Архивируйте, удаляйте и восстанавливайте элементы коллекции

Архивация и удаление — это действия по очистке элементов коллекции. Используйте архив, если элемент должен оставить активные просмотры, но может понадобиться позже. Используйте удаление, когда элемент необходимо удалить из активной работы и восстановить только через «Недавно удаленные», если это поддерживается.

Прежде чем удалять папки, списки, документы, виртуальные доски, информационные панели, цели и другие поддерживаемые элементы, просмотрите путь восстановления.

Прежде чем начать

• У вас должен быть доступ к объекту.
• Архивирование, разархивирование, удаление и восстановление требуют соответствующего разрешения.
• Тип элемента должен поддерживать действие.
• Встроенные или защищенные элементы могут не допускать архивирования или удаления.
• Восстановление зависит от разрешений, срока хранения и наличия элемента в области восстановления.

Архивирование, удаление и восстановление ссылки

Действие	Лучшее использование	С чего начать	Путь восстановления
Архив	Скрывайте завершенную, приостановленную или неактивную работу из активных представлений.	Просматривайте больше действий, записывайте больше действий или настройки элементов, если они доступны.	Настройки > В архиве.
Разархивировать	Верните заархивированную работу в активные виды.	Настройки > В архиве.	Если это возможно, элемент возвращается в активные коллекции или в свое родительское местоположение.
Удалить	Удалите дублирующую, ошибочную или ненужную работу.	Просматривайте больше действий, записывайте больше действий или настройки элементов, если они доступны.	Настройки > Недавно удаленные, если поддерживается.
Восстановить	Верните удаленный элемент обратно.	Настройки > Недавно удаленные.	Элемент возвращается в свое предыдущее местоположение или ближайшее допустимое местоположение.

Поведение подтверждения

Подтверждение	Что вам следует проверить
Подтверждение архива	Подтвердите имя элемента и намерение скрыть его от активных представлений.
Удалить подтверждение	Подтвердите имя элемента и поймите, что он оставляет активную работу всем, у кого есть доступ.
Отключено действие	Вероятно, у вас нет разрешения, вы не в сети или объект защищен.
Отсутствует действие	Тип элемента, встроенное состояние или текущий экран могут не поддерживать это действие.

Если вы не уверены, выберите «Архивировать» вместо «Удалить», если элемент может понадобиться позже.

Как работают архивирование, удаление и восстановление

1. Откройте элемент или найдите его в Коллекциях.
2. Откройте меню навигации или строки дополнительных действий.
3. Выберите Архивировать или Удалить.
4. Просмотрите подтверждение.
5. Подтверждайте действие только тогда, когда элемент должен покинуть активную работу.
6. Используйте Настройки > В архиве или Настройки > Недавно удаленные, чтобы восстановить элементы при необходимости.

Ожидаемый результат: Активные коллекции остаются чистыми, а восстанавливаемую работу можно найти в правильной области настроек.

Архивировать элемент

1. Откройте элемент или найдите его в Коллекциях.
2. Откройте меню дополнительных действий.
3. Выберите Архив.
4. Подтвердите действие архивирования.
5. Убедитесь, что элемент больше не отображается в активных коллекциях.

Разархивировать элемент

1. Откройте Настройки.
2. Откройте В архиве.
3. Найдите элемент по типу, имени или дате.
4. Выберите действие разархивирования.
5. Подтвердите, что элемент снова появляется в активной работе.

Удалить элемент

1. Откройте элемент или найдите его в Коллекциях.
2. Откройте меню дополнительных действий.
3. Выберите Удалить.
4. Прочтите подтверждение и название товара.
5. Подтверждайте только тогда, когда элемент должен быть снят с активной работы.

Восстановить удаленный элемент

1. Откройте Настройки.
2. Откройте Недавно удаленные.
3. Найдите предмет.
4. Выберите Восстановить, если доступно.
5. Убедитесь, что элемент отображается в ожидаемом пространстве или папке.

Выберите «Переместить» вместо «Архивировать» или «Удалить».

Используйте Переместить, если элемент действителен, но находится в неправильной папке. Команда «Переместить» сохраняет элемент активным и позволяет избежать действий по восстановлению.

Руководство по принятию решений

Ситуация	Рекомендуемое действие
Работа завершена, но к ней можно будет обратиться позже.	Архив.
Объект находится в неправильной папке.	Двигайся.
Название предмета сбивает с толку.	Переименовать.
Товар дублируется или был создан по ошибке.	Удалить после подтверждения ожиданий восстановления.
Этот элемент содержит деликатную работу, которую должны видеть только некоторые люди.	Вместо удаления проверьте настройки конфиденциальности и общего доступа.
Элемент встроен или используется в отчетах.	Перед архивированием или удалением спросите администратора.

Устранение неполадок

Архивирование или удаление отключено.

• Симптом : вы видите Архивировать или Удалить, но не можете их выбрать.
• Причина: возможно, у вас нет разрешения на удаление/управление, вы находитесь в автономном режиме или объект защищен.
• Разрешение:
  1. Подтвердите подключение.
  2. Попросите владельца или администратора пространства предоставить необходимое разрешение.
  3. Используйте Переместить или Переименовать, если вам нужна только очистка и у вас нет доступа к удалению.

Вы не можете найти заархивированный элемент

• Признак: элемент исчез из коллекций после архивирования.
• Причина: Архивированные элементы скрыты от активных представлений.
• Разрешение:
  1. Откройте Настройки.
  2. Откройте В архиве.
  3. Выполняйте поиск или просмотр по типу и названию элемента.
  4. Разархивируйте его, если он вернется к активной работе.

Вы не можете найти удаленный элемент

• Признак: элемент не находится в списке «Недавно удаленные».
• Причина. Возможно, у вас нет доступа, возможно, период хранения истек или тип элемента невозможно восстановить.
• Разрешение:
  1. Подтвердите активное пространство.
  2. Попросите владельца или администратора пространства проверить недавно удаленные.
  3. Найдите элемент на случай, если он был перемещен или заархивирован.
  4. Сообщите о проблеме, если элемент был недавно удален и его можно восстановить.

Восстановленный элемент отсутствует в ожидаемой папке.

• Признак: восстановление выполнено успешно, но элемент находится не там, где ожидалось.
• Причина: родительская папка может быть заархивирована, удалена, закрыта или недоступна.
• Разрешение:
  1. Найдите восстановленный элемент по названию.
  2. Проверьте представление «Коллекции» верхнего уровня.
  3. Проверьте, нуждается ли родительская папка в восстановлении или изменении доступа.
  4. Переместите элемент в правильную папку после его нахождения.

FAQ

Могу ли я восстановить все, что удалил?

Не всегда. Восстановление зависит от типа элемента, разрешений, срока хранения и того, отображается ли удаленный элемент в списке «Недавно удаленные».

Следует ли архивировать завершенную работу?

Архив уместен, когда работа должна оставить активные просмотры, но оставаться доступной для восстановления.

Где мне восстановить предметы?

Используйте Настройки > В архиве для заархивированных элементов и Настройки > Недавно удаленные для удаленных элементов.

Архив удаляет доступ?

Нет. Архив меняет активную видимость. Оно не заменяет разрешения на конфиденциальность, совместное использование или роли.