Luo ja hallitse luettelonäkymiä

Luettelonäkymät antavat yhden luettelon tukea erilaisia tarkistustyylejä ilman tehtävien kopioimista. Työryhmä voi pitää muistilistanäkymää päivittäistä toteutusta varten, taulunäkymää tilantarkastelua varten, aikajananäkymää päivämäärien suunnittelua varten, taulukkonäkymää kenttäraskaita töitä varten ja kalenteri- tai ganttnäkymää, kun aikataulu on tärkeä.

Ennen kuin aloitat

• Sinulla on oltava pääsy luetteloon.
• Näkymien luominen tai muuttaminen vaatii näkymän/asetusten käyttöoikeuden.
• Näkymätyyppi ei välttämättä ole käytettävissä sovellusasetusten, suunnitelman saatavuuden, käyttörajoitusten tai roolilupien vuoksi.
• Sovelluksen on oltava online-tilassa, jotta näkymän muutokset, yksityinen jakaminen tai julkiset jakamisasetukset voidaan tallentaa.

Katso hallintaviite

Ohjaus	Mitä se tekee	Työpöytä	mobiili
Näytä välilehdet	Vaihtaa tallennettujen näkymien välillä.	Välilehdet näkyvät luettelon yläosassa.	Näkymät näkyvät näkymän valintapaneelin sisällä.
Yleiskatsaus	Avaa luettelon yleiskatsauksen/hallintapaneelin.	Ensimmäinen kohde näkymän välilehdellä.	Mobiilinäkymän valitsimen lähellä oleva kuvake.
+ luettelonäkymä	Avaa näkymätyypin luontivalikon.	Näkyy näkymävälilehtien vieressä.	Näkyy näkymän valintapaneelin sisällä.
aktiivinen katso lisää toimintoja	Avaa Nimeä uudelleen, Asetukset, Kopioi ja Poista.	Kolmen pisteen kuvake ilmestyy aktiiviselle välilehdelle.	Kolmen pisteen kuvake näkyy valitsimen jokaisella näkymärivillä.
vedä järjestys uudelleen	Järjestää tallennetut näkymät uudelleen.	Vedä välilehtiä, kun sinulla on asetusten käyttöoikeus.	Vedä rivejä valitsimessa, kun se on käytettävissä.
Tallenna	Säilyttää tallentamattomat suodatin-, lajittelu-, ryhmä- tai asetusmuutokset.	Näkyy näkymän muutosten jälkeen.	Näkyy tehtäväalueen yläpuolella näkymän muutosten jälkeen.
Palauta	Hylkää tallentamattomat muutokset.	Näkyy Tallenna-kohdan vieressä.	Näkyy Tallenna-kohdan vieressä.
Asetukset	Avaa näkymän nimen, taulukon/kalenterin asetukset, jakamisen ja tietosuojasäätimet.	Avautuu aktiivisesta näkymästä lisää toimintoja.	Avaa näkymäriviltä lisää toimintoja.
Kopioi	Kopioi valitun näkymän kokoonpanon.	Saatavilla aktiivisesta näkymästä lisää toimintoja.	Saatavilla näkymäriviltä lisää toimintoja.
Poista	Poistaa valitun tallennetun näkymän.	Pois käytöstä, kun se on ainoa näkymä tai kun pääsy puuttuu.	Samoista syistä poissa käytöstä.

Näkymän tyypin luontiviite

Näkymän tyyppi	Mihin se on paras	Saatavuustiedot
Tarkistuslista	Yksinkertainen tehtävien suorittaminen ja rivikohtaiset päivitykset.	Yleensä turvallisin oletusarvo.
taulu	Tilan, prioriteetin, osion tai päivämääräryhmän tarkistus.	Ryhmittely määrittää hallituksen rakenteen.
Aikajana	Päivämäärään perustuva suunnittelu koko työssä.	Käyttää päivämääriin perustuvaa taulua.
Taulukko	Vaativa arvostelu ja sarakkeiden vertailu.	Taulukon asetukset hallitsevat näkyviä sarakkeita ja järjestystä.
Kalenteri	Tehtävät päivämäärän ja esityslistan mukaan.	Kalenteriasetukset ohjaavat kalenterin näyttöä.
Gantt	Aikatauluta tarkistus, järjestys ja päivämääräsuunnittelu.	Käyttää Gantt-kohtaisia säätimiä, kuten Tänään, Laajenna kaikki, Kutista kaikki ja aikajanan zoomaus.

