Automatisoi toistoluettelotyö

Luetteloautomaatio vähentää toistettavien tehtäväprosessien manuaalisia päivityksiä. Käytä sitä, kun sama liipaisin ja olosuhteet aiheuttavat saman toiminnan joka kerta.

Listatason automatisoinnissa keskity siihen, miten:

1. Päätä, tuleeko toistuva luettelotoiminto automatisoida.
2. Suunnittele turvallinen sääntö ennen sen rakentamista.
3. Testaa sääntöä turvallisella tehtävällä.
4. Tee vianmääritys sääntöjä, jotka eivät toimi tai vaikuttavat liikaa työhön.

Aiheeseen liittyvä automaatio-ohje

• Rakenna ja hallitse automaatioita
• Automaatioajon vianmääritys

Ehdot tiedossa

• Trigger on tehtävätapahtuma, joka käynnistää säännön.
• Ehto rajoittaa sitä, milloin sääntöä tulisi soveltaa.
• Toiminto on päivitys, ilmoitus, tehtävä, muistutus tai muu suoritettu toiminto.
• Scope määrittää, mihin luetteloon tai tehtäväryhmään sääntö voi vaikuttaa.
• Turvallinen tehtävä on vähäriskinen tehtävä, jota käytetään vain käyttäytymisen testaamiseen.

Ennen kuin aloitat

• Sinulla on oltava pääsy luetteloon.
• Roolisi on sallittava automaatiokäyttö.
• Nykyiseen suunnitelmaan tulee sisältyä automaatiokäyttö.
• Sovelluksen on oltava verkossa.
• Testaa turvallisia tehtäviä ennen kuin luotat sääntöön tärkeässä työssä.

Päätä, haluatko automatisoida

Käytä automaatiota, kun:

1. Sääntö on ennakoitavissa.
2. Saman tilan pitäisi aina aiheuttaa samat toimet.
3. Toiminta on vähäriskistä.
4. Tulos on helppo tarkistaa.

Säilytä toimintaohje, kun:

1. Päätös vaatii tuomiota.
2. Toimi voi vaikuttaa moniin tehtäviin odottamatta.
3. Ehdot eivät ole selvät.
4. Muutosta olisi vaikea peruuttaa.

Suunnittele List-automaatio

Kirjoita sääntö ennen sen rakentamista:

Kun [tehtävän laukaisin] tapahtuu, jos [ehto] on tosi, niin [toiminto].

Esimerkkejä

• Kun tehtävä siirtyy Tarkastele, määritä tarkistaja.
• Kun tehtävä on merkitty estetyksi, ilmoita siitä joukkueelle.
• Kun seurantapäivämäärä on asetettu, luo muistutus.

Luo ja testaa sääntö

1. Avaa Automaatiot sovelluksen navigoinnista tai tuetusta luetteloautomaation aloituspisteestä.
2. Luo uusi sääntö.
3. Valitse laukaisin.
4. Lisää ehdot.
5. Valitse toiminto.
6. Vahvista, että laajuus sisältää vain aiotun luettelon tai tehtävät.
7. Tallenna.
8. Testaa turvallisella tehtävällä.
9. Tarkista tehtävä ja vahvista, että vain odotettu toiminto tapahtui.

Vianetsintä

Listaautomaatio ei toimi

• Ongelma: Tehtävä muuttuu, mutta odotettua automaattista toimintoa ei tapahdu.
• Syy: Sääntö voi olla ei-aktiivinen, triggeri ei välttämättä täsmää, ehdot eivät täsmää, käyttöoikeus voi puuttua tai automaatio ei ehkä ole käytettävissä.
• Ratkaisu:
  1. Vahvista automaatiolataukset.
  2. Vahvista, että sääntö on aktiivinen.
  3. Varmista, että tehtävä on toiminta-alueen sisällä.
  4. Tarkista kaikki olosuhteet.
  5. Testaa turvallisella tehtävällä, joka täsmää selvästi.

Listaautomaatio vaikuttaa vääriin tehtäviin

• Ongelma: Odotettua enemmän tehtäviä päivitetään.
• Syy: Laajuus, triggeri tai ehdot ovat liian laajat.
• Ratkaisu:
  1. Keskeytä tai poista sääntö käytöstä, jos se on käytettävissä.
  2. Rajoita laajuutta.
  3. Lisää tiukemmat ehdot.
  4. Testaa yhdellä vastaavalla ja yhdellä ei-vastaavalla tehtävällä.

FAQ

Pitäisikö minun ensin automatisoida tehtävien luominen tai tehtävien päivitykset?

Aloita vähäriskisillä päivityksillä, kuten tehtävänä, muistutuksilla tai ilmoituksilla. Vältä laajoja automaattisia luonti- tai poistosääntöjä, kunnes laukaisin on todistettu.

Voiko automaatio korvata selkeän List-prosessin?

Ei. Määritä ensin prosessi ja automatisoi sitten toistettavat osat.