Lists
リピートリスト作業を自動化
リストの自動化により、反復可能なタスク プロセスの手動更新が削減されます。同じトリガーと条件によって毎回同じアクションが発生する必要がある場合に使用します。
リストレベルの自動化では、次の方法に焦点を当てます。
- 繰り返されるリスト アクションを自動化するかどうかを決定します。
- 安全なルールを構築する前に計画を立ててください。
- 安全なタスクでルールをテストします。
- 実行されないルール、または多大な作業に影響を与えるルールをトラブルシューティングします。
関連する自動化ヘルプ
知っておくべき用語
- トリガー は、ルールを開始するタスク イベントです。
- 条件 は、ルールが適用されるタイミングを制限します。
- アクション は、実行される更新、通知、割り当て、リマインダー、またはその他の操作です。
- スコープ は、ルールが影響を与えることができるタスクのリストまたはグループを制御します。
- 安全なタスク は、動作のテストのみに使用される低リスクのタスクです。
始める前に
- リストにアクセスできる必要があります。
- あなたの役割は自動化アクセスを許可する必要があります。
- 現在の計画には自動化アクセスが含まれている必要があります。
- アプリはオンラインである必要があります。
- 重要な作業についてルールに依存する前に、安全なタスクでテストしてください。
自動化するかどうかを決定する
次の場合に自動化を使用します。
- ルールは予測可能です。
- 同じ条件では常に同じアクションが発生する必要があります。
- このアクションはリスクが低いです。
- 結果は簡単に検証できます。
次の場合には、アクションマニュアルを保管してください。
- 決定には判断が必要です。
- このアクションは、多くのタスクに予期せず影響を与える可能性があります。
- 条件が明確ではありません。
- この変化を元に戻すのは難しいでしょう。
リストの自動化を計画する
ルールを作成する前にルールを作成します。
[タスクトリガー]が発生したとき、[条件]が真であれば[アクション]となります。
例
- タスクがレビューに移行したら、レビュー担当者を割り当てます。
- タスクがブロックされているとマークされた場合は、チームに通知します。
- フォローアップ日が設定されたら、リマインダーを作成します。
ルールを作成してテストする
- アプリのナビゲーションまたはサポートされているリスト オートメーション エントリ ポイントからオートメーションを開きます。
- 新しいルールを作成します。
- トリガーを選択します。
- 条件を追加します。
- アクションを選択します。
- スコープに目的のリストまたはタスクのみが含まれていることを確認します。
- 保存します。
- 安全なタスクでテストします。
- 影響を受けるタスクを確認し、予期したアクションのみが発生したことを確認します。
トラブルシューティング
リストの自動化が実行されない
- 症状: タスクが変更されましたが、予期した自動アクションが発生しません。
- 原因: ルールが非アクティブである、トリガーが一致しない、条件が一致しない、アクセスが見つからない、または自動化が利用できない可能性があります。
- 解決策:
- 自動化がロードされていることを確認します。
- ルールがアクティブであることを確認します。
- タスクがスコープ内にあることを確認します。
- あらゆる状態を確認してください。
- 明らかに一致する安全なタスクでテストします。
リストの自動化は間違ったタスクに影響を与える
- 症状: 予想よりも多くのタスクが更新されます。
- 原因: 範囲、トリガー、または条件が広すぎます。
- 解決策:
- 可能な場合はルールを一時停止または無効にします。
- 範囲を狭めます。
- より厳しい条件を追加します。
- 1 つの一致タスクと 1 つの非一致タスクを使用してテストします。
FAQ
最初にタスクの作成またはタスクの更新を自動化する必要がありますか?
割り当て、リマインダー、通知などのリスクの低い更新から始めます。トリガーが証明されるまでは、広範な自動作成または削除ルールを避けてください。
自動化は明確なリストプロセスを置き換えることができますか?
いいえ。最初にプロセスを定義してから、反復可能な部分を自動化します。