application peut être hors ligne, votre rôle peut ne pas autoriser l’accès, le plan peut ne pas inclure d’automatisations ou le constructeur n’a peut-être pas été initialisé.
• Solution :
  1. Confirmez que vous êtes en ligne.
  2. Réessayez la page.
  3. Confirmez l’espace actif.
  4. Demandez à un administrateur Space de vérifier l’accès.
  5. Demandez au propriétaire de facturation de confirmer la disponibilité du forfait si une invite de mise à niveau apparaît.

Je ne trouve pas de résultat de règle

• Problème : vous vous attendiez à ce qu’une règle apporte une modification, mais vous ne la voyez pas.
• Cause : La règle ne correspond peut-être pas, est peut-être inactive ou n’a peut-être pas accès à l’élément cible.
• Solution :
  1. Ouvrez l’élément concerné.
  2. Confirmez que le déclencheur s’est réellement produit.
  3. Comparez l’article à chaque condition.
  4. Testez la même règle avec un objet sûr.

FAQ

Chaque action répétée doit-elle devenir une automatisation?

Non. Automatisez un travail stable et prévisible. Gardez un manuel de décisions lourdes de jugement.

Les automatisations peuvent-elles fonctionner hors ligne?

Non. La gestion de l’automatisation nécessite que l’application soit en ligne.