Zaregistrovat se
Lists

Správa nastavení seznamu, přístupu a výchozích hodnot

Nastavení seznamu řídí kontejner, který obsahuje úkoly. Nastavení zobrazení řídí jedno uložené rozvržení v tomto seznamu. Před změnou soukromí, polí nebo uložených zobrazení udržujte rozdíl jasný.

Nastavení seznamu použijte, když potřebujete:

  1. Přejmenujte seznam.
  2. Zkontrolujte nebo změňte soukromí seznamu.
  3. Sdílejte seznam s konkrétními členy.
  4. Správa přístupových práv a práv k nastavení na úrovni seznamu.
  5. Pochopte, proč jsou skryty nebo zakázány akce nastavení, importu, exportu, archivace nebo odstranění.
  6. Rozhodněte, zda změna patří do seznamu nebo do jednoho uloženého pohledu.

Nastavení zobrazení použijte, když potřebujete:

  1. Přejmenujte, duplikujte, sdílejte, nastavte jako soukromý nebo odstraňte uložené zobrazení.
  2. Uložte filtry, řazení, seskupování, skryté skupiny nebo předvolby zobrazení.
  3. Změna sloupců tabulky pro jedno zobrazení tabulky.
  4. Změna nastavení zobrazení kalendáře pro jedno zobrazení kalendáře.

Než začnete

  • Musíte mít přístup do Seznamu.
  • Nastavení seznamu vyžadují přístup k nastavení seznamu.
  • Možnosti soukromí a sdílení mohou záviset na vaší roli, vlastníkovi seznamu a nastavení prostoru.
  • Některá pole, sekce, stavy, priority, značky, odkazy CRM, komentáře, přílohy a možnosti sledování času závisí na nastavení aplikace.
  • Limity dostupnosti a využití plánu mohou skrýt nebo zakázat akce vytváření a konfigurace.
  • Pro většinu změn nastavení musí být aplikace online.

Jak se použijí nastavení seznamu

  1. Otevřete seznam.
  2. Rozhodněte, zda změna ovlivní celý seznam nebo pouze aktuální zobrazení.
  3. Otevřete další akce drobečkové navigace pro akce na úrovni seznamu nebo zobrazte další akce pro akce uloženého zobrazení.
  4. Před uložením zkontrolujte soukromí, přístup a vedlejší účinky.
  5. Potvrďte, že se seznam stále chová správně pro dotčené uživatele.

Očekávaný výsledek: Struktura seznamu, přístup a uložená zobrazení odpovídají tomu, jak tým funguje, aniž by došlo k náhodnému skrytí práce nebo odstranění důležitých nastavení.

Přejmenujte seznam

  1. Otevřete seznam.
  2. Otevřít další akce ve strouhance.
  3. Vyberte možnost přejmenování nebo nastavení.
  4. Zadejte nový název seznamu.
  5. Uložte změnu.
  6. Potvrďte, že se nový název zobrazí ve Sbírkách, ve struktuře a ve vyhledávání.

Bezpečně nastavte seznam jako soukromý

  1. Otevřete seznam.
  2. Otevřete nastavení soukromí nebo sdílení seznamu.
  3. Zkontrolujte aktuální členy, kteří spoléhají na Seznam.
  4. Soukromý přístup zapněte pouze v případě, že má být Seznam omezen.
  5. Přidejte všechny členy, kteří stále potřebují přístup.
  6. Uložte změnu.
  7. Požádejte jednoho dotčeného člena, aby obnovil a potvrdil přístup.

Sdílejte soukromý seznam

  1. Otevřete ovládací prvek sdílení seznamu.
  2. Vyhledejte člena.
  3. Vyberte vhodnou úroveň přístupu.
  4. Uložte nebo potvrďte změnu.
  5. Řekněte členovi, aby otevřel seznam z kolekcí, hledal nebo sdílený odkaz.

Aktualizujte nastavení uloženého zobrazení

  1. Otevřete zobrazení seznamu, které chcete změnit.
  2. Upravte filtry, řazení, seskupování, sloupce nebo zobrazení data.
  3. Když se v zobrazení zobrazují neuložené změny, zvolte Uložit.
  4. Pokud změna nemá být zachována, použijte Reset.
  5. K přejmenování, duplikování, ochraně soukromí, sdílení nebo odstranění použijte další akce zobrazení.

