Зарегистрироваться
Lists

Автоматизируйте повторную работу со списком

Автоматизация списков сокращает количество ручных обновлений для повторяющихся процессов задач. Используйте его, когда один и тот же триггер и условия должны каждый раз вызывать одно и то же действие.

При автоматизации на уровне списка сосредоточьтесь на том, как:

  1. Решите, следует ли автоматизировать повторяющееся действие со списком.
  2. Прежде чем создавать безопасное правило, спланируйте его.
  3. Проверьте правило с помощью безопасного задания.
  4. Устраняйте неполадки в правилах, которые не выполняются или влияют на слишком большую работу.

Сопутствующая справка по автоматизации

Условия, которые нужно знать

  • Триггер— это событие задачи, которое запускает правило.
  • Условие ограничивает случаи применения правила.
  • Действие— это обновление, уведомление, назначение, напоминание или другая выполненная операция.
  • Область определяет, на какой список или группу задач может повлиять правило.
  • Безопасная задача– это задача с низким уровнем риска, используемая только для проверки поведения.

Прежде чем начать

  • У вас должен быть доступ к списку.
  • Ваша роль должна разрешать доступ к автоматизации.
  • Текущий план должен включать доступ к автоматизации.
  • Приложение должно быть онлайн.
  • Прежде чем полагаться на правило для важной работы, протестируйте его с помощью безопасных задач.

Решите, стоит ли автоматизировать

Используйте автоматизацию, когда:

  1. Правило предсказуемо.
  2. Одно и то же условие всегда должно вызывать одно и то же действие.
  3. Действие имеет низкий риск.
  4. Результат легко проверить.

Сохраните руководство к действию, если:

  1. Решение требует суждения.
  2. Это действие может неожиданно повлиять на многие задачи.
  3. Условия не ясны.
  4. Это изменение будет трудно повернуть вспять.

Планирование автоматизации списка

Напишите правило перед его созданием:

Когда происходит [триггер задачи], если [условие] истинно, то [действие].

Примеры

  • Когда задача переходит в режим проверки, назначьте рецензента.
  • Если задача помечена как заблокированная, сообщите об этом команде.
  • Если установлена дата последующего наблюдения, создайте напоминание.

Создайте и протестируйте правило

  1. Откройте автоматизацию из навигации по приложению или из поддерживаемой точки входа автоматизации списка.
  2. Создайте новое правило.
  3. Выберите триггер.
  4. Добавьте условия.
  5. Выберите действие.
  6. Убедитесь, что область действия включает только намеченный список или задачи.
  7. Сохранить.
  8. Тест с безопасным заданием.
  9. Просмотрите затронутую задачу и убедитесь, что произошло только ожидаемое действие.

Устранение неполадок

Автоматизация списка не запускается

  • Симптом: задача меняется, но ожидаемое автоматическое действие не происходит.
  • Причина: правило может быть неактивным, триггер не соответствует, условия не совпадают, доступ отсутствует или автоматизация недоступна.
  • Разрешение:
    1. Подтвердите загрузку средств автоматизации.
    2. Подтвердите, что правило активно.
    3. Убедитесь, что задача находится в области видимости.
    4. Проверьте каждое условие.
    5. Протестируйте безопасное задание, которое явно соответствует.

Автоматизация списков влияет не на те задачи

  • Признак: обновлено больше задач, чем ожидалось.
  • Причина: область действия, триггер или условия слишком широки.
  • Разрешение:
    1. Приостановите или отключите правило, если оно доступно.
    2. Сузить сферу применения.
    3. Добавьте более строгие условия.
    4. Протестируйте с одним совпадающим и одним несовпадающим заданием.

FAQ

Должен ли я сначала автоматизировать создание или обновление задач?

Начните с обновлений с низким уровнем риска, таких как задания, напоминания или уведомления. Избегайте широких правил автоматического создания или удаления, пока не будет подтвержден триггер.

Может ли автоматизация заменить четкий процесс составления списка?

Нет. Сначала определите процесс, а затем автоматизируйте повторяющиеся части.