Управление работой со списками

Список — это область задач для конкретного проекта, процесса, клиента, команды или операционной области. Списки хранятся в коллекциях и могут отображать одни и те же задачи в представлениях контрольного списка, доски, временной шкалы, календаря, диаграммы Ганта и таблицы, если эти представления доступны.

Используйте список, когда вам нужно:

1. Собирайте и управляйте задачами в одном месте.
2. Просмотрите одни и те же задачи с разных точек зрения.
3. Сосредоточьтесь на своей работе с помощью фильтров Мое или участников.
4. Применяйте фильтры, сортировку, группировку и сохраняйте настройки просмотра.
5. Создавайте задачи, быстро добавляйте задачи, массово обновляйте задачи, импортируйте задачи или экспортируйте данные задач.

Прежде чем начать

• У вас должен быть доступ к пространству, содержащему список.
• Частные списки требуют явного совместного использования или достаточного доступа администратора.
• Для создания задач требуется доступ к списку.
• Для обновления задач требуется доступ к редактированию задачи или списка.
• Настройки просмотра, настройки списка, действия импорта, экспорта, архивирования и удаления зависят от разрешений роли, настроек приложения, доступности плана и ограничений использования.

Как списки организуют работу

1. Откройте список из коллекций, поиска, избранного, командного центра, уведомления или прямой ссылки.
2. Убедитесь, что навигационная цепочка и заголовок списка соответствуют работе, которую вы намеревались открыть.
3. Выберите представление, соответствующее заданию: контрольный список, доска, временная шкала, календарь, диаграмма Ганта или таблица.
4. Используйте Моё, фильтры участников, фильтры, сортировку и группировку, чтобы сфокусировать представление.
5. Создавайте или обновляйте задачи.
6. Сохраняйте изменения представления, когда необходимо сохранить конфигурацию.

Ожидаемый результат: Список становится надежной областью задач, где участники могут просматривать одну и ту же работу с помощью стабильных представлений.

Основные задачи

Открыть список

1. Откройте Коллекции.
2. Выберите строку списка или воспользуйтесь поиском/центром управления, если вы знаете имя списка.
3. Подтвердите выбор навигационной цепочки и списка.
4. Если список открывается в разделе «Обзор», выберите представление задач, чтобы начать работу.

Выберите вид

1. На рабочем столе выберите вкладку просмотра.
2. На мобильном устройстве откройте селектор представлений и выберите представление.
3. Используйте Обзор, если вам нужна сводка перед редактированием задач.
4. Используйте + Просмотр списка, если существующие представления не соответствуют вашей работе.

Сосредоточьтесь на видимых задачах

1. Включите Мое, если хотите, чтобы работа была связана только с вами.
2. Используйте инструмент выбора участников для одного или нескольких участников.
3. Откройте Фильтр для условий на основе поля.
4. Откройте Сортировка, чтобы контролировать порядок.
5. Откройте Группу для кластеризации задач, если текущее представление поддерживает это.
6. Сохраните представление, если сфокусированная настройка должна остаться.

Создать задачу

1. Выберите + Новая задача.
2. Введите имя задачи.
3. Заполните обязательные поля в диалоге задачи.
4. Сохраните или закройте после создания задачи.
5. Очистите фильтры, если новая задача не отображается в текущем представлении.

Быстрое добавление задачи

Быстрое добавление появляется внутри поддерживаемых сгруппированных представлений и пустых/групповых разделов.

1. Выберите + Быстрая задача в группе, к которой принадлежит задача.
2. Введите имя задачи.
3. Отправьте быстрое задание.
4. Откройте задачу позже, когда вам понадобится владелец, даты, приоритет, описание, комментарии или подзадачи.

Быстрое добавление использует контекст текущей группы. Например, задача, быстро добавленная в группу «Состояние», получает этот статус, если представление поддерживает его.

Задачи массового обновления

1. Выберите одну или несколько задач.
2. Откройте Массовые действия.
3. Выберите Установить статус, ** Установить приоритет**, ** Установить раздел**, ** Владелец**, ** Копировать**, ** Переместитьили ** Удалить.
4. Перед подтверждением просмотрите количество выбранных задач.
5. Используйте Отмена, чтобы выйти из режима выбора.

Просмотр доступности и ограничений

Посмотреть	Фильтр	Сортировать	Группа	Примечания
Контрольный список	Да	Да	Да	Лучше всего подходит для быстрого просмотра задач и простого выполнения.
Совет	Да	Да	Да	Группировка управляет столбцами или сегментами. Доска сроков выполнения имеет специальную навигацию «Сегодня».
Хронология	Да	Да	Да	Реализован в виде доски на основе даты; полезно для планирования во времени.
Календарь	Да	Нет	Нет	Использует элементы управления календарем, диапазоны дат и просмотр незапланированных задач.
Gantt	Да	Нет	Нет	Использует элементы управления расписанием, такие как «Сегодня», «Развернуть все», «Свернуть все» и «Масштаб временной шкалы».
Таблица	Да	Да	Да	Поддерживает видимость столбцов таблицы и настройки порядка.

Устранение неполадок

Задачи отсутствуют

• Признак: ожидаемые задачи не отображаются.
• Причина: фильтры, «Мое», фильтры участников, скрытые выполненные задачи, настройки скрытия группировки, диапазоны дат, частный доступ или выбранное представление могут скрыть их.
• Разрешение:
  1. Отключите Мое.
  2. Очистите фильтры участников и расширенные фильтры.
  3. Показать выполненные задачи.
  4. Проверьте настройки скрытия группы.
  5. Переключитесь на другой вид.
  6. Найдите название задачи.

Список открывается, но действия отключены

• Признак: действия «Новая задача», «Настройки», «Импорт», «Экспорт» и «Просмотр» отключены.
• Причина. Ваша роль может разрешать доступ к просмотру, но не разрешать действия по созданию, редактированию, настройке, импорту, экспорту или удалению.
• Разрешение:
  1. Подтвердите активное пространство.
  2. Попросите владельца списка или администратора пространства подтвердить вашу роль.
  3. Проверьте, является ли список частным.
  4. Проверьте план или лимиты использования, если появляется заблокированный индикатор.

Изменения просмотра продолжают возвращаться

• Признак: фильтры, сортировка, группировка или столбцы восстанавливаются после выхода из списка.
• Причина: изменение вида не было сохранено, или у вас нет доступа к настройкам.
• Разрешение:
  1. После изменения представления найдите Сохранить.
  2. Выберите Сохранить, если изменение сохранится.
  3. Запросите доступ к настройкам, если функция «Сохранить» недоступна.
  4. Используйте Сброс, если хотите отменить локальные изменения.

FAQ

Является ли список тем же, что и папка?

Нет. Папка упорядочивает элементы Коллекций. Список управляет задачами.

Изменяет ли изменение представления данные задачи?

Фильтры, сортировка, группировка и видимые столбцы меняют способ отображения задач. Редактирование полей задачи изменяет фактические данные задачи.

Почему на мобильном устройстве отображается меньше кнопок?

Мобильные устройства группируют второстепенные элементы управления в панели выбора вида и панели настройки/дополнительных инструментов, чтобы область задач оставалась пригодной для использования на маленьких экранах.