Automatizace opakování Práce se seznamem

Automatizace seznamů omezuje ruční aktualizace opakovatelných úloh. Použijte jej, když by stejný spouštěč a podmínky měly pokaždé způsobit stejnou akci.

U automatizace na úrovni seznamu se zaměřte na to, jak:

1. Rozhodněte, zda má být opakovaná akce seznamu automatizována.
2. Než jej postavíte, naplánujte si bezpečné pravidlo.
3. Otestujte pravidlo bezpečným úkolem.
4. Odstraňte problémy s pravidly, která nefungují nebo ovlivňují příliš mnoho práce.

Související nápověda k automatizaci

• Vytvářejte a spravujte automatizace
• Odstraňování problémů s automatizací

Podmínky znát

• Trigger je událost úkolu, která spouští pravidlo.
• Podmínka omezuje, kdy má pravidlo platit.
• Akce je provedená aktualizace, oznámení, přiřazení, připomenutí nebo jiná operace.
• Rozsah určuje, který seznam nebo skupinu úkolů může pravidlo ovlivnit.
• Bezpečná úloha je úloha s nízkým rizikem, která se používá pouze k testování chování.

Než začnete

• Musíte mít přístup do Seznamu.
• Vaše role musí umožňovat automatický přístup.
• Aktuální plán musí zahrnovat automatizační přístup.
• Aplikace musí být online.
• Než se při důležité práci spolehnete na pravidlo, vyzkoušejte bezpečné úkoly.

Rozhodněte se, zda chcete automatizovat

Automatizaci použijte, když:

1. Pravidlo je předvídatelné.
2. Stejný stav by měl vždy způsobit stejnou akci.
3. Akce je nízkoriziková.
4. Výsledek lze snadno ověřit.

Návod uschovejte, když:

1. Rozhodnutí vyžaduje úsudek.
2. Akce by mohla neočekávaně ovlivnit mnoho úkolů.
3. Podmínky nejsou jasné.
4. Změnu by bylo těžké vrátit zpět.

Naplánujte automatizaci seznamu

Před vytvořením pravidla napište:

Když nastane [spouštění úlohy], pokud je [podmínka] pravdivá, pak [akce].

Příklady

• Když se úkol přesune do Review, přidělte recenzenta.
• Když je úkol označen jako blokovaný, upozorněte tým.
• Když je nastaveno datum sledování, vytvořte připomenutí.

Vytvořte a otestujte pravidlo

1. Otevřete Automatizace z navigace aplikace nebo z podporovaného vstupního bodu automatizace seznamu.
2. Vytvořte nové pravidlo.
3. Vyberte spoušť.
4. Přidejte podmínky.
5. Vyberte akci.
6. Potvrďte, že rozsah zahrnuje pouze zamýšlený seznam nebo úkoly.
7. Uložit.
8. Test s bezpečným úkolem.
9. Zkontrolujte dotčenou úlohu a potvrďte, že došlo pouze k očekávané akci.

Odstraňování problémů

Automatizace seznamu se nespustí

• Příznak: Úloha se změní, ale nedojde k očekávané automatické akci.
• Příčina: Pravidlo může být neaktivní, spouštěč se nemusí shodovat, podmínky se nemusí shodovat, přístup může chybět nebo automatizace nemusí být k dispozici.
• Řešení:
  1. Potvrďte načtení automatizace.
  2. Potvrďte, že pravidlo je aktivní.
  3. Potvrďte, že je úkol v rozsahu.
  4. Zkontrolujte všechny podmínky.
  5. Vyzkoušejte bezpečný úkol, který jasně odpovídá.

Automatizace seznamu ovlivňuje nesprávné úkoly

• Příznak: Aktualizuje se více úkolů, než se očekávalo.
• Příčina: Rozsah, spouštěč nebo podmínky jsou příliš široké.
• Řešení:
  1. Pozastavte nebo deaktivujte pravidlo, pokud je k dispozici.
  2. Zúžit rozsah.
  3. Přidejte přísnější podmínky.
  4. Test s jedním odpovídajícím a jedním neshodným úkolem.

FAQ

Mám nejprve automatizovat vytváření úkolů nebo aktualizace úkolů?

Začněte s aktualizacemi s nízkým rizikem, jako jsou úkoly, připomenutí nebo oznámení. Vyhněte se širokým pravidlům automatického vytváření nebo mazání, dokud není spouštěč prokázán.

Může automatizace nahradit jasný proces Seznamu?

Ne. Nejprve definujte proces a poté zautomatizujte opakovatelné části.