Konfigurace sloupců tabulky

  1. Otevřete zobrazení tabulky.
  2. Otevřete zobrazení více akcí nebo panel nástrojů více akcí.
  3. Vyberte Nastavení tabulky.
  4. Zapněte nebo vypněte pole a změňte pořadí viditelných polí.
  5. Udržujte název úlohy viditelný jako primární identifikátor.
  6. Po aktualizaci tabulky uložte nebo zavřete.

Konfigurace zobrazení kalendáře

  1. Otevřete zobrazení kalendáře.
  2. Otevřít panel nástrojů více akcí.
  3. Zvolte Nastavení kalendáře, pokud je k dispozici.
  4. Aktualizujte možnosti zobrazení kalendáře.
  5. Potvrďte, že se úkoly stále zobrazují v očekávaných datech.

Archivujte nebo odstraňte seznam

  1. Otevřít další akce ve strouhance.
  2. Archivovat nebo smazat zvolte až po potvrzení, že seznam již není potřeba v aktivní práci.
  3. Přečtěte si potvrzovací zprávu.
  4. Potvrďte akci.
  5. Pokud je potřeba obnovení, použijte nastavení Archivované nebo Nedávno smazané.

Odstraňování problémů

Ovládací prvek nastavení je zakázán

  • Příznak: Můžete vidět nastavení, ale nemůžete je změnit.
  • Příčina: Možná nemáte přístup k nastavení, aplikace může být offline, položka může být pouze pro čtení nebo funkce nemusí být pro aktuální plán k dispozici.
  • Řešení:
    1. Potvrďte, že jste online.
    2. Požádejte vlastníka seznamu nebo správce prostoru o potvrzení vaší role.
    3. Zkontrolujte, zda je funkce povolena v Nastavení aplikace.
    4. Požádejte vlastníka účtu, aby zkontroloval dostupnost plánu, když se objeví zpráva o upgradu nebo limitu.

Po změně soukromí uživatelé ztratí přístup

  • Příznak: Spoluhráči hlásí, že Seznam zmizel nebo nevykazuje žádný přístup.
  • Příčina: Seznam nebo uložené zobrazení mohlo být nastaveno jako soukromé bez přidání požadovaných uživatelů.
  • Řešení:
    1. Otevřete seznam nebo zobrazte nastavení sdílení.
    2. Přidejte dotčené uživatele.
    3. Potvrďte, zda se má přístup vztahovat na celý seznam nebo pouze na jeden uložený pohled.
    4. Požádejte uživatele, aby obnovili a znovu otevřeli seznam.

Změny polí způsobují, že stávající úkoly jsou matoucí

  • Příznak: Úkoly zobrazují staré stavy, chybějící priority nebo neočekávané sekce.
  • Příčina: Stávající úlohy mohou stále obsahovat hodnoty, které byly přejmenovány, odstraněny, skryté nebo již nepoužívané.
  • Řešení:
    1. Filtrovat úkoly podle staré hodnoty.
    2. Úlohy hromadné aktualizace, je-li to vhodné.
    3. Udržujte staré hodnoty viditelné, dokud nebude migrace dokončena.
    4. Zdokumentujte nové hodnoty pro tým.

Nastavení zobrazení netrvá

  • Příznak: Filtry, řazení, seskupování nebo sloupce se po opuštění seznamu resetují.
  • Příčina: Zobrazení může obsahovat neuložené změny nebo možná nemáte přístup k nastavení.
  • Řešení:
    1. Po změně zobrazení vyhledejte Uložit.
    2. Chcete-li zachovat, vyberte Uložit.
    3. Pokud má být změna zrušena, použijte Reset.
    4. Požádejte o přístup k nastavení, pokud Uložit není k dispozici.

FAQ

Jsou nastavení seznamu a nastavení uloženého zobrazení stejná?

Ne. Nastavení seznamu ovlivní celý seznam. Nastavení uloženého zobrazení ovlivňují jedno rozvržení v seznamu.

Mám nastavit seznam jako soukromý, nebo nastavit pohled jako soukromý?

Pokud by měla být omezena samotná práce, nastavte seznam jako soukromý. Nastavte zobrazení jako soukromé, když dílo může zůstat viditelné, ale konkrétní uložené rozvržení by mělo být omezeno.

Kdo by měl spravovat nastavení seznamu?

Poskytněte přístup k nastavení pouze lidem, kteří rozumí procesu seznamu, dopadu přístupu a možnostem obnovení.

Související témata