Správa práce se seznamy

Seznam je oblast úkolů pro konkrétní projekt, proces, klienta, tým nebo operační oblast. Seznamy jsou uloženy v kolekcích a mohou zobrazovat stejné úkoly prostřednictvím kontrolního seznamu, nástěnky, časové osy, kalendáře, Ganttova a tabulkového zobrazení, pokud jsou tyto pohledy k dispozici.

Použijte seznam, když potřebujete:

1. Zachyťte a spravujte úkoly na jednom místě.
2. Prohlédněte si stejné úkoly z různých pohledů.
3. Zaměřte se na svou vlastní práci pomocí Můj nebo filtrů členů.
4. Použijte filtry, řazení, seskupování a nastavení uloženého zobrazení.
5. Vytvářejte úkoly, rychle přidávejte úkoly, hromadně aktualizujte úkoly, importujte úkoly nebo exportujte data úkolů.

Než začnete

• Musíte mít přístup k prostoru, který obsahuje seznam.
• Soukromé seznamy vyžadují explicitní sdílení nebo dostatečný přístup správce.
• Vytváření úkolů vyžaduje přístup k vytvoření na Seznamu.
• Aktualizace úkolů vyžaduje oprávnění pro úpravy úkolu nebo seznamu.
• Zobrazení nastavení, nastavení seznamu, import, export, archivace a mazání závisí na oprávněních rolí, nastavení aplikací, dostupnosti plánu a limitech použití.

Jak Seznamy organizují práci

1. Otevřete seznam z kolekcí, vyhledávání, oblíbených položek, příkazového centra, oznámení nebo přímého odkazu.
2. Potvrďte, že drobenka a název seznamu odpovídají práci, kterou chcete otevřít.
3. Vyberte zobrazení, které odpovídá úkolu: kontrolní seznam, nástěnka, časová osa, kalendář, Gantt nebo tabulka.
4. K zaostření zobrazení použijte Můj, filtry členů, Filtr, Seřadit a Seskupit.
5. Vytvořte nebo aktualizujte úkoly.
6. Uložte změny zobrazení, když má být konfigurace zachována.

Očekávaný výsledek: Seznam se stává spolehlivou oblastí úkolů, kde mohou členové kontrolovat stejnou práci prostřednictvím stabilních zobrazení.

Primární úkoly

Otevřete seznam

1. Otevřete Sbírky.
2. Vyberte řádek Seznam nebo použijte Search/Command Center, pokud znáte název seznamu.
3. Potvrďte navigaci a výběr zobrazení seznamu.
4. Pokud se Seznam otevře na Přehled, zahajte práci výběrem zobrazení úkolu.

Vyberte pohled

1. Na ploše vyberte kartu zobrazení.
2. Na mobilu otevřete výběr zobrazení a vyberte zobrazení.
3. Použijte Přehled, když potřebujete souhrn před úpravou úkolů.
4. Pokud stávající zobrazení neodpovídají vaší práci, použijte + Zobrazení seznamu.

Zaměřte se na viditelné úkoly

1. Zapněte Můj, když chcete, aby práce byla propojena pouze s vámi.
2. Pro jednoho nebo více přispěvatelů použijte selektor členů.
3. Otevřete Filtr pro podmínky v terénu.
4. Chcete-li ovládat pořadí, otevřete Sort.
5. Otevřete Skupinu pro seskupování úloh, pokud to aktuální zobrazení podporuje.
6. Pokud má zůstat zaostřené nastavení, uložte pohled.

Vytvořte úkol

1. Vyberte + Nový úkol.
2. Zadejte název úkolu.
3. Vyplňte povinná pole v dialogovém okně úkolu.
4. Po vytvoření úlohy uložte nebo zavřete.
5. Pokud se nový úkol neobjeví v aktuálním zobrazení, vymažte filtry.

Rychlé přidání úkolu

Rychlé přidání se zobrazí v podporovaných seskupených pohledech a prázdných/skupinových sekcích.