Kruunu tai käytöstä poistettu tyyli tarkoittaa, että näkymätyyppiä ei ole tällä hetkellä luotava. Tarkista suunnitelman saatavuus, sovellusasetukset ja rooliluvat.

Miten luettelonäkymät toimivat

1. Avaa luettelo.
2. Valitse olemassa oleva näkymä tai avaa + luettelonäkymä.
3. Valitse näkymän tyyppi.
4. Säädä suodattimia, lajittelua, ryhmittelyä, taulukon sarakkeita, kalenteriasetuksia, jakamista tai yksityisyyttä.
5. Valitse Tallenna, kun näkymän pitäisi säilyttää muutoksen.

Odotettu tulos: Jäsenet voivat vaihtaa vakaiden näkymien välillä rakentamatta suodattimia ja asettelua uudelleen joka kerta.

Luo näkymä

1. Avaa luettelo.
2. Valitse + Luettelonäkymä.
3. Valitse tarkistuslista, taulu, aikajana, taulukko, kalenteri tai Gantt.
4. Nimeä näkymä uudelleen, jos oletusnimi ei ole selvä.
5. Määritä suodattimia, lajittelua, ryhmittelyä tai näkymäkohtaisia asetuksia.
6. Valitse Tallenna, jos uusi asetus jatkuu.

Nimeä näkymä uudelleen

1. Avaa näkymä.
2. Avaa Näytä lisää toimintoja -valikko.
3. Valitse Nimeä uudelleen tai Asetukset.
4. Kirjoita selkeä nimi.
5. Vahvista, että näkymä-välilehti tai matkapuhelinvalitsin näyttää uuden nimen.

Kopioi näkymä

1. Avaa näkymä, joka on lähinnä uutta tarvetta.
2. Avaa Näytä lisää toimintoja -valikko.
3. Valitse Kopioi.
4. Nimeä kopio välittömästi uudelleen.
5. Säädä suodattimia, lajittelua, ryhmittelyä, sarakkeita tai yksityisyyttä.

Kopioiminen on turvallisinta, kun haluat kokeilla muuttamatta tiimin käyttämää näkymää.

Järjestä näkymät uudelleen

1. Vahvista, että sinulla on asetusten käyttöoikeus.
2. Vedä näkymävälilehteä työpöydällä tai näkymäriviä mobiilivalitsimessa.
3. Pudota se haluamaasi järjestykseen.
4. Vahvista, että tilaus säilyy päivityksen jälkeen.

Tallenna tai nollaa näkymän muutokset

1. Muuta suodattimia, lajittelua, ryhmittelyä, taulukon sarakkeita, yksityisyyttä tai muita näkymäasetuksia.
2. Etsi Tallenna ja Palauta.
3. Säilytä muutos valitsemalla Tallenna.
4. Valitse Palauta palataksesi viimeksi tallennettuun asetukseen.

Tee näkymästä yksityinen

1. Avaa Näytä lisää toimintoja -valikko.
2. Valitse Asetukset.
3. Ota käyttöön Tee yksityiseksi, kun se on käytettävissä.
4. Lisää käyttäjät, joilla pitäisi olla käyttöoikeudet.
5. Tallenna tai sulje käyttöoikeusluettelon vahvistamisen jälkeen.

Yksityinen näkymä muuttaa sitä, kuka voi käyttää tallennettua näkymää. Se ei tee koko listasta yksityistä.

Jaa näkymä

1. Avaa näkymän asetukset.
2. Tarkista jakamissäätimet.
3. Salli julkinen tai jaettu käyttöoikeus vain tarkoituksenmukaisesti.
4. Kopioi linkki, kun se on saatavilla.
5. Testaa kohdeyleisön kanssa.

Jos haluat tietoja julkisesta jakamisesta, käytä julkista jakamista käsitteleviä artikkeleita ennen linkkien lähettämistä Spacen ulkopuolelle.

