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自动重复列表工作

列表自动化减少了可重复任务流程的手动更新。当相同的触发器和条件每次都会导致相同的操作时使用它。

对于列表级自动化，重点关注如何：

  1. 决定是否应自动执行重复的列表操作。
  2. 在构建之前规划安全规则。
  3. 通过安全任务测试规则。
  4. 对不运行或影响过多工作的规则进行故障排除。

相关自动化帮助

需要了解的术语

  • 触发器 是启动规则的任务事件。
  • 条件 限制规则何时适用。
  • 操作 是更新、通知、分配、提醒或执行的其他操作。
  • 范围 控制规则可以影响的任务列表或任务组。
  • 安全任务 是仅用于测试行为的低风险任务。

开始之前

  • 您必须有权访问该列表。
  • 您的角色必须允许自动化访问。
  • 当前计划必须包括自动化访问。
  • 该应用程序必须在线。
  • 在依赖规则进行重要工作之前先测试安全任务。

决定是否自动化

在以下情况下使用自动化：

  1. 规则是可以预见的。
  2. 相同的条件应始终导致相同的操作。
  3. 该行动风险较低。
  4. 结果很容易验证。

在以下情况下保留操作手册：

  1. 决定需要判断。
  2. 该操作可能会意外地影响许多任务。
  3. 条件不明确。
  4. 这种变化很难逆转。

计划列表自动化

在构建之前编写规则：

当[任务触发]发生时，如果[条件]为真，则[动作]。

示例

  • 当任务移至审阅时，指定审阅者。
  • 当任务被标记为阻止时，通知团队。
  • 设置后续日期后，创建提醒。

创建并测试规则

  1. 从应用程序导航或支持的列表自动化入口点打开自动化。
  2. 创建新规则。
  3. 选择触发器。
  4. 添加条件。
  5. 选择行动。
  6. 确认范围仅包括预期的列表或任务。
  7. 保存。
  8. 使用安全任务进行测试。
  9. 检查受影响的任务并仅确认发生了预期的操作。

故障排除

列表自动化不运行

  • 症状： 任务发生更改，但预期的自动操作没有发生。
  • 原因： 规则可能处于非活动状态、触发器可能不匹配、条件可能不匹配、访问可能丢失或自动化可能不可用。
  • 决议：
    1. 确认自动化加载。
    2. 确认规则处于活动状态。
    3. 确认任务在范围内。
    4. 检查每一个条件。
    5. 使用明确匹配的安全任务进行测试。

列表自动化会影响错误的任务

  • 症状： 更新的任务多于预期。
  • 原因： 范围、触发器或条件太宽泛。
  • 决议：
    1. 暂停或禁用该规则（如果可用）。
    2. 缩小范围。
    3. 添加更严格的条件。
    4. 使用一项匹配任务和一项非匹配任务进行测试。

FAQ

我应该首先自动创建任务还是更新任务？

从低风险更新开始，例如作业、提醒或通知。在证明触发器之前，避免广泛的自动创建或删除规则。

自动化可以取代清晰的清单流程吗？

不。首先定义流程，然后自动化可重复的部分。