Управление папками в Коллекциях

Работа с группами папок внутри Коллекций. Папка может содержать другие папки и поддерживаемые элементы, такие как списки, документы, виртуальные доски, информационные панели и цели.

Используйте папки, когда вам нужно:

1. Храните связанные предметы вместе.
2. Отдельные клиенты, отделы, инициативы, направления деятельности или проекты.
3. Уменьшите беспорядок на верхнем уровне коллекций.
4. Управляйте тем, кто может видеть конфиденциальные группы работ.
5. Переместите набор связанных работ в более понятное место.

Прежде чем начать

• У вас должен быть доступ к активному пространству.
• Для создания папок требуется доступ для создания.
• Переименование, перемещение, изменение цвета или изменение конфиденциальности требует доступа к редактированию или настройкам.
• Архивирование или удаление папок требует удаления или управления доступом.
• Личные папки видны только включенным участникам и пользователям с достаточным доступом администратора.

Как папки организуют работу

1. Создайте или откройте папку из Коллекций.
2. Добавьте в него связанные элементы.
3. Используйте действия со строками или действия с навигационными цепочками для управления папкой.
4. Перемещайте элементы в папку или из нее по мере изменения структуры.
5. Архивируйте или удаляйте папки только тогда, когда папка должна выйти из активной работы.

Ожидаемый результат: Связанные работы по-прежнему легко просматривать, и пользователи могут определить, где находится каждый элемент.

Создать папку

1. Откройте Коллекции или родительскую папку.
2. Выберите Добавить.
3. Выберите Папка.
4. Введите понятное имя.
5. Откройте папку и добавьте связанные элементы.

Открыть папку

1. Откройте Коллекции.
2. Выберите строку папки или имя папки.
3. Убедитесь, что в навигационной цепочке отображается текущая папка.
4. Используйте Коллекции в навигационной цепочке, чтобы вернуться на верхний уровень.
5. Используйте навигационную цепочку родительской папки, чтобы перейти на один уровень вверх, если она доступна.

Добавить работу внутри папки

1. Откройте папку.
2. Выберите Добавить в представлении папки, в пустом состоянии или в строке папки.
3. Выберите тип элемента.
4. Заполните диалоговое окно или экран настройки.
5. Убедитесь, что новый элемент появился в папке.

Переименование папки

1. Откройте папку или меню дополнительных действий.
2. Выберите Переименовать или Настройки в зависимости от расположения меню.
3. Введите новое имя.
4. Подтвердите обновление строки навигации и коллекций.

Изменить цвет папки

1. Откройте настройки папки.
2. Найдите папку Цвет.
3. Выберите цвет, который поможет выделить папку.
4. Подтвердите обновление значка папки.

Цвет является лишь визуальным средством. Это не меняет разрешения или поведение элемента.

Сделать папку частной

1. Откройте настройки папки.
2. Включите параметр Сделать личным, если он доступен.
3. Выберите, у кого должен быть доступ.
4. Сохраните или закройте после подтверждения списка доступа.
5. Попросите участников обновить страницу, если доступ изменился во время просмотра папки.

Используйте личные папки для конфиденциальной работы или работы с ограниченным доступом. Не полагайтесь только на именование для защиты конфиденциального контента.

Переместить папку

1. Откройте меню дополнительных действий в папке.
2. Выберите Переместить.
3. Выберите Коллекции для верхнего уровня или выберите папку назначения.
4. Убедитесь, что папка появится в новом месте.
5. Просмотрите вложенное содержимое, если папка содержит много элементов.

Архивировать или удалить папку

1. Откройте папку или меню дополнительных действий.
2. Выберите Архивировать или Удалить.
3. Внимательно прочитайте подтверждение.
4. Подтверждайте только тогда, когда вы понимаете влияние на активные коллекции.
5. Используйте области восстановления настроек, если папку необходимо восстановить позже.

Стандарты именования папок

Используйте имена, которые соответствуют тому, как люди ищут и просматривают информацию. Хорошие имена обычно описывают клиента, команду, область процесса, область целей или активную инициативу.

Избегайте:

• Расплывчатые имена, такие как Misc или Stuff.
• Повторяющиеся имена в одной родительской папке.
• Очень длинные имена, которые сворачиваются в хлебных крошках или мобильной навигации.
• Имена, которые подразумевают, что папка архивируется, пока она еще активна.

Устранение неполадок

Папка пуста

• Признак: папка открывается, но в ней нет элементов.
• Причина: видимых элементов не существует, либо элементы были перемещены, заархивированы, удалены или ограничены.
• Разрешение:
  1. При необходимости используйте Добавить, чтобы создать первый элемент.
  2. Найдите пропавший предмет.
  3. Проверьте «Архивировано» и «Недавно удалено», если у вас есть доступ.
  4. Попросите администратора Space подтвердить доступ к личной папке.

Вы не можете открыть папку

• Признак: При выборе папки ее содержимое не отображается.
• Причина: возможно, у вас нет доступа, папка была удалена или страница все еще загружается.
• Разрешение:
  1. Обновите страницу.
  2. Подтвердите активное пространство.
  3. Найдите имя папки.
  4. Попросите владельца или администратора пространства подтвердить доступ.

Настройки папки отключены

• Признак: невозможно изменить имя, цвет, настройки конфиденциальности и общий доступ.
• Причина. Возможно, у вас нет доступа к настройкам, вы не в сети или может применяться ограничение плана.
• Разрешение:
  1. Проверьте свое соединение.
  2. Попросите доступ к редактированию или настройкам.
  3. Попросите администратора подтвердить ограничения плана и настроек приложения.

Перемещение папки не работает

• Признак: вы выбираете место назначения, но папка остается на месте.
• Причина: возможно, у вас нет доступа, пункт назначения недоступен или обновление не сохранилось.
• Разрешение:
  1. Обновите и проверьте оба местоположения.
  2. Попробуйте Переместить еще раз из меню дополнительных действий с папкой.
  3. Выберите Коллекции, чтобы переместить папку на верхний уровень.
  4. Попросите администратора подтвердить доступ к обоим местам.

FAQ

Должен ли каждый проект быть папкой?

Используйте папку, когда необходимо просмотреть несколько связанных элементов вместе. Если работа заключается только в выполнении задач, списка может быть достаточно.

Могут ли папки содержать личную работу?

Да. Доступ зависит от роли пространства, конфиденциальности папки, конфиденциальности элементов и настроек общего доступа.

Могу ли я восстановить удаленную папку?

Обычно вам следует проверить Настройки > Недавно удаленные. Восстановление зависит от хранения, разрешений и поддержки элементов.