Зарегистрироваться
Lists

Управление настройками списка, доступом и настройками по умолчанию

Параметры списка управляют контейнером, в котором хранятся задачи. Настройки просмотра управляют одним сохраненным макетом внутри этого списка. Учитывайте разницу, прежде чем изменять конфиденциальность, поля или сохраненные представления.

Используйте настройки списка, когда вам нужно:

  1. Переименуйте список.
  2. Проверьте или измените конфиденциальность списка.
  3. Поделитесь списком с конкретными участниками.
  4. Управление правами доступа и настройками на уровне списка.
  5. Узнайте, почему настройки, действия импорта, экспорта, архивирования или удаления скрыты или отключены.
  6. Решите, относится ли изменение к списку или к одному сохраненному представлению.

Используйте настройки просмотра, когда вам нужно:

  1. Переименуйте, дублируйте, поделитесь, сделайте личным или удалите сохраненное представление.
  2. Сохраняйте фильтры, сортировку, группировку, скрытые группы или настройки отображения.
  3. Измените столбцы таблицы для одного представления таблицы.
  4. Измените настройки отображения календаря для одного представления календаря.

Прежде чем начать

  • У вас должен быть доступ к списку.
  • Настройки списка требуют доступа к настройкам списка.
  • Параметры конфиденциальности и общего доступа могут зависеть от вашей роли, владельца списка и настроек пространства.
  • Некоторые поля, разделы, статусы, приоритеты, теги, ссылки CRM, комментарии, вложения и параметры учета времени зависят от настроек приложения.
  • Ограничения доступности и использования плана могут скрывать или отключать действия по созданию и настройке.
  • Для большинства изменений настроек приложение должно быть онлайн.

Как применяются настройки списка

  1. Откройте список.
  2. Решите, влияет ли изменение на весь список или только на текущее представление.
  3. Откройте цепочку дополнительных действий для действий на уровне списка или просмотрите дополнительные действия для действий с сохраненным представлением.
  4. Перед сохранением просмотрите конфиденциальность, доступ и побочные эффекты.
  5. Убедитесь, что список по-прежнему работает правильно для затронутых пользователей.

Ожидаемый результат. Структура списка, доступ и сохраненные представления соответствуют тому, как работает команда, без случайного сокрытия работы или удаления важных настроек.

Переименование списка

  1. Откройте список.
  2. Откройте навигационную цепочку дополнительных действий.
  3. Выберите вариант переименования или настройки.
  4. Введите новое имя списка.
  5. Сохраните изменение.
  6. Убедитесь, что новое имя отображается в коллекциях, навигационной навигации и поиске.

Сделайте список безопасным и приватным

  1. Откройте список.
  2. Откройте настройки конфиденциальности или общего доступа к списку.
  3. Просмотрите текущих участников, которые полагаются на Список.
  4. Включайте частный доступ только в том случае, если список необходимо ограничить.
  5. Добавьте каждого участника, которому еще нужен доступ.
  6. Сохраните изменение.
  7. Попросите одного затронутого участника обновить и подтвердить доступ.

Поделиться личным списком

  1. Откройте элемент управления общим доступом к списку.
  2. Найдите участника.
  3. Выберите подходящий уровень доступа.
  4. Сохраните или подтвердите изменение.
  5. Попросите участника открыть список из коллекций, поиска или общей ссылки.

Обновить настройки сохраненного просмотра

  1. Откройте представление списка, которое вы хотите изменить.
  2. Настройте фильтры, сортировку, группировку, столбцы или отображение даты.
  3. Выберите Сохранить, когда в представлении появятся несохраненные изменения.
  4. Используйте Сброс, если изменения не следует сохранять.
  5. Используйте дополнительные действия для переименования, дублирования, конфиденциальности, совместного использования или удаления.

Настройка столбцов таблицы

  1. Откройте представление таблицы.
  2. Откройте просмотр дополнительных действий или панель инструментов дополнительных действий.
  3. Выберите Настройки стола.
  4. Включите или отключите поля и измените порядок видимых полей.
  5. Сохраняйте имя задачи видимым в качестве основного идентификатора.
  6. Сохраните или закройте после обновления таблицы.

Настройка отображения календаря

  1. Откройте представление календаря.
  2. Открыть панель инструментов «Дополнительные действия».
  3. Если доступно, выберите Настройки календаря.
  4. Обновите варианты отображения календаря.
  5. Задачи подтверждения по-прежнему появляются в ожидаемые даты.

Архивировать или удалить список

  1. Откройте навигационную цепочку дополнительных действий.
  2. Выбирайте архивацию или удаление только после подтверждения того, что Список больше не нужен в активной работе.
  3. Прочтите подтверждающее сообщение.
  4. Подтвердите действие.
  5. Используйте настройки «Архивировано» или «Недавно удалено», если необходимо восстановление.

Устранение неполадок

Управление настройками отключено

  • Симптом: вы видите настройку, но не можете ее изменить.
  • Причина: возможно, у вас нет доступа к настройкам, приложение не в сети, элемент доступен только для чтения или функция недоступна для текущего плана.
  • Разрешение:
    1. Подтвердите, что вы онлайн.
    2. Попросите владельца списка или администратора пространства подтвердить вашу роль.
    3. Проверьте, включена ли эта функция в настройках приложения.
    4. Попросите владельца учетной записи проверить доступность плана, когда появится сообщение об обновлении или ограничении.

Пользователи теряют доступ после изменения конфиденциальности

  • Симптом: Товарищи по команде сообщают, что список исчез или к нему нет доступа.
  • Причина: список или сохраненное представление могли быть сделаны частными без добавления необходимых пользователей.
  • Разрешение:
    1. Откройте список или просмотрите настройки общего доступа.
    2. Добавьте затронутых пользователей.
    3. Подтвердите, должен ли доступ распространяться на весь список или только на одно сохраненное представление.
    4. Попросите пользователей обновить и снова открыть список.

Изменения на местах делают существующие задачи запутанными

  • Признак: у задач отображаются старые статусы, отсутствуют приоритеты или неожиданные разделы.
  • Причина. Существующие задачи по-прежнему могут содержать значения, которые были переименованы, удалены, скрыты или больше не используются.
  • Разрешение:
    1. Фильтровать задачи по старому значению.
    2. Массовое обновление задач, когда это необходимо.
    3. Сохраняйте старые значения видимыми до завершения миграции.
    4. Задокументируйте новые ценности для команды.

Настройки просмотра не сохраняются

  • Признак: фильтры, сортировка, группировка или столбцы сбрасываются после выхода из списка.
  • Причина. Возможно, в представлении есть несохраненные изменения или у вас нет доступа к настройкам.
  • Разрешение:
    1. После изменения вида найдите Сохранить.
    2. Выберите Сохранить, чтобы сохранить.
    3. Используйте Сброс, если изменение необходимо отменить.
    4. Запросите доступ к настройкам, если функция «Сохранить» недоступна.

FAQ

Являются ли настройки списка и настройки сохраненного просмотра одинаковыми?

Нет. Настройки списка влияют на весь список. Настройки сохраненного представления влияют на один макет внутри списка.

Должен ли я сделать список частным или сделать представление частным?

Сделайте список закрытым, если сама работа должна быть ограничена. Сделайте вид закрытым, если работа может оставаться видимой, но конкретный сохраненный макет должен быть ограничен.

Кто должен управлять настройками списка?

Предоставляйте доступ к настройкам только тем людям, которые понимают процесс создания списка, влияние доступа и варианты восстановления.

Связанные темы