1. Vyberte + Rychlý úkol ve skupině, kam úkol patří.
2. Zadejte název úkolu.
3. Odešlete rychlý úkol.
4. Otevřete úkol později, až budete potřebovat vlastníka, data, prioritu, popis, komentáře nebo dílčí úkoly.

Rychlé přidání používá aktuální kontext skupiny. Například úloha rychle přidaná do skupiny Stav obdrží tento stav, když jej pohled podporuje.

Úlohy hromadné aktualizace

1. Vyberte jeden nebo více úkolů.
2. Otevřete Hromadné akce.
3. Vyberte Nastavit stav, Nastavit prioritu, Nastavit sekci, Vlastník, Kopírovat do, Přesunoutnebo Smazat.
4. Před potvrzením zkontrolujte počet vybraných úkolů.
5. Pomocí Zrušit opustíte režim výběru.

Zobrazit dostupnost a limity

Zobrazit	Filtr	Seřadit	Skupina	Poznámky
Kontrolní seznam	Ano	Ano	Ano	Nejlepší pro rychlou kontrolu úkolů a jednoduché provedení.
deska	Ano	Ano	Ano	Seskupování řídí sloupce nebo segmenty. Termínová tabule má speciální navigaci Dnes.
Časová osa	Ano	Ano	Ano	Implementováno jako deska založená na datu; užitečné pro plánování v čase.
Kalendář	Ano	Ne	Ne	Používá ovládací prvky kalendáře, rozsahy dat a kontrolu neplánovaných úkolů.
Gantt	Ano	Ne	Ne	Používá ovládací prvky plánu, jako je Dnes, Rozbalit vše, Sbalit vše a přiblížení na časové ose.
Tabulka	Ano	Ano	Ano	Podporuje viditelnost sloupců tabulky a nastavení pořadí.

Odstraňování problémů

Chybí úkoly

• Příznak: Očekávané úkoly nejsou viditelné.
• Příčina: Filtry, moje, filtry členů, skryté dokončené úkoly, nastavení skrytí seskupení, období, soukromý přístup nebo vybrané zobrazení je mohou skrýt.
• Řešení:
  1. Vypněte Můj.
  2. Vymazat filtry členů a pokročilé filtry.
  3. Zobrazit dokončené úkoly.
  4. Zaškrtněte Nastavení skrytí skupiny.
  5. Přepnout na jiný pohled.
  6. Vyhledejte název úkolu.

Otevře se seznam, ale akce jsou zakázány

• Příznak: Nová úloha, nastavení, import, export nebo akce zobrazení jsou zakázány.
• Příčina: Vaše role může umožňovat přístup k prohlížení, ale nemůže vytvářet, upravovat, nastavovat, importovat, exportovat nebo mazat akce.
• Řešení:
  1. Potvrďte aktivní prostor.
  2. Požádejte vlastníka seznamu nebo správce prostoru o potvrzení vaší role.
  3. Zkontrolujte, zda je seznam soukromý.
  4. Pokud se objeví indikátor uzamčení, zkontrolujte plán nebo limity využití.

Změny zobrazení se neustále vracejí

• Příznak: Po opuštění seznamu se filtry, řazení, seskupování nebo sloupce vrátí zpět.
• Příčina: Změna zobrazení nebyla uložena nebo nemáte přístup k nastavení.
• Řešení:
  1. Po změně zobrazení vyhledejte Uložit.
  2. Pokud má změna přetrvávat, vyberte Uložit.
  3. Požádejte o přístup k nastavení, pokud Uložit není k dispozici.
  4. Pokud chcete zrušit místní změny, použijte Resetovat.

FAQ

Je seznam stejný jako složka?

Ne. Složka organizuje položky ve sbírkách. Seznam spravuje úkoly.

Změní změna pohledu data úkolu?

Filtry, řazení, seskupování a viditelné sloupce mění způsob zobrazení úkolů. Úpravou polí úkolu se změní skutečná data úkolu.

Proč se na mobilu zobrazuje méně tlačítek?

Mobilní zařízení seskupuje sekundární ovládací prvky do panelu pro výběr zobrazení a ladění/dalších nástrojů, takže oblast úkolů zůstává použitelná na malých obrazovkách.