Poista näkymä

1. Avaa Näytä lisää toimintoja -valikko.
2. Valitse Poista.
3. Vahvista, että et poista tiimin ainoaa hyödyllistä näkymää.
4. Tallenna tai päivitä vahvistaaksesi, että näkymä on poistettu.

Poista ei ole käytössä, kun luettelossa on vain yksi näkymä tai sinulla ei ole asetusten käyttöoikeutta.

Näytä asetusten viite

Asetus	Koskee	Mitä se muuttaa
Näytä nimi	Kaikki näkymät	Välilehdissä ja mobiilivalitsimessa näkyvä tunniste.
Taulukon asetukset	Taulukkonäkymä	Mitkä tehtäväkentät näkyvät sarakkeina ja sarakkeiden järjestys.
Kalenterin asetukset	Kalenterinäkymä	Kalenterin näyttöasetukset, kuten päivät, aikavälit ja niihin liittyvä kalenterin toiminta.
Julkinen jakaminen	Tuetut näkymät	Onko näkymässä jaettava julkinen linkki.
Tee yksityiseksi	Tuetut näkymät	Kuka voi nähdä tai käyttää tallennettua näkymää.
Jaettu kanssa	Yksityiset näkymät	Ketkä käyttäjät voivat käyttää yksityistä näkymää.

Vianetsintä

Näkymätyyppi on lukittu tai poistettu käytöstä

• Ongelma: Näkymätyyppi näkyy, mutta sitä ei voi valita.
• Syy: Roolisi, sovellusasetuksesi, suunnitelmasi tai käyttörajasi voivat estää sen.
• Ratkaisu:
  1. Pyydä Space-järjestelmänvalvojaa vahvistamaan näkymän saatavuus.
  2. Tarkista, sisältääkö roolisi näkymän/asetusten käyttöoikeudet.
  3. Käytä toista käytettävissä olevaa näkymätyyppiä, jos se sopii työhön.

Tallenna ei tule näkyviin

• Ongelma: Muutit näkymää, mutta et näe Tallenna.
• Syy: Muutos on ehkä tallennettu automaattisesti, sinulla ei ehkä ole asetusten käyttöoikeutta tai muutos ei ehkä vaikuta tallennetun näkymän tilaan.
• Ratkaisu:
  1. Päivitä ja vahvista, säilyikö muutos.
  2. Pyydä asetusten käyttöoikeutta, jos näkymän pitäisi olla muokattavissa.
  3. Käytä kaksoisnäkymää henkilökohtaisiin muutoksiin, kun ryhmänäkymän muutoksia on rajoitettu.

Toiselta jäseneltä puuttuu yksityinen näkymä

• Ongelma: Jäsen ei näe yksityistä näkymää.
• Syy: He eivät ehkä sisälly yksityisen näkymän jakoluetteloon tai heillä ei ole luettelon käyttöoikeutta.
• Ratkaisu:
  1. Vahvista, että he voivat avata luettelon.
  2. Avaa näkymän asetukset.
  3. Lisää ne kohtaan Jaettu.
  4. Pyydä heitä päivittämään.

Poistaminen ei ole käytössä

• Ongelma: Näkymän poistotoimintoa ei voi valita.
• Syy: Sinulla ei ehkä ole asetusten käyttöoikeutta tai luettelossa voi olla vain yksi näkymä.
• Ratkaisu:
  1. Vahvista asetusten käyttöoikeus.
  2. Luo tai kopioi toinen näkymä ennen nykyisen näkymän poistamista.
  3. Pyydä luettelon omistajaa tai tilan järjestelmänvalvojaa poistamaan näkymä tarvittaessa.

FAQ

Onko näkymän luominen päällekkäisiä tehtäviä?

Ei. Näkymä muuttaa nykyisten luettelotehtävien näyttötapaa. Se ei kopioi tehtävätietueita.

Pitäisikö minun tehdä henkilökohtaiset näkemykset yksityisiksi?

Kyllä, jos näkymästä on hyötyä vain sinulle tai pienelle ryhmälle ja se hämmentää tiimiä.

Voinko palauttaa poistetun näkymän?

Älä oleta, että poistetut näkymät ovat palautettavissa. Toista tärkeät näkemykset ennen riskialttiiden muutosten tekemistä.