Автоматизуйте роботу зі списком повторів

Автоматизація списків зменшує оновлення вручну для повторюваних процесів завдань. Використовуйте його, коли один і той самий тригер і умови повинні щоразу викликати однакову дію.

Для автоматизації на рівні списків зосередьтеся на тому, як:

1. Вирішіть, чи слід автоматизувати повторювану дію списку.
2. Сплануйте безпечне правило перед його створенням.
3. Перевірте правило безпечним завданням.
4. Усунення неполадок у правилах, які не виконуються або впливають на занадто багато роботи.

Пов’язана довідка з автоматизації

• Створення та керування автоматизацією
• [Усунення несправностей автоматизації] (/automations/troubleshoot-automation-runs/)

Умови, які варто знати

• Тригер– це подія завдання, яка запускає правило.
• Умова обмежує, коли має застосовуватися правило.
• Дія– це оновлення, сповіщення, призначення, нагадування або інша виконана операція.
• Область визначає, на який список або групу завдань може впливати правило.
• Безпечне завдання– це завдання з низьким рівнем ризику, яке використовується лише для перевірки поведінки.

Перш ніж почати

• Ви повинні мати доступ до списку.
• Ваша роль має дозволяти автоматизований доступ.
• Поточний план повинен передбачати автоматизований доступ.
• Додаток має бути онлайн.
• Перевірте безпечні завдання, перш ніж покладатися на правило для важливої роботи.

Вирішіть, чи потрібно автоматизувати

Використовуйте автоматизацію, коли:

1. Правило передбачуване.
2. Одна і та сама умова завжди повинна викликати однакову дію.
3. Дія малоризикова.
4. Результат легко перевірити.

Зберігайте інструкцію з експлуатації, коли:

1. Рішення потребує судження.
2. Дія може несподівано вплинути на багато завдань.
3. Умови незрозумілі.
4. Зміни було б важко повернути назад.

Сплануйте автоматизацію списку

Напишіть правило перед його створенням:

Коли [тригер завдання] відбувається, якщо [умова] істинна, тоді [дія].

Приклади

• Коли завдання переміщується до рецензування, призначте рецензента.
• Коли завдання позначено як заблоковане, повідомте команду.
• Коли встановлено наступну дату, створіть нагадування.

Створіть і перевірте правило

1. Відкрийте Automations з навігаційної панелі програми або підтримуваної точки входу автоматизації List.
2. Створіть нове правило.
3. Виберіть тригер.
4. Додайте умови.
5. Виберіть дію.
6. Підтвердьте, що обсяг включає лише призначений список або завдання.
7. зберегти.
8. Тест із безпечним завданням.
9. Перегляньте відповідне завдання та переконайтеся, що виконано лише очікувану дію.

Усунення несправностей

Автоматизація списку не працює

• Симптом: завдання змінюється, але очікувана автоматична дія не виконується.
• Причина: правило може бути неактивним, тригер може не збігатися, умови можуть не збігатися, доступ може бути відсутнім або автоматизація може бути недоступною.
• Роздільна здатність:
  1. Підтвердити завантаження автоматизації.
  2. Підтвердьте, що правило активне.
  3. Підтвердьте, що завдання входить до сфери дії.
  4. Перевірте всі умови.
  5. Перевірте безпечне завдання, яке чітко збігається.

Автоматизація списку впливає на неправильні завдання

• Проблема: оновлено більше завдань, ніж очікувалося.
• Причина: область дії, тригер або умови занадто широкі.
• Роздільна здатність:
  1. Призупиніть або вимкніть правило, якщо воно доступне.
  2. Звужуйте рамки.
  3. Додайте жорсткіші умови.
  4. Тест з одним завданням на відповідність і одним завданням без відповідності.

FAQ

Чи слід спочатку автоматизувати створення або оновлення завдань?

Почніть із оновлень із низьким рівнем ризику, таких як завдання, нагадування чи сповіщення. Уникайте широких правил автоматичного створення або видалення, доки тригер не буде доведено.

Чи може автоматизація замінити чіткий процес List?

Ні. Спочатку визначте процес, а потім автоматизуйте повторювані